Οι δραστηριότητες πολλών επιχειρήσεων συνδέονται με τη σύναψη συμβάσεων προμήθειας αγαθών, την αγορά πρώτων υλών και εξαρτημάτων. Κάθε εταιρεία συνάπτει συμβάσεις με υπαλλήλους. Για να καταστεί ευκολότερη η τεκμηρίωση, η πρακτική της διατήρησης μιας μεγάλης ποικιλίας λογιστικών περιοδικών είναι ευρέως διαδεδομένη. Σε ένα τέτοιο περιοδικό, είναι βολικό να καταγράφετε, για παράδειγμα, τη χρονολογία κίνησης μεμονωμένων εγγράφων και τις λεπτομέρειες των συμβάσεων.
Απαραίτητη
- - περιοδικό λογιστικής των συμβάσεων ·
- - συμβάσεις.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αναπτύξτε μια φόρμα για την τήρηση αρχείου των συμβάσεων. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και να είναι εύκολο στη χρήση. Σε μια μεγάλη επιχείρηση, μπορείτε να εγκρίνετε μια τέτοια μορφή περιοδικού με ειδική παραγγελία, συμπληρώνοντάς την με προτάσεις για τη συμπλήρωση της τεκμηρίωσης.
Βήμα 2
Σχεδιάστε τη σελίδα τίτλου του περιοδικού. Εισαγάγετε το όνομα του εγγράφου εδώ. Απεικονίστε το όνομα της εταιρείας και όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες. Εισαγάγετε την ημερομηνία έναρξης για την καταγραφή. Σε μια μεγάλη εταιρεία, συνιστάται να διατηρείτε ξεχωριστό ημερολόγιο συμβολαίου για κάθε δομική μονάδα. Αριθμήστε τις σελίδες του περιοδικού, συρραφή εάν είναι απαραίτητο και τοποθετήστε τη σφραγίδα του οργανισμού.
Βήμα 3
Χωρίστε τις σελίδες εργασίας του περιοδικού σε διάφορες στήλες, ο αριθμός των οποίων θα καθοριστεί από τις ανάγκες σας και τις ιδιαιτερότητες των συμβολαίων. Καταχωρίστε στήλες για τον σειριακό αριθμό του εγγράφου, την ημερομηνία της σύμβασης και τη λήξη του. Μια ξεχωριστή στήλη θα περιέχει μια σύντομη ένδειξη για το αντικείμενο της σύμβασης. Συμπεριλάβετε επίσης στο περιοδικό τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων.
Βήμα 4
Εάν πιστεύετε ότι η ηλεκτρονική μορφή του περιοδικού θα είναι πιο βολική, αναπτύξτε το δικό σας προϊόν λογισμικού για την καταγραφή συμβάσεων ή παραγγείλετε αυτό το έργο από έναν εξειδικευμένο οργανισμό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Excel για το σκοπό αυτό.
Βήμα 5
Ορίστε έναν υπάλληλο που θα είναι υπεύθυνος για την τήρηση του περιοδικού. Συνήθως, αυτό το άτομο είναι υπάλληλος του τμήματος προσωπικού της επιχείρησης ή υπάλληλος του νομικού τμήματος.
Βήμα 6
Κάντε έναν κανόνα να κρατάτε συστηματικά αρχεία συμβάσεων, αντανακλώντας την τεκμηρίωση σε αυτό με συνεχή τρόπο, και όχι κατά περίπτωση. Αυτό θα επιτρέψει στη διοίκηση της επιχείρησης να έχει μια πλήρη εικόνα των διαδικασιών που πραγματοποιούνται στην εταιρεία και θα παρέχει την ευκαιρία να πλοηγηθείτε γρήγορα στην πυκνή ροή τεκμηρίωσης.
