Οι τηλεφωνικές συνομιλίες αποτελούν από καιρό μέρος της επιχειρηματικής ζωής. Με τη βοήθειά τους, οι αποφάσεις κοινοποιούνται, οι εργασίες λαμβάνονται και αναφέρονται, γίνονται ραντεβού και ακυρώσεις. Η άγνοια των κανόνων δεοντολογίας των τηλεφωνικών συνομιλιών μπορεί να οδηγήσει στην κατάρρευση πολλών συμφωνιών και δυσπιστίας εκ μέρους των συνεργατών και των πελατών.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εργαστείτε στη φωνή σας. Εάν είναι δυνατόν, καταγράψτε τη συνομιλία με έναν από τους επιχειρηματικούς εταίρους σε ένα δικτάφων και ακούστε. Βαθμολογήστε τη χροιά της φωνής σας, την ταχύτητα του λόγου, τον τονισμό και την ενέργεια. Για να κάνετε τη φωνή να ακούγεται πιο ευχάριστη, η αναπνοή πρέπει να είναι ομοιόμορφη, η στάση πρέπει να είναι ελεύθερη. Χαμόγελο καθώς μιλάτε - αυτό το τέχνασμα θα σας βοηθήσει να κάνετε τη φωνή σας πιο ζεστή και πιο ευχάριστη. Προσπαθήστε να απαλλαγείτε από παρασιτικές λέξεις εάν τις χρησιμοποιείτε.
Βήμα 2
Προετοιμαστείτε για όλες τις εξερχόμενες κλήσεις. Διατυπώστε τους στόχους της συνομιλίας, τις βασικές φράσεις που θα χρησιμοποιήσετε. Διαθέστε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό έτοιμο να σημειώσετε καθώς μιλάτε. Όταν σας απαντήσουν, μην ξεχάσετε να πείτε γεια, να εισαγάγετε τον εαυτό σας και να ονομάσετε την εταιρεία που εκπροσωπείτε. Κάντε σύντομες παύσεις έτσι ώστε το άλλο άτομο να μπορεί να σας απαντήσει και να θυμηθεί ή να γράψει το όνομά σας. Ρωτήστε εάν ο συνδρομητής σας μπορεί να απαντήσει στις ερωτήσεις σας. Εάν η απάντηση είναι ναι, αναφέρετε τον σκοπό της κλήσης σας.
Βήμα 3
Όταν απαντάτε σε μια εισερχόμενη κλήση, μην κάνετε τον συνομιλητή να περιμένει περισσότερα από 3-4 κουδουνίσματα. Φροντίστε να πείτε γεια και να εισαγάγετε τον εαυτό σας. Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, πάρτε το μυαλό σας από όλες τις άλλες δραστηριότητες και συνομιλίες. Εάν χρειάζεστε χρόνο για να απαντήσετε στις ερωτήσεις του άλλου ατόμου, γράψτε τις επαφές και προσφέρετε να τον καλέσετε ξανά όταν είστε έτοιμοι. Εάν πρέπει να ανακατευθύνετε μια κλήση, δηλώστε με σαφήνεια την ουσία της ερώτησης στον συνάδελφό σας, έτσι ώστε ο καλούντος να μην χρειάζεται να την επαναλάβει. Στο τέλος της συνομιλίας, ευχαριστήστε το άλλο άτομο που επικοινωνήθηκε μαζί σας.
Βήμα 4
Οι κανόνες της τηλεφωνικής εθιμοτυπίας λένε ότι ο συνδρομητής που κάλεσε είναι ο πρώτος που έκλεισε και άρχισε να λέει αντίο. Καλεί επίσης σε περίπτωση διακοπής της επικοινωνίας. Κατά τον προγραμματισμό μιας τηλεφωνικής συνομιλίας, σκεφτείτε την ώρα: την ώρα στην αρχή και την ώρα στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, όταν ο συνδρομητής μπορεί να έχει επείγοντα θέματα, θεωρείται ανεπιτυχής, καθώς και το μεσημεριανό διάλειμμα.
