Η παραγγελία είναι ένα έγγραφο μεγάλης πρακτικής σημασίας. Υποδεικνύει κάποια συγκεκριμένη ενέργεια: πρόσληψη και απόλυση υπαλλήλου, πειθαρχική δράση, ανάγκη εισαγωγής νέας τεχνολογίας και πολλά άλλα. Ο υπάλληλος πρέπει να διασφαλίσει την αποθήκευση αυτού του τύπου εγγράφων και τη δυνατότητα εύρεσης γρήγορα του σωστού. Για αυτό, σε κάθε παραγγελία εκχωρείται ένας μοναδικός αριθμός αναγνώρισης.
Απαραίτητη
- - παραγγελίες ·
- - ημερολόγιο
- - οδηγίες για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού ·
- - 2 ή 3 φακέλους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το έντυπο εγγραφής για παραγγελίες δεν ρυθμίζεται αυστηρά από το νόμο. Υπάρχει μια τυπική οδηγία που δημοσιεύθηκε από τον Rosarkhiv στις 27 Νοεμβρίου 2000, η οποία αναφέρει ότι η αρίθμηση των παραγγελιών από το προσωπικό και η κύρια δραστηριότητα πρέπει να πραγματοποιείται χωριστά εντός ενός ημερολογιακού έτους. Εάν εργάζεστε σε μια μικρή εταιρεία, όπου ο γραμματέας εκτελεί επίσης τη δουλειά ενός γραμματέα, ξεκινήστε 3 φακέλους και 3 περιοδικά εγγραφής.
Βήμα 2
Συντάξτε οδηγίες για εργασία γραφείου. Μπορεί να αποτελείται από λίγα αντικείμενα. Αναφέρετε σε ποιες παραγγελίες πρέπει να αποθηκεύσετε για 5 χρόνια και σε ποιες - 75. Γράψτε σε ποιες σειρές χωρίζονται οι παραγγελίες για την επιχείρησή σας και πώς αποφασίσατε να τις ορίσετε. Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα αριθμούνται συνήθως με διαδοχικό αριθμό και παραγγελίες προσωπικού - με αριθμό και γράμμα. Για παράδειγμα, ο αριθμός μπορεί να μοιάζει με "Αριθμός παραγγελίας 2-l / s" ή "Αριθμός παραγγελίας 2-k". Σκεφτείτε διαφορετικούς προσδιορισμούς για έγγραφα με διαφορετική διάρκεια ζωής. Για παράδειγμα, βραχυπρόθεσμα μπορεί να χαρακτηριστεί ως προσωπικό και μακροπρόθεσμο - ως προσωπικό.
Βήμα 3
Χωρίστε τις παραγγελίες από το προσωπικό σε 2 μέρη με διάρκεια ζωής. Τα έγγραφα σχετικά με την παροχή τακτικής ή εκπαιδευτικής άδειας, το βραχυπρόθεσμο επαγγελματικό ταξίδι, τα κίνητρα και τις πειθαρχικές κυρώσεις αποθηκεύονται για 5 χρόνια. Υποβάλετε παραγγελίες για εργασία, μεταφορά, απόλυση, μεγάλα επαγγελματικά ταξίδια και μεγάλες διακοπές σε άλλο φάκελο. Γράψτε το όνομα του φακέλου και την ημερομηνία λήξης στα εξώφυλλα των συνδετικών. Συμπληρώστε τις παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα ξεχωριστά
Βήμα 4
Σε μεγάλες εταιρείες, οι παραγγελίες εκδίδονται από διαφορετικές υπηρεσίες. Η τεκμηρίωση για την κύρια δραστηριότητα, κατά κανόνα, φυλάσσεται από τον γραμματέα και για το προσωπικό - από το τμήμα προσωπικού. Κατά συνέπεια, ο καθένας έχει το δικό του φάκελο και τα δικά του λογιστικά βιβλία. Αρκεί για έναν ειδικό HR να ξεκινήσει 2 βιβλία και 2 φακέλους, διαιρώντας τα έγγραφα ανάλογα με τις περιόδους διατήρησης. Ωστόσο, με πολύ μεγάλη ροή εγγράφων, κάθε φάκελος διαιρείται συχνά ανάλογα με τους τύπους παραγγελιών. Εάν η επιχείρησή σας έχει υιοθετήσει ένα ξεχωριστό σύστημα αποθήκευσης, παρακαλούμε να παραγγείλετε παραγγελίες σε έναν κοινό πίνακα και να τις καταχωρίσετε σε ένα ημερολόγιο.
Βήμα 5
Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα ενδέχεται να ισχύουν όχι μόνο για ολόκληρη την εταιρεία, αλλά και για μεμονωμένα τμήματα. Αναπτύξτε κώδικα για κάθε τμήμα ή τμήμα. Μπορεί να είναι ένα γράμμα ή ένας αριθμός. Μην ξεχνάτε ότι ο καθορισμός παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα θα πρέπει να διαφέρει από αυτόν που γίνεται αποδεκτός στη διαχείριση αρχείων προσωπικού της εταιρείας σας. Σε αυτήν την περίπτωση, η αρίθμηση εμπίπτει στη γενική συστοιχία "κύρια δραστηριότητα".
