Η σωστή αποθήκευση εγγράφων είναι ένα σημαντικό στοιχείο της εργασίας γραφείου. Πριν από την αποστολή των εγγράφων στο αρχείο, πρέπει να αναβοσβήνουν. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να γνωρίζετε τους βασικούς κανόνες για την αρχειοθέτηση περιπτώσεων.
Είναι απαραίτητο
- - awl;
- - βελόνα
- - σκληρό νήμα
- - κόλλα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αριθμήστε όλα τα φύλλα χρησιμοποιώντας ένα μαύρο μολύβι μολύβδου. Ο αριθμός τοποθετείται στην επάνω δεξιά γωνία. Τοποθετήστε τα έγγραφα με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από το παλαιότερο. Εάν υπάρχουν φάκελοι με συνημμένα έγγραφα, τότε πρέπει να αριθμήσετε το φάκελο και έπειτα κάθε έγγραφο σε αυτό.
Βήμα 2
Αφαιρέστε όλα τα συνδετήρες και άλλα μεταλλικά μέρη. Εάν το έγγραφό σας δεν έχει περιθώριο κατάθεσης, κολλήστε ένα κομμάτι χαρτί σε αυτό. Προετοιμάστε όλα τα χαρτιά για το ράψιμο με βάση τις τέσσερις τρυπήματα και τοποθετώντας τα στο κάλυμμα από χαρτόνι.
Βήμα 3
Οι δέσμες των εγγράφων πρέπει να στερεώνονται με ένα σφιγκτήρα, να τρυπιούνται με μια κουκούλα ή να τρυπιούνται με μια ειδική συσκευή για ράψιμο εγγράφων. Χωρίς να αφαιρέσετε τους σφιγκτήρες, ράψτε τα χαρτιά με μεγάλη βελόνα χρησιμοποιώντας χοντρό νήμα, σπάγγο ή ταινία.
Βήμα 4
Για σωστό ράψιμο, είναι απαραίτητο να περάσετε τη βελόνα από την πίσω πλευρά στην οπή που είναι η δεύτερη στη σειρά, να περάσετε τη βελόνα κατά μήκος της πίσω πλευράς και να επιστρέψετε ξανά στη δεύτερη οπή. Μετά από αυτό, η βελόνα πρέπει να βγει προς τα εμπρός και η δεύτερη τρύπα πρέπει να είναι ραμμένη, αλλά ήδη από πάνω. Το νήμα τραβιέται από το πίσω μέρος και τα δύο άκρα του στερεώνονται έτσι ώστε οι ουρές του νήματος να μπορούν να σφραγιστούν με χαρτί (χαρτί ανίχνευσης).
Βήμα 5
Η σφραγίδα του οργανισμού τοποθετείται στο χαρτί κολλημένο στα νήματα και υπογράφουν επίσης αξιωματούχοι (διευθυντής, επικεφαλής λογιστής). Στο εξώφυλλο από χαρτόνι, απογραφή εγγράφων είναι κολλημένα, τα οποία κατατίθενται σε δέσμη. Θα πρέπει να αναφέρει το όνομα του οργανισμού και τη δομική του μονάδα, να βάλει την ημερομηνία, να υποδείξει την περίοδο αποθήκευσης των εγγράφων και τον αρχειοθετικό κωδικό, εάν έχει εγκριθεί στον οργανισμό σας.
