Σημαντική τεκμηρίωση - συμβάσεις, τιμολόγια, πράξεις - πρέπει να φυλάσσονται στην εταιρεία για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για ορισμένους τίτλους, αυτή η περίοδος είναι πέντε ή ακόμη και δέκα χρόνια. Για να μην τσαλακωθούν ή χαθούν τα έγγραφα, πρέπει να αρχειοθετηθούν και να αρχειοθετηθούν σωστά.
Απαραίτητη
- - φάκελοι - συνδετικό ·
- - διαφανή αρχεία - τσέπες.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να υποβάλετε μια σύμβαση, περιμένετε μέχρι να υπογραφεί από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Λάβετε υπογραφές από τους Διευθύνοντες Συμβούλους και των δύο πλευρών και τοποθετήστε τις σφραγίδες τους. Στη συνέχεια, δημιουργήστε αντίγραφα του εγγράφου και δώστε τα σε όλους τους εμπλεκόμενους.
Βήμα 2
Δώστε στη σύμβαση έναν αριθμό. Πρέπει να περιέχει αριθμούς και γράμματα. Για παράδειγμα, 123-AB. Βάλτε τον αριθμό υπογραφής του εγγράφου.
Βήμα 3
Δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής συμβάσεων. Εισαγάγετε εκεί τον αριθμό εγγράφου, την ημερομηνία υπογραφής και τη νομική οντότητα στην οποία ανήκει. Οι αριθμοί πρέπει να ακολουθούν τη σειρά, ο ένας μετά τον άλλο, ανάλογα με το πότε υπογράφηκε η σύμβαση.
Βήμα 4
Εάν υπάρχουν πολλά νομικά πρόσωπα στην εταιρεία, κάθε περιοδικό συμβολαίου θα πρέπει να έχει το δικό του. Αυτό θα αποφύγει τη σύγχυση.
Βήμα 5
Βάλτε τη σύμβαση σε ξεχωριστό αρχείο. Εάν υπάρχουν πολλά συμβόλαια, βάλτε τα πάντα σε μία τσέπη. Αυτό θα διευκολύνει τη σύγκριση εγγράφων και θα τα βρείτε αν είναι απαραίτητο.
Βήμα 6
Εισαγάγετε το αρχείο στο συνδετικό και ασφαλίστε με τους ειδικούς κάτοχους. Μην το γεμίζετε σφιχτά, τα έγγραφα θα τσαλακωθούν. Γράψτε στη ράχη του φακέλου τη νομική οντότητα, τα έγγραφα για τα οποία αποθηκεύονται σε αυτόν, καθώς και το έτος υπογραφής τους.
Βήμα 7
Μετά τη λήξη τριών ετών, οι φάκελοι με συμβόλαια μπορούν να σταλούν στην αποθήκη. Διπλώστε τα σε κουτιά από χαρτόνι και τοποθετήστε το σε μέρος που δεν είναι προσβάσιμο από υγρασία. Στη συσκευασία, αναφέρετε επίσης τη νομική οντότητα με την οποία σχετίζονται τα έγγραφα και το έτος υπογραφής των συμβάσεων.
Βήμα 8
Τα τιμολόγια και οι πράξεις κατατίθενται με τον ίδιο τρόπο όπως τα συμβόλαια. Όμως, αντί ενός μητρώου εγγράφων εγγράφων, είναι καλύτερο να έχετε ηλεκτρονικό. Για παράδειγμα, στο πρόγραμμα "1C: Λογιστική". Μπορείτε να το κατεβάσετε δωρεάν εδώ: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Αυτό θα σας επιτρέψει όχι μόνο να τηρείτε αρχεία όλων των κινητών αξιών, αλλά και να εκτελείτε διάφορες λειτουργίες μαζί τους - εκτύπωση πρόσθετων αντιγράφων, σωστά σφάλματα κ.λπ.
