Η εμπορική προσφορά, η περιγραφή υπηρεσιών και οι ευκαιρίες συνεργασίας παραμένουν ένα δημοφιλές διαφημιστικό εργαλείο κατά την επικοινωνία με πιθανούς συνεργάτες. Η συνεργασία με μια εταιρεία σημαίνει άρνηση για όλους τους άλλους - και είναι σημαντικό να γράψετε ένα γράμμα σωστά, ώστε να μην χάσετε πολλά υποσχόμενες επαφές
Γιατί απορρίπτεται η προσφορά
Κατά κανόνα, μια εμπορική προσφορά είναι το πρώτο στάδιο των διαπραγματεύσεων: ο πελάτης δεν έχει ακόμη αποφασίσει με ποιον θα συνεργαστεί, οι προμηθευτές ή οι εργολάβοι περιμένουν την απόφασή του και προσπαθούν να προσελκύσουν την προσοχή τους. Οι εμπορικές προσφορές αποστέλλονται σε δεκάδες - αυτή είναι μια ευκαιρία να δείξετε τον εαυτό σας στο καλύτερο φως, να περιγράψετε όλες τις δυνατότητές σας και να δημιουργήσετε μια καλή εντύπωση σε έναν πιθανό συνεργάτη. Μόλις ληφθεί η απόφαση, όλες οι προτάσεις που λαμβάνονται αποστέλλονται στο φάκελο με μελλοντικές επαφές σε περίπτωση που πρέπει να αλλάξετε τον ανάδοχο - και σε αυτήν την περίπτωση είναι σημαντικό να συνθέσετε σωστά μια επιστολή άρνησης, διατηρώντας παράλληλα τη δυνατότητα Επικοινωνία.
Ηθική της άρνησης
Σε μια επιστολή με άρνηση, είναι σημαντικό να δείξετε σεβασμό στον συνομιλητή - η πρότασή του ήταν άξια, πέρασε χρόνο συζητώντας τις λεπτομέρειες, αν και δεν στέφθηκε με τη σύναψη συμφωνίας, και αναμένει μια απόφαση από εσάς, ακόμη και μια αρνητική.
Η άρνηση γίνεται στα επιστολόχαρτα της εταιρείας σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή, ανάλογα με την κατάσταση. Τα πρότυπα επιχειρησιακής επικοινωνίας απαιτούν η καθορισμένη γραμμή θέματος να είναι ουδέτερη, χωρίς αρνητική - οι φράσεις "Απάντηση στην πρότασή σας", "Σχετικά με τη συνεργασία", "Σχετικά με τη δουλειά" είναι κατάλληλες. Επιλέξτε το θέμα που ο παραλήπτης χρησιμοποίησε στην επιστολή του. Δεν είναι επιθυμητό να χρησιμοποιείτε θέματα αυτόματης απόκρισης για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, "RE: Εμπορική προσφορά", έτσι ώστε να μην υπάρχει αίσθηση έλλειψης προσοχής στον παραλήπτη.
Δεν υπάρχει τίποτα καινούργιο στην αντιμετώπιση του συνομιλητή για αυτού του είδους τα γράμματα - συνιστάται να χρησιμοποιήσετε το όνομα και την πατρονομική, αν τα γνωρίζετε, με την προσθήκη της λέξης "Αγαπητέ". Στο τέλος της έφεσης, τίθεται θαυμαστικό ή κόμμα, ανάλογα με τα πρότυπα μορφοποίησης της εταιρείας σας. Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο μιας γραπτής απόρριψης είναι ένας σύνδεσμος προς μια προσφορά που σας ήρθε και στην οποία, στην πραγματικότητα, αρνείστε. Είναι καλύτερο να εισαγάγετε τον σύνδεσμο στην αρχή της επιστολής, αμέσως μετά το αίτημα - "Σε απάντηση στο αίτημά σας από 08/06/12 …", "Στην εμπορική προσφορά από τις 9 Μαΐου …".
Είναι επιτακτική ανάγκη να εκφράσουμε τη λύπη μου για την άρνηση. Εάν επισυνάπτονταν έγγραφα ή ενημερωτικό υλικό στην επιστολή με μια εμπορική προσφορά, υποδείξτε ότι τα λάβατε και εξοικειωθήκατε με αυτά - για παράδειγμα, "Σας ευχαριστούμε για μια λεπτομερή παρουσίαση, οι ειδικοί μας έχουν διαβάσει τις παρεχόμενες πληροφορίες, αλλά, δυστυχώς, εμείς αναγκάζονται να αρνηθούν τις υπηρεσίες σας ". Μην ξεχάσετε να αναφέρετε τον λόγο άρνησης εάν είστε εξουσιοδοτημένοι να το κάνετε - για παράδειγμα, εάν η προσφορά δεν πληροί τους όρους της προσφοράς. Η επιλογή μιας πιο συμφέρουσας προσφοράς ως λόγος απόρριψης παραδοσιακά δεν εκφράζεται.
