Για να βεβαιωθείτε ότι η εμπορική σας πρόταση δεν εμφανίζεται στο καλάθι μεταξύ δεκάδων άλλων, τηρήστε απλούς κανόνες κατά τη σύνταξή της και, στη συνέχεια, θα επιτευχθεί ο κύριος στόχος αυτής της επαγγελματικής επιστολής, δηλαδή η σύναψη σύμβασης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αναλύστε τις ανάγκες ενός δυνητικού πελάτη που θα σας λύσει η πρότασή σας. Δεν έχει νόημα να ενημερώνετε ένα σαλόνι ομορφιάς σχετικά με τις υπηρεσίες μεταφοράς μεγάλου μεγέθους φορτίου. Μελετήστε τον πελάτη από μέσα, βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του και σκεφτείτε τι ακριβώς μπορεί να τον ενδιαφέρει. Όταν καταλαβαίνετε τι αντιμετωπίζει ο οργανισμός ή το άτομο σε καθημερινή βάση, ξεκινήστε την επιστολή σας απαντώντας σε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο επίλυσης αυτών των προβλημάτων.
Βήμα 2
Εξετάστε όλα τα οφέλη που θα λάβει ένας δυνητικός πελάτης εάν εκμεταλλευτεί την προσφορά σας. Φυσικά, δεν πρέπει να συμπεριλάβετε τρεις σελίδες αμφίβολων πλεονεκτημάτων στο κείμενο της επιστολής, αλλά αξίζει να μιλήσετε λεπτομερώς σχετικά με 5-7 πλεονεκτήματα της πρότασής σας. Ξεκινήστε από τον κλάδο στον οποίο εργάζεται ο παραλήπτης, ποια είναι η κατάσταση της αγοράς και η θέση στον κλάδο. Δώστε ενδεικτικά παραδείγματα και υπολογισμούς. Τονίστε ότι μόνο εσείς προσφέρετε τέτοιες προϋποθέσεις και οι ανταγωνιστές δεν μπορούν να ανταγωνιστούν μαζί σας.
Βήμα 3
Γράψτε μια εξατομικευμένη προσφορά. Για να το κάνετε αυτό, μάθετε το όνομα του ατόμου που λαμβάνει την απόφαση να συνάψει τη σύμβαση, τη θέση του και να το αναφέρετε στην κεφαλίδα της επιστολής. Ενθαρρύνεται επίσης η χρήση προσφυγών με όνομα και πατρονική. Αυτό θα αυξήσει την πιθανότητα η επιστολή να μην σταλεί σε ανεπιθύμητα μηνύματα, όπως όλα τα μηνύματα που ξεκινούν με τις λέξεις "Αγαπητοί Κύριοι". Ο πελάτης θα καταλάβει ότι δεν είναι ένας από τους εκατοντάδες παραλήπτες της λίστας αλληλογραφίας, αλλά η προσφορά γίνεται ειδικά γι 'αυτόν. Στην εποχή των υπολογιστών, η εξατομίκευση των εμπορικών μηνυμάτων απλοποιήθηκε - αρκεί να σφυρηλατήσετε τα δεδομένα ενός συγκεκριμένου παραλήπτη στο πρότυπο πρότασης πριν από την εκτύπωση.
Βήμα 4
Εξηγήστε χωριστά στον δυνητικό πελάτη τι απαιτείται από αυτόν για τη σύναψη σύμβασης και σε ποιο χρονικό πλαίσιο, έτσι ώστε η επιστολή να μην αφήνει αμφιβολίες σχετικά με την περίπλοκη διαδικασία για τη συμφωνία σχετικά με τους όρους. Είναι καλό να χρησιμοποιείτε φράσεις όπως «για τη σύναψη συμβολαίου, πρέπει να συμπληρώσετε μια αίτηση». Καταστήστε σαφές στον πελάτη ότι όλες οι άλλες διατυπώσεις θα χειριστούν οι υπάλληλοι της εταιρείας σας. Φροντίστε να υποδείξετε όλες τις πιθανές μεθόδους επικοινωνίας, όπως e-mail, τηλέφωνο, icq, συνδέσμους προς κοινωνικά δίκτυα. Ένας πελάτης που αποφασίζει να επικοινωνήσει με τις υπηρεσίες σας δεν θα πρέπει να ψάχνει άγρια στο Διαδίκτυο για να σας βρει.
