Για λογιστική, κυκλοφορία και αποθήκευση διαφόρων εγγράφων, οι υπηρεσίες προσωπικού χρησιμοποιούν βιβλία παραγγελιών, διακοπών, δηλώσεων και παραπομπών. Τα αρχεία καταγραφής είναι έγγραφα για εσωτερική χρήση και αποθηκεύονται στο τμήμα προσωπικού του οργανισμού και ένα ειδικά διορισμένο άτομο είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση και την αποθήκευση αυτών των εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε μια φόρμα καταγραφής παραγγελιών εγκεκριμένη από το υπουργείο ή σχεδιάστε μια μόνη σας. Φτιάξτε το κάλυμμα από βαρέων βαρών υλικό. Στο κέντρο του φύλλου, γράψτε το όνομα του οργανισμού και τον τίτλο του βιβλίου. Υποδείξτε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για καταγραφή παρακάτω. Στο πίσω κάλυμμα, αναφέρετε πληροφορίες σχετικά με το άτομο που είναι υπεύθυνο για την αποθήκευση και συμπλήρωση του εγγράφου: αναφέρετε τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του υπαλλήλου.
Βήμα 2
Βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες δεν μπορούν να παραβιαστούν ή να αφαιρεθούν από το περιοδικό. Αριθμός και δαντέλα στις σελίδες του βιβλίου. Στην τελευταία σελίδα, βάλτε μια σφραγίδα κεριού ή μαστίχας, δώστε ένα έτοιμο πρότυπο για πιστοποίηση στον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού ή στον επικεφαλής του οργανισμού. Σημειώστε: _ φύλλα αριθμούνται, δένονται, σφραγίζονται σε αυτό το ημερολόγιο. Διευθυντής: _ (υπογραφή, αποκρυπτογράφηση υπογραφής). Ημερομηνία: _ (ημέρα, μήνας, έτος).
Βήμα 3
Επιλέξτε έναν κατάλληλο προσανατολισμό σελίδας (οριζόντιο, κατακόρυφο) για καταγραφή καταχωρίσεων. Εάν θέλετε, τακτοποιήστε έναν πίνακα που περιέχει τις ακόλουθες στήλες:
- αύξων αριθμός της εγγραφής ·
- ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΙΣΟΔΟΥ;
- αύξων αριθμός της παραγγελίας ·
- θέση, επώνυμο και αρχικά του ατόμου που υπέγραψε την παραγγελία ·
- περίληψη της παραγγελίας.
Εάν δεν αισθάνεστε άνετα με την προβολή πίνακα, διατηρήστε τα αρχεία σε δωρεάν μορφή. Το κύριο πράγμα είναι να τηρείτε τη σειρά εκχώρησης αριθμών σύμφωνα με τις ημερομηνίες έγκρισης των παραγγελιών και να αντικατοπτρίσετε τις παραπάνω πληροφορίες στο λογιστικό βιβλίο.
Βήμα 4
Καταγράψτε τις καταχωρίσεις καταγραφής παραγγελιών σας με μπλε, μαύρο ή μοβ μελάνι. Μην επιτρέπετε τη διαγραφή, τη διαγραφή και τη διαγραφή σημάτων που έχουν ήδη γίνει. Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές, διαγράψτε το διορθωμένο κείμενο με μία γραμμή, ώστε να μπορείτε να το διαβάσετε. Στην ίδια στήλη ή γραμμή, κάντε μια νέα σωστή καταχώριση. Υπογράψτε και υποδείξτε την ημερομηνία της αλλαγής. Εάν δεν είναι δυνατό (για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχει ελεύθερος χώρος) να διορθωθεί το σφάλμα στη θέση του, δημιουργήστε μια νέα εγγραφή παρακάτω και δίπλα στις παρωχημένες πληροφορίες, επιλέξτε το πλαίσιο "η εγγραφή δεν είναι έγκυρη".
Βήμα 5
Όταν σταματήσετε να καταγράφετε το αρχείο καταγραφής, σημειώστε την ημερομηνία λήξης του ημερολογίου στο μπροστινό εξώφυλλο του βιβλίου καταγραφής.
