Ένας από τους τύπους επαγγελματικών επιστολών είναι ένα ενημερωτικό δελτίο. Απευθύνεται στους συνεργάτες της εταιρείας και πρέπει να περιέχει ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με το αντικείμενο ειδοποίησης του παραλήπτη. Συχνά ένα τέτοιο έγγραφο είναι επιστολή απάντησης, επισυνάπτεται υλικό σε αυτό, το οποίο αποτελείται από πληροφορίες που παραδίδονται στον παραλήπτη.
Είναι απαραίτητο
- - έγγραφα της επιχείρησης ·
- - πληροφορίες που πρέπει να διαβιβάζονται στον παραλήπτη ·
- - λεπτομέρειες του παραλήπτη ·
- - κανόνες εργασίας γραφείου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η επάνω αριστερή γωνία του ενημερωτικού δελτίου πρέπει να περιέχει το όνομα της εταιρείας που επιθυμεί να μεταφέρει ορισμένες πληροφορίες στον παραλήπτη. Εισαγάγετε την πλήρη διεύθυνση της τοποθεσίας της εταιρείας, επικοινωνήστε με τον αριθμό τηλεφώνου. Εάν η εταιρεία έχει μια σφραγίδα, τότε θα πρέπει να το βάλετε, καθώς αποτελείται από όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Αναφέρετε την ημερομηνία της επιστολής, τον εξερχόμενο αριθμό της. Κατά κανόνα, η ενημερωτική επιστολή αποτελεί απάντηση στην επιστολή αίτησης. Σε αυτήν την περίπτωση, γράψτε τον αριθμό και την ημερομηνία του εισερχόμενου εγγράφου.
Βήμα 2
Η επάνω δεξιά γωνία θα πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη. Εάν η ενημερωτική επιστολή απευθύνεται στον επικεφαλής μιας συγκεκριμένης εταιρείας, αναφέρετε τα προσωπικά του στοιχεία, τον τίτλο εργασίας, το όνομα της εταιρείας και την πλήρη διεύθυνση της τοποθεσίας του με ταχυδρομικό κώδικα.
Βήμα 3
Εισαγάγετε το θέμα του ενημερωτικού δελτίου. Για παράδειγμα, μια συνάντηση ή ένα νέο προϊόν. Το ουσιαστικό μέρος της επιστολής αποτελείται από πληροφορίες, πληροφορίες που πρέπει να διαβιβάζονται στον παραλήπτη. Θα πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις: "Σας φέρνουμε στην προσοχή σας …", "Σας ενημερώνουμε για …", "Σας ενημερώνουμε για …". Εξαρτάται από τον σκοπό της επιστολής απάντησης, η οποία θα πρέπει να περιγραφεί εν συντομία στο έγγραφο και να περιλαμβάνει τα απαραίτητα δεδομένα.
Βήμα 4
Κατά κανόνα, το υλικό πρέπει να επισυνάπτεται στο ενημερωτικό δελτίο. Αυτά μπορεί να είναι τιμοκατάλογοι, φυλλάδια, συμβόλαια και άλλα έγγραφα. Το όνομα των συνημμένων θα πρέπει να αναφέρεται στο τέλος της επιστολής, καθώς και ο αριθμός των φύλλων των συνημμένων υλικών.
Βήμα 5
Πρέπει να ολοκληρώσετε το ενημερωτικό δελτίο με τις λέξεις: "Δική σας πιστά …" και τα παρόμοια. Στη συνέχεια, εισάγονται η θέση, τα προσωπικά δεδομένα του μοναδικού εκτελεστικού οργάνου, του αναπληρωτή ή του γραμματέα του. Ένα από τα αναφερόμενα άτομα (ανάλογα με το ποιος είναι εξουσιοδοτημένος να γράφει και να στέλνει επαγγελματικές επιστολές στην εταιρεία) βάζει την υπογραφή του, δηλώνει τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας του.
