Η μεταφορά οποιωνδήποτε εγγράφων στο αρχείο ρυθμίζεται από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 125-F3 «Σχετικά με τις αρχειακές υποθέσεις στη Ρωσική Ομοσπονδία». Τα έγγραφα πρέπει να προετοιμάζονται, να περιγράφονται, να αρχειοθετούνται και να αριθμούνται. Αυτό πρέπει να γίνει εντός 12 μηνών από την ημερομηνία λήξης της υπόθεσης.
Απαραίτητη
- - ντοσιέ;
- - συνδετικό ·
- - ένα απλό μολύβι.
- - απογραφή ντοκιμαντέρ ·
- - μεταφορά αποθέματος.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να μεταφέρετε έγγραφα στο αρχείο, τακτοποιήστε τα με τη σειρά. Η σειρά ένθεσης πρέπει να είναι σε χρονολογική σειρά. Για παράδειγμα, εάν αναφέρεστε σε ποινική υπόθεση, τότε η πρώτη σελίδα θα είναι αντίγραφο της δικαστικής απόφασης, η δεύτερη θα είναι η προκαταρκτική απόφαση και τα ακόλουθα θα είναι η διερεύνηση της υπόθεσης, ξεκινώντας από την ολοκλήρωσή της. Εάν μεταφέρετε έγγραφα από το τμήμα προσωπικού στο αρχείο, τότε το πρώτο φύλλο είναι μια αίτηση απόλυσης, το δεύτερο είναι μια εντολή απόλυσης, το τρίτο είναι όλα τα έγγραφα με σειρά κατά ημερομηνία από το τέλος.
Βήμα 2
Αριθμήστε όλα τα φύλλα που ξεκινούν με το νούμερο ένα με τη σειρά της διάταξης. Κάντε την αρίθμηση με ένα απλό μολύβι, αλλά καθαρά. Κάντε ένα απόθεμα των εγγράφων, στο τέλος γράψτε πόσους αριθμούς και σελίδες έχετε, βάλτε την υπογραφή σας, την ημερομηνία σύνταξης του αποθέματος, τη σφραγίδα του οργανισμού, την υπογραφή του επικεφαλής.
Βήμα 3
Στερεώστε όλα τα φύλλα με συνδετικό υλικό, επισυνάψτε ένα απόθεμα στην κορυφή. Στο φάκελο, τοποθετήστε τον κωδικό γράμματος με το επώνυμο του πολίτη με τον οποίο μεταφέρετε την υπόθεση και το έτος μεταφοράς των εγγράφων στο αρχείο. Το έτος πρέπει να είναι το ίδιο στο οποίο έληξε η υπόθεση.
Βήμα 4
Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε περίπτωση ή τοποθετήστε όλες τις περιπτώσεις σε ένα χρόνο σε έναν μεγάλο φάκελο και δημιουργήστε μια γενική επιγραφή στον κώδικα και τον κωδικό γραμμάτων, δηλαδή μόνο οι περιπτώσεις εκείνων των πολιτών των οποίων το επώνυμο ξεκινά με το ίδιο γράμμα να τοποθετηθεί σε έναν φάκελο. Αλλά εάν συμπληρώνετε έναν αριθμό εγγράφων σε έναν μεγάλο φάκελο, ο αριθμός των κοινών φύλλων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 250.
Βήμα 5
Πριν από τη μεταφορά περιπτώσεων στο αρχείο, συντάξτε ένα απόθεμα μεταφοράς. Η πρώτη στήλη του αποθέματος προορίζεται για την εισαγωγή των σειριακών αριθμών όλων των περιπτώσεων, η δεύτερη για ευρετήρια της ονοματολογίας. Στην τρίτη στήλη, εισαγάγετε το όνομα όλων των επικεφαλίδων, στην τέταρτη - την ημερομηνία μεταφοράς, στην πέμπτη - τον αριθμό των φύλλων, στην έκτη - τις καθορισμένες περιόδους αποθήκευσης για την υπόθεση στο αρχείο, στην έβδομη στήλη, εισαγάγετε όλες τις προσθήκες και τις σημειώσεις. Τις περισσότερες φορές, η έβδομη στήλη συμπληρώνεται εάν, για κάποιο λόγο, λείπουν φύλλα στα έγγραφα ή εάν τα έχετε εισαγάγει εσφαλμένα στο απόθεμα ντοκιμαντέρ και πραγματοποιήσατε αλλαγές.
