Ένας τεράστιος και ξεχωριστός τομέας αρχειακού έργου θεωρείται ότι είναι εκείνα τα ζητήματα που σχετίζονται με την προετοιμασία εγγράφων για την παράδοσή τους στο αρχείο του οργανισμού. Γι 'αυτό αξίζουν σοβαρή προσοχή, καθώς σε αυτό το στάδιο εργασίας με έγγραφα, γίνονται συχνά διάφορα μεθοδολογικά και πρακτικά λάθη, τα οποία στο μέλλον ενδέχεται να προκαλέσουν αρνητικές συνέπειες στο έργο του αρχείου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Όλες οι εργασίες που σχετίζονται με τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων προσωπικού, χωρίζονται συνήθως στα ακόλουθα στάδια: - πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί ο σχηματισμός εγγράφων στην τρέχουσα παραγωγή και μετά την ολοκλήρωσή του.
- μετά τον σχηματισμό υποθέσεων, πρέπει να καταρτίζονται σύμφωνα με όλους τους καθορισμένους κανόνες ·
- στη συνέχεια, πραγματοποιήστε εξέταση αξίας και προετοιμαστείτε για αποθήκευση αρχείων.
- διενέργεια απογραφής όλων των εγγράφων που μεταφέρονται στο αρχείο του οργανισμού ·
- στο τελευταίο στάδιο, μεταφέρετε τα επίσημα έγγραφα στο αρχείο του οργανισμού.
Βήμα 2
Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να πραγματοποιήσετε τη σωστή διαμόρφωση εγγράφων που σχετίζονται με το προσωπικό σε ορισμένα συγκροτήματα, δηλαδή σε περιπτώσεις. Σε ειδικούς φακέλους, αυτά τα επίσημα έγγραφα θα πρέπει να διαμορφώνονται ως παραγγελίες για διάφορες πτυχές των δραστηριοτήτων των εργαζομένων της εταιρείας, για προσωπικό, που έχουν διαφορετικά χρονικά διαστήματα που έχουν διατεθεί για την αποθήκευσή τους. Αυτό το στάδιο πρέπει να πραγματοποιηθεί, επειδή μέρος των παραγγελιών που σχετίζονται με το προσωπικό αφιερώνεται αποκλειστικά σε έγκυρα ζητήματα που επηρεάζουν τον τόπο εργασίας, καθώς και μπόνους στους υπαλλήλους και μετάβαση σε θέση εργασίας. Αυτός ο τύπος χαρτιού πρέπει να αποθηκευτεί στο αρχείο της επιχείρησης για τουλάχιστον εβδομήντα πέντε χρόνια. Ταυτόχρονα, οι περισσότερες από τις παραγγελίες που σχετίζονται με τη σύνθεση του προσωπικού, αντικατοπτρίζουν τα λειτουργικά ζητήματα των υπαλλήλων της εταιρείας: παραγγελίες για επαγγελματικά ταξίδια, σε υπηρεσία, διακοπές και ούτω καθεξής. Τέτοια έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για πέντε χρόνια. Για τη διευκόλυνση της χρήσης της αναζήτησης και της διευκόλυνσης της εργασίας σε διάφορες περιπτώσεις, θα πρέπει να διαμορφωθούν έγγραφα πενταετούς περιόδου και εβδομήντα πέντε ετών.
Βήμα 3
Είναι απαραίτητο να διαμορφωθούν σωστά οι προσωπικοί λογαριασμοί των υπαλλήλων της επιχείρησης και όλων των υπαλλήλων, οι οποίοι σχετίζονται με δεδομένα σχετικά με τους μισθούς αυστηρά με αλφαβητική σειρά. Όλα τα έγγραφα σε προσωπικούς φακέλους πρέπει να τακτοποιούνται μόνο με χρονολογική σειρά σύμφωνα με την ημερομηνία παραλαβής τους. Είναι επίσης απαραίτητο για όλα τα χαρτιά που βρίσκονται στον φάκελο να καταρτίσουν ένα αρχείο αρχειοθέτησης, το οποίο περιέχει λεπτομέρειες όπως: - το όνομα του χαρτιού.
- αύξων αριθμός του εγγράφου που περιλαμβάνεται στον κατάλογο ·
- τον αριθμό των φύλλων στο έγγραφο ·
- ημερομηνία και αριθμός του εγγράφου (εάν είναι απαραίτητο) ·
- συνοπτική εγγραφή του αριθμού φύλλων χαρτιού που περιλαμβάνονται στο προσωπικό αρχείο ·
- Σημείωση.
