Η εγγραφή εγγράφων για υποβολή στο αρχείο πραγματοποιείται μετά το τέλος του έτους. Έτσι, τα έγγραφα προετοιμάζονται για αποθήκευση σε σχέση με τους καθιερωμένους κανόνες. Ανάλογα με το χρόνο αποθήκευσης, καθώς και την αξία των εγγράφων, οι περιπτώσεις ολοκληρώνονται πλήρως ή σύμφωνα με ένα απλοποιημένο σύστημα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια λίστα με θήκες για έγγραφα προσωρινής αποθήκευσης (έως και 10 χρόνια). Ελέγξτε την ορθότητα του σχηματισμού της θήκης (εάν υπάρχουν έγγραφα με μόνιμη περίοδο αποθήκευσης). Αφήστε τις θήκες στους φακέλους, θα πρέπει να συστηματοποιηθούν σύμφωνα με την ονοματολογία των περιπτώσεων και δεν χρειάζεται να αριθμηθούν. Οι υποθέσεις παραδίδονται στο αρχείο σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων.
Βήμα 2
Για περιπτώσεις μακροχρόνιας αποθήκευσης (άνω των 10 ετών), πραγματοποιούνται τα εξής:
1. Σύνδεση της θήκης (στρίφωμα σε σκληρό φάκελο ή κάλυμμα με ισχυρό νήμα σε τέσσερις οπές ή μπορεί να δεθεί)
2. Αρίθμηση φύλλων (με μαύρο μολύβι γραφίτη στην επάνω δεξιά γωνία, χωρίς να αγγίζετε το κείμενο του εγγράφου).
3. Κατάρτιση επιγραφής πιστοποίησης (αναφέρατε πόσα φύλλα έχουν στρωθεί, εάν υπάρχουν ζημιές, πινακίδα και ημερομηνία).
4. Κατάρτιση εσωτερικού καταλόγου εγγράφων (για υποθέσεις με ιδιαίτερα πολύτιμα έγγραφα, προσωπικές, δικαστικές και ερευνητικές υποθέσεις κ.λπ.). Στο τέλος του αποθέματος, αναφέρατε τον αριθμό των εγγράφων της υπόθεσης και τον αριθμό των φύλλων του αποθέματος.
5. Καταχώριση όλων των λεπτομερειών της κάλυψης της υπόθεσης (όνομα του οργάνου, δομική μονάδα, γραφικός δείκτης της υπόθεσης, τίτλος της υπόθεσης, διάρκεια ζωής της υπόθεσης.
Βήμα 3
Κάντε απογραφή για έγγραφα μόνιμης ή μακροχρόνιας αποθήκευσης. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τον μεμονωμένο αριθμό της υπόθεσης, καθώς και το περιεχόμενο και τη σύνθεσή του στην επικεφαλίδα της υπόθεσης. Το απόθεμα πρέπει επίσης να αναφέρει την περίοδο αποθήκευσης της υπόθεσης. Αναφέρετε τον αριθμό των περιπτώσεων και τον αριθμό των πρώτων και τελευταίων περιπτώσεων, το σύμβολο και την ημερομηνία. Συντάσσεται ξεχωριστό απόθεμα για περιπτώσεις προσωπικού.
Βήμα 4
Υποβάλετε τα έτοιμα αρχεία στο αρχείο. Ο υπάλληλος αρχειοθέτησης στην παρουσία σας θα ελέγξει τον αριθμό των περιπτώσεων σύμφωνα με την ονοματολογία ή τον κατάλογο, θα κάνει επιγραφή επιβεβαίωσης, θα επισημάνει τους αριθμούς των υποθέσεων που λείπουν, θα ορίσει την ημερομηνία αποδοχής και μεταφοράς των υποθέσεων. Το απόθεμα επιβεβαιώνεται από τις υπογραφές των προσώπων που πραγματοποίησαν τη μεταφορά και αποδοχή των υποθέσεων.
