Όποιο είδος δραστηριότητας ασχολείται με τον οργανισμό, κατά τη διάρκεια της ζωής του, δημιουργεί σημαντικούς όγκους τεκμηρίωσης που πρέπει να διατηρηθούν. Όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία και όσο ευρύτερο είναι το πεδίο των δραστηριοτήτων της, τόσο μεγαλύτερος είναι ο όγκος των συσσωρευμένων εγγράφων. Φυσικά, αργά ή γρήγορα ανακύπτει το ζήτημα της διαλογής και της καταστροφής άσχετων εγγράφων. Απομένει να καθοριστεί τι μπορεί να καταστραφεί και τι πρέπει να διατηρηθεί.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για τη συστηματοποίηση της τεκμηρίωσης, για κάθε έγγραφο που λαμβάνεται για αποθήκευση, είναι απαραίτητο να καθοριστεί η περίοδος αποθήκευσης, μετά την οποία το έγγραφο μπορεί να καταστραφεί χωρίς κίνδυνο για τον οργανισμό.
Χρησιμοποιήστε την εγκεκριμένη λίστα εγγράφων για τα οποία καθορίζεται η περίοδος αποθήκευσης από τη Rosarchiv. Το κύριο έγγραφο που πρέπει να καθοδηγείται κατά τη συστηματοποίηση αυτού του είδους της τεκμηρίωσης είναι η "Λίστα τυπικών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, αναφέροντας τον χρόνο αποθήκευσης" (εγκρίθηκε από τη Rosarchiv στις 06.10.2000)
Βήμα 2
Επίσης, μελετήστε τις λίστες ελέγχου των τμημάτων στις οποίες θα πρέπει να καταφύγετε εάν ο οργανισμός σας εμπίπτει στα προσόντα του τμήματος (για παράδειγμα, υπάρχουν λίστες ελέγχου για στρατιωτικά τμήματα, τραπεζικά τμήματα κ.λπ.) Για τους πιο συνηθισμένους τύπους οργανισμών, έχουν επίσης διαμορφωθεί λίστες τεκμηρίωσης (για παράδειγμα, για μετοχικές εταιρείες).
Βήμα 3
Ορισμένα έγγραφα υπόκεινται σε αποθήκευση σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητές τους, για παράδειγμα, απαιτείται φορολογική τεκμηρίωση για περίοδο τουλάχιστον 4 ετών και οικονομικές καταστάσεις - τουλάχιστον 5 έτη.
Βήμα 4
Η χρήση λιστών είναι ο πιο βολικός τρόπος οργάνωσης εγγράφων, καθώς υπάρχει σαφής περίοδος διατήρησης για κάθε τύπο τεκμηρίωσης. Ωστόσο, δεν μπορούν να κατηγοριοποιηθούν όλα τα έγγραφα σε λίστες. Για ορισμένα έγγραφα, η περίοδος αποθήκευσης πρέπει να καθορίζεται από τον ίδιο τον οργανισμό.
Για το σκοπό αυτό, ο οργανισμός, με κατάλληλη παραγγελία, δημιουργεί μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων, η οποία σε τακτική βάση εξετάζει την αξία των εγγράφων, καθορίζει τις περιόδους αποθήκευσης και καταστρέφει έγγραφα για τα οποία έχει λήξει ή δεν απαιτείται η περίοδος αποθήκευσης. Είναι σημαντικό η επιτροπή να περιλαμβάνει άτομα που μπορούν να υπολογίσουν τη συνάφεια του εγγράφου και τους πιθανούς κινδύνους από την απώλειά του.
