Η κύρια λογιστική τεκμηρίωση της επιχείρησης περιέχει πληροφορίες σχετικά με όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές, την κίνηση χρημάτων, τον υπολογισμό και την πληρωμή των μισθών και την πληρωμή των φόρων. Με βάση αυτά τα έγγραφα, διατηρούνται αρχεία, επομένως, η απώλεια ακόμη και ενός εγγράφου στρεβλώνει τις οικονομικές καταστάσεις και αποτελεί νομική παράβαση. Σύμφωνα με το Art. 17 του νόμου περί λογιστικής, οι επιχειρήσεις πρέπει να διασφαλίζουν ανεξάρτητα την ασφάλεια των λογιστικών εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο νόμος ορίζει την περίοδο αποθήκευσης για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα σε 5 χρόνια, ενώ ο φορολογικός κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιορίζει την περίοδο αποθήκευσης σε 4 χρόνια. Προκειμένου να αποφευχθούν κυρώσεις που προβλέπονται από τον Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων (Άρθρο 15.11), θα πρέπει να τηρείτε τις μεγαλύτερες περιόδους που προβλέπονται από το νόμο. Επιπλέον, υπάρχει μια λίστα που έχει εγκριθεί με τη σειρά του Rosarkhiv με ημερομηνία 6 Οκτωβρίου 2000. Σύμφωνα με αυτήν, η περίοδος αποθήκευσης πρέπει να καθορίζεται σύμφωνα με τον τύπο κάθε συγκεκριμένου εγγράφου.
Βήμα 2
Καθορίστε με παραγγελία τις περιόδους αποθήκευσης για την πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση, λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του νόμου και των κανονισμών που καθορίζονται από τη λίστα. Στην παραγγελία, ορίστε από ποια στιγμή πρέπει να υπολογιστεί η περίοδος αποθήκευσης. Γενικά, η αρχή της περιόδου αποθήκευσης των εγγράφων είναι η 1η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το έτος κατά το οποίο το έγγραφο ολοκληρώθηκε με εργασίες γραφείου. Για το βιβλίο αγοράς και το βιβλίο πωλήσεων, ορίστε την αρχή της περιόδου αποθήκευσης από την ημερομηνία της τελευταίας καταχώρησης (ρήτρες 15 και 27 των Κανόνων, που εγκρίθηκαν με το Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 2ης Δεκεμβρίου 2000 Αρ. 914).
Βήμα 3
Διαθέστε ξεχωριστό χώρο για λογιστικά έγγραφα, τα οποία πρέπει να είναι εξοπλισμένα με πυρίμαχα ερμάρια και ειδικά χρηματοκιβώτια. Τα χρηματοκιβώτια προορίζονται για την αποθήκευση μορφών αυστηρής αναφοράς, επιπλέον, μπορούν να αποθηκεύσουν τα έγγραφα και τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη "Εμπορικό μυστικό". Προσδιορίστε με παραγγελία τη διαδικασία πρόσβασης σε αυτά τα χρηματοκιβώτια, υπεύθυνα πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από τον επικεφαλής λογιστή, καθώς και τη διαδικασία έκδοσης πρωτογενών εγγράφων από την αποθήκη.
Βήμα 4
Σε περίπτωση που η επιχείρηση είναι αρκετά μεγάλη και υπάρχουν πολλά έγγραφα, οργανώστε ένα ειδικό αρχείο. Θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη μεταφορά χαρτιών που προορίζονται για μόνιμη (αιώνια) και μακροχρόνια (πάνω από 10 χρόνια) αποθήκευση. Αποθηκεύστε όλα τα άλλα λογιστικά έγγραφα με περίοδο αποθήκευσης έως και 10 χρόνια σε ένα ειδικό δωμάτιο μέχρι να καταστραφούν.
