Ο προγραμματισμός και η οργάνωση των ωρών εργασίας είναι ένα σημαντικό συστατικό της αποτελεσματικής εργασίας σε οποιαδήποτε θέση. Στην περίπτωση της διευθυντικής θέσης, η σημασία του προκαταρκτικού προγραμματισμού αυξάνεται ακόμη περισσότερο, επομένως είναι απαραίτητο να προσεγγίσουμε πολύ προσεκτικά αυτό το ζήτημα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο διευθυντής μπορεί να προγραμματίσει ο ίδιος το χρόνο του ή να αναθέσει πλήρως ή εν μέρει αυτήν τη λειτουργία στον γραμματέα-βοηθό. Σε κάθε περίπτωση, δεν μπορεί κανείς να κάνει χωρίς αλληλεπίδραση με τον γραμματέα, αφού αυτός είναι που προετοιμάζει και οργανώνει συναντήσεις, υλικό για συναντήσεις και λαμβάνει εισερχόμενες κλήσεις. Επιπλέον, ο γραμματέας συνήθως κρατά στο μυαλό του όλα τα σχέδια του διαχειριστή που είναι γνωστά σε αυτόν και προσπαθεί να τα διανείμει σύμφωνα με το ωράριο εργασίας, επομένως είναι πολύ σημαντικό να ενημερώσετε αμέσως τον γραμματέα για αλλαγές στα σχέδιά του.
Βήμα 2
Αλλά δεν πρέπει να βασίζεστε αποκλειστικά στον γραμματέα, είναι σημαντικό να μάθετε πώς να διαθέσετε το χρόνο σας με τέτοιο τρόπο ώστε να έχετε χρόνο να κάνετε ό, τι σχεδιάσατε. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αναλύσετε κάθε ώρα που έχει περάσει και να μάθετε ακριβώς τι έγινε και πόσο καιρό χρειάστηκε. Είναι επίσης απαραίτητο να επισημάνετε μόνοι σας τα κύρια παγκόσμια καθήκοντα ως ηγέτη και να αφιερώσετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου εργασίας σας στη λύση τους. Σε κάθε περίπτωση, τα πιο σημαντικά καθήκοντα θα πρέπει να επιλυθούν πρώτα, καθώς είναι γνωστό ότι το 80% των τρεχουσών εργασιών επιλύονται στο πρώτο 20% της εργάσιμης ημέρας και ο υπόλοιπος χρόνος ξοδεύεται μόνο στο 20% της δουλειάς.
Βήμα 3
Μην αφήσετε τυχαία συμβάντα να ξεπεράσουν το πρόγραμμά σας. Είναι καλύτερα να αφιερώσετε λίγο χρόνο εκ των προτέρων σε σχέδια, κάτι που θα σας επιτρέψει να έχετε περισσότερο χρόνο να ολοκληρώσετε τις κύριες εργασίες. Κατά τον προγραμματισμό συναντήσεων, εκδηλώσεων, συναντήσεων, συνεδρίων, προχωρήστε από τον πραγματικό χρόνο που θα χρειαστούν, λαμβάνοντας υπόψη την προετοιμασία, την προκαταρκτική γνωριμία με το υλικό, τις αυθόρμητες συζητήσεις και τις ερωτήσεις. Προσπαθήστε να διανείμετε τέτοια γεγονότα εγκαίρως, έτσι ώστε η αρχή της επόμενης συνάντησης να μην σταματά στο τέλος της προηγούμενης, καθώς σε αυτήν την περίπτωση θα αναγκαστείτε συχνά είτε να καθυστερήσετε είτε να πετύχετε τον τελικό.
Βήμα 4
Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν συχνά προκαταρκτικό προγραμματισμό για την ημέρα και την εβδομάδα, λαμβάνοντας υπόψη τις ληφθείσες κλήσεις, προσφορές, προσκλήσεις. Συνιστάται στο τέλος της εργάσιμης ημέρας να συζητήσετε με τον γραμματέα την ιδέα του για το πρόγραμμά σας, κάνοντας προσαρμογές σε αυτό. Είναι ακόμη καλύτερο να το κάνετε αυτό το απόγευμα, έτσι ώστε ο γραμματέας να έχει την ευκαιρία να κάνει αλλαγές, να κάνει κλήσεις με πρόταση για αναβολή αυτού ή αυτού του γεγονότος. Η συνεχής επαφή με τον γραμματέα θα πρέπει να γίνει συνήθεια, επειδή το πρόγραμμά του εξαρτάται άμεσα από το δικό σας, και πολλά γεγονότα απαιτούν προκαταρκτική προετοιμασία εκ μέρους του.
Βήμα 5
Αναλύστε τις τελευταίες εργάσιμες ημέρες όσον αφορά την αποτελεσματική κατανομή του χρόνου σας. Ίσως θα δείτε λύσεις που θα σας επιτρέψουν να κάνετε περισσότερα, για παράδειγμα, να πραγματοποιήσετε πολλές συναντήσεις στην ίδια περιοχή ή να συνδυάσετε ορισμένες εκδηλώσεις. Σημειώστε στο παρελθόν σημειώσεις των εκδηλώσεων του παρελθόντος και του προγραμματισμού
