Με πολλούς τρόπους, η τύχη της προγραμματισμένης υπόθεσης, αιτήματος, δήλωσης, περαιτέρω συνεργασίας εξαρτάται από την πρώτη επιχειρηματική επιστολή που στέλνετε στον δυνητικό σας συνεργάτη ή επενδυτή. Πρόκειται για ένα είδος τηλεφωνικής κάρτας με την οποία μπορείτε να κρίνετε πόσο σοβαρά θα πρέπει να αντιδράσετε στην ένστασή σας. Καταδεικνύει τις ιδιότητες της επιχείρησής σας, την ικανότητά σας, την ικανότητά σας να παρουσιάζετε με συνέπεια και συνοπτικά την ουσία. Το περιεχόμενο της επιστολής μπορεί να διαφέρει, αλλά τα βασικά σημεία του σχεδιασμού όλων των επαγγελματικών επιστολών είναι τα ίδια.
Οδηγίες
Βήμα 1
Μια επαγγελματική επιστολή γράφεται σε ένα τυπικό φύλλο χαρτιού Α4 με τη γωνιακή σφραγίδα ή επιστολόχαρτο του οργανισμού σας. Η σφραγίδα ή το επιστολόχαρτο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησής σας, τη διεύθυνση αλληλογραφίας, το τηλέφωνο, το φαξ και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τον ιστότοπο. Αυτό επιτρέπει στον παραλήπτη της επιστολής σας να επικοινωνήσει γρήγορα με τον οργανισμό σας χωρίς προβλήματα.
Βήμα 2
Περίγραμμα του κειμένου του γράμματος - τα περιθώρια και οι εσοχές γίνονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, στα αριστερά - 3 cm, στα δεξιά - 5, 5 εκ. Συνήθως χρησιμοποιείται η γραμματοσειρά Times New Roman 12. Εάν το γράμμα θα είναι σε πολλές σελίδες, πρέπει να είναι αριθμημένα. Πάνω είναι ο εξερχόμενος αριθμός εγγραφής της επιστολής και η ημερομηνία της σύνταξής της.
Βήμα 3
Στην κεφαλίδα του γράμματος, γράφεται η θέση, το επώνυμο, το όνομα και το όνομα του παραλήπτη, η διεύθυνση του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται η επιστολή Το θέμα της επιστολής εμφανίζεται στα δεξιά. Η επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με τη διεύθυνση "Αγαπητοί (οι)", "Κύριε" ή "Κυρία", ακολουθούμενο από το όνομα και την πατρονική του παραλήπτη.
Βήμα 4
Η πρώτη παράγραφος του κύριου κειμένου είναι μια ανακοίνωση ή μια εισαγωγή, συνήθως ξεκινά με τις φράσεις "Αυτή τη στιγμή …", "Παρακαλώ …", "Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσουμε …", κ.λπ. Η διεύθυνση στον παραλήπτη γράφεται πάντα με κεφαλαίο γράμμα. Στην εισαγωγή, συνοψίστε εν συντομία την ουσία του γράμματος και προχωρήστε στο κύριο μέρος.
Βήμα 5
Διαχωρίστε το κείμενο σε μικρές παραγράφους που σχετίζονται λογικά μεταξύ τους. Μην δίνετε περιττές λεπτομέρειες, δηλώστε την ουσία. Στην ιδανική περίπτωση, ο όγκος μιας επαγγελματικής επιστολής δεν πρέπει να υπερβαίνει μία σελίδα, προσπαθήστε να διατηρήσετε μέσα σε αυτήν.
Βήμα 6
Ξεκινήστε την τελευταία παράγραφο με τις λέξεις: "Με βάση τα παραπάνω …", "Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω …" και μετά από αυτά, δηλώστε την πρόταση, το αίτημά σας, τα συμπεράσματα.
Βήμα 7
Εάν υπάρχουν συνημμένα στην επαγγελματική επιστολή, συμπεριλάβετε τα σε μια αριθμημένη λίστα, αναφέροντας το όνομά τους και τον αριθμό των φύλλων σε κάθε έγγραφο.
Βήμα 8
Συμπληρώστε το γράμμα με τον τίτλο της θέσης, την υπογραφή και τη μεταγραφή του. Εάν ο δευτερεύων σας έγραψε το γράμμα, τότε στο κάτω μέρος της σελίδας θα πρέπει να αναφέρονται το επώνυμο, τα αρχικά και ο αριθμός τηλεφώνου του ερμηνευτή.
