Ο γραμματέας είναι υπάλληλος γραφείου του οποίου τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τη λήψη τηλεφωνικών κλήσεων, τη γνώση του τρόπου εργασίας με έναν υπολογιστή, την επικοινωνία με ανθρώπους, την τήρηση επιχειρηματικών αρχείων και πολλά άλλα. Υπάρχουν πολλοί μύθοι για το επάγγελμα του γραμματέα - αλλά τι ακριβώς είναι ένας καλός γραμματέας;
Βασικές ικανότητες
Για να εργαστεί ως γραμματέας, δεν απαιτείται δίπλωμα ανώτερου εκπαιδευτικού ιδρύματος - τα εξειδικευμένα μαθήματα είναι αρκετά, όπου ο μελλοντικός γραμματέας μαθαίνει την επικοινωνία των επιχειρήσεων και την εθιμοτυπία, την ανάγνωση ταχύτητας, την εργασία γραφείου, την πρακτική ψυχολογία, τη στενογραφία και την πληκτρολόγηση. Επιπλέον, τα μαθήματα διδάσκουν τα βασικά της εργασίας στο 1C, και επίσης διδάσκουν πώς να χρησιμοποιούν mini-ATS και εξοπλισμό γραφείου. Χωρίς όλες αυτές τις δεξιότητες, ένας γραμματέας δεν μπορεί να θεωρηθεί καλός εργαζόμενος.
Είναι επίσης πολύ σημαντικό για έναν καλό γραμματέα να έχει μια λεπτή αντίληψη για την ψυχολογία των άλλων ανθρώπων και να είναι ανθεκτικό σε διάφορα στρες.
Δεδομένου ότι ο γραμματέας είναι ο επιχειρηματίας της εταιρείας, πρέπει να έχει μια ευχάριστη εμφάνιση, μια αίσθηση στυλ και καλή γεύση. Χωρίς την ικανότητα να ντύνεται όμορφα, να συμπεριφέρεται στην κοινωνία και να μιλάει με ικανοποίηση, ο γραμματέας δεν θα είναι σε θέση να δημιουργήσει μια καλή εντύπωση μεταξύ των πελατών της εταιρείας στην οποία εργάζεται - επομένως, η εικόνα της εταιρείας δεν θα είναι η ίδια. Στην πραγματικότητα, το κύριο καθήκον ενός καλού γραμματέα είναι να οργανώσει αποτελεσματικά και αποτελεσματικά το έργο του αφεντικού του και ολόκληρου του γραφείου.
Χαρακτηριστικά του επαγγέλματος
Πολλοί πιστεύουν ότι η δουλειά ενός γραμματέα είναι να φτιάχνει καφέ, να υποβάλλει έγγραφα για υπογραφές και να απαντά σε κλήσεις. Αυτή είναι μια αυταπάτη - τα καθήκοντα αυτού του επαγγέλματος περιλαμβάνουν την εποπτεία του έργου της ρεσεψιόν, τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας, τη συμμετοχή σε διάφορες εκδηλώσεις γραφείου και χωρίς υποκατάστημα και την επικοινωνία με νευρικούς πελάτες. Επιπλέον, ένας καλός γραμματέας χρησιμεύει συχνά ως διευθυντής γραφείου και ακόμη και ψυχολόγος που θα είναι σε θέση να κατευνάσει την κατάσταση στην ομάδα.
Συχνά, οι εκτελεστικοί γραμματείς ονομάζονται «γκρίζοι καρδινάλιοι» επειδή είναι σε θέση να επηρεάσουν αόρατα το έργο της εταιρείας και τις αποφάσεις του αφεντικού.
Τις περισσότερες φορές, οι γυναίκες γίνονται γραμματείς, καθώς είναι συναισθηματικά πιο ευέλικτες και ανθεκτικές. Επιπλέον, είναι πιο ευαίσθητοι - καταγράφοντας τη διάθεση του αφεντικού και η ομάδα βοηθάει πολύ στη δουλειά τους. Εάν ο γραμματέας είναι αρκετά έξυπνος και επαγγελματίας, ο διευθυντής μπορεί να απευθυνθεί σε αυτόν για συμβουλές και να τον ακούσει. Είναι ο γραμματέας που μπορεί να διευκολύνει την εργασία του αφεντικού οργανώνοντας καλά τον χώρο εργασίας του και παρέχοντας τις πληροφορίες που χρειάζεται εγκαίρως. Ταυτόχρονα, οι γραμματείς δεν έχουν ανάπτυξη σταδιοδρομίας, καθώς ένας καλός εκτελεστικός βοηθός αξίζει το βάρος του σε χρυσό. Ωστόσο, ως αποτέλεσμα, ο γραμματέας αποκτά ανεκτίμητη εμπειρία και γνώση των επιχειρηματικών διαδικασιών, οι οποίες στο μέλλον μπορούν να τον βοηθήσουν να ξεκινήσει μια καριέρα σε άλλο επάγγελμα.
