Μια επιστολή επιβεβαίωσης είναι μια ένδειξη σεβασμού για έναν οργανισμό που σας πλησίασε με μια προσφορά. Ακόμα κι αν αρνηθείτε, επιβεβαιώνοντας ότι η ερώτηση δεν έχει αγνοηθεί θα σας δώσει την ευκαιρία να μην προσβάλλετε τον αντίπαλό σας και, εάν είναι απαραίτητο, να επιστρέψετε στον διάλογο αργότερα.
Απαραίτητη
- - λεπτομέρειες της εταιρείας σας
- - λεπτομέρειες της εταιρείας του παραλήπτη.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν γράφετε μια επιστολή επιβεβαίωσης εκ μέρους μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού, κάντε το με επιστολόχαρτο. Ο επικεφαλής του εγγράφου πρέπει να περιέχει το όνομα της εταιρείας σας, τη νόμιμη διεύθυνσή του, τον αριθμό εγγραφής της κύριας πολιτείας, τον ατομικό αριθμό φορολογούμενου, τους αριθμούς επικοινωνίας, μερικές φορές αναφέρονται ο ιστότοπος και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας. Όλες αυτές οι πληροφορίες πρέπει να βρίσκονται στην επάνω αριστερή γωνία ενός φύλλου Α4. Εάν η επιστολή αποστέλλεται από ιδιώτη, γράψτε το επώνυμό σας, το όνομά σας, την πατρονομική διεύθυνση, τη διεύθυνση μόνιμης κατοικίας και τα στοιχεία επικοινωνίας.
Βήμα 2
Απέναντι από τα δεδομένα του αποστολέα, στα δεξιά, γράψτε τα δεδομένα του παραλήπτη: όνομα του οργανισμού, ταχυδρομική διεύθυνση, θέση και επώνυμο, όνομα, πατρόνυμο του ατόμου στο οποίο θα πρέπει να παραδοθεί προσωπικά αυτή η επιστολή επιβεβαίωσης.
Βήμα 3
Παρακάτω στα αριστερά, υποδείξτε την ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου και τον σειριακό εξερχόμενο αριθμό του. Στη συνέχεια, στη μέση, γράψτε το όνομα του γράμματος, το οποίο θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την ουσία του και το περιεχόμενο της ερώτησης. Για παράδειγμα, "Επιβεβαίωση παραλαβής πρόσκλησης σε σεμινάριο."
Βήμα 4
Στη συνέχεια, γράψτε το ίδιο το κείμενο της επιστολής. Πρέπει να είναι συνοπτικός, συγκεκριμένος, χωρίς περιττές λέξεις και συναισθήματα. Ο στόχος σας είναι απλώς να καταστήσετε σαφές στον παραλήπτη ότι η πρότασή του είτε γίνεται αποδεκτή είτε απλά δεν αγνοείται. Δεν χρειάζεται να συμφωνήσετε με την πρόταση με την επιστολή σας, αλλά μπορείτε να δείξετε προσοχή και σεβασμό, ακόμη και αν αρνηθείτε κάτι, το πιο σημαντικό είναι η αντίδραση για τη διατήρηση της σχέσης. Μπορείτε απλώς να επιβεβαιώσετε τη λήψη μιας πρόσκλησης σε μια εκδήλωση ή την παραλαβή αυτής ή αυτών των πληροφοριών. Στο κείμενο της επιστολής, απευθυνθείτε στον παραλήπτη με όνομα και πατρονική.
Βήμα 5
Η επιστολή πρέπει να τυπωθεί εις διπλούν και να υπογραφεί από τον επικεφαλής του οργανισμού ή τον αποστολέα, εάν έχει το δικαίωμα να το πράξει. Ένα αντίγραφο παραμένει μαζί σας, το δεύτερο αποστέλλεται στον παραλήπτη.
