Τα έγγραφα που εισέρχονται στον οργανισμό υπόκεινται σε λογιστική. Συνήθως η καταχώριση εισερχόμενων επιστολών είναι καθήκον του γραφείου, αλλά σε μικρές ομάδες αυτή η ευθύνη ανατίθεται συχνά στον γραμματέα. Η μέθοδος επεξεργασίας της αλληλογραφίας, κατά κανόνα, περιγράφεται λεπτομερώς στις εσωτερικές οδηγίες για εργασία γραφείου. Εάν απουσιάζει, κατά την επεξεργασία νέων εγγράφων, πρέπει να τηρείτε μια συγκεκριμένη σειρά ενεργειών.
Απαραίτητη
- - ημερολόγιο καταχώρησης εισερχόμενης αλληλογραφίας ·
- - σφραγίδα "Εισερχόμενη επιστολή".
Οδηγίες
Βήμα 1
Αποδοχή και ταξινόμηση της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Πρέπει να ανοιχτούν όλα τα γράμματα, εκτός από εκείνα με ειδικό σήμα, για παράδειγμα, "Προσωπικά στον διαχειριστή" ή "Εμπιστευτικό" κ.λπ. Μην βιαστείτε να πετάξετε το φάκελο, ελέγξτε πρώτα εάν η διεύθυνση επιστροφής αναφέρεται στο κείμενο. Η εγγραφή δεν απαιτεί λογιστικά έγγραφα (τιμολόγια, τιμολόγια), συγχαρητήρια, διαφημιστικό υλικό.
Βήμα 2
Εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με τα ληφθέντα γράμματα στο αρχείο καταγραφής της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Μπορεί να είναι ηλεκτρονικό ή παραδοσιακό (χαρτί). Κατά τη συμπλήρωση ηλεκτρονικών φορμών, ακολουθήστε τις συστάσεις των προγραμματιστών του προγράμματος. Τα συστήματα υπολογιστών διευκολύνουν τη γραφική εργασία, βοηθούν στην εύρεση των πληροφοριών που χρειάζεστε γρήγορα. Ωστόσο, η ενοποίηση είναι σημαντική σε αυτούς, η αυστηρή τήρηση των κανόνων εισαγωγής πληροφοριών, διαφορετικά το έγγραφο μπορεί να χαθεί στη βάση δεδομένων.
Βήμα 3
Αγοράστε ένα παραδοσιακό ημερολόγιο σε τυπογραφείο ή τακτοποιήστε το μόνοι σας σε ένα σημειωματάριο Α4. Η βασική απαίτηση είναι η ευκολία αναζήτησης, η σαφήνεια και η ακρίβεια της πλήρωσης. Είναι βολικό να διατηρείτε ένα ημερολόγιο με τη μορφή πίνακα με τις ακόλουθες στήλες: 1. Ημερομηνία Εγγραφής. Εξετάστε τις εισερχόμενες επιστολές την ημέρα παραλαβής και το βράδυ τις υποβάλετε στον διαχειριστή για εξέταση, εκτός εάν ο οργανισμός έχει υιοθετήσει διαφορετική διαδικασία. Αριθμός Μητρώου. Αυτό το χαρακτηριστικό εγγράφου αποτελείται από τον αριθμό της υπόθεσης φακέλου "Εισερχόμενα έγγραφα" (σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού) και τον αριθμό σειράς (από την αρχή του ημερολογιακού έτους) της ληφθείσας επιστολής. Για παράδειγμα, "No. 01-12-273", όπου το 01-12 είναι ο αριθμός ονοματολογίας της υπόθεσης, το 273 είναι ο μοναδικός αριθμός του γράμματος. Όλη η ληφθείσα αλληλογραφία καταχωρείται μία φορά, ανεξάρτητα από τον αριθμό των αντιγράφων που λαμβάνονται αργότερα, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών, 3. Ο συντάκτης της επιστολής (οργάνωση, άτομο), για παράδειγμα, "Vstrecha LLC" ή "Περιφερειακή διοίκηση, αναπληρωτής επικεφαλής V. S. Sidorov", κ.λπ. 4. Το θέμα του εγγράφου. Μπορείτε να συμπληρώσετε αυτήν τη στήλη με πληροφορίες από την επικεφαλίδα της επιστολής ή να διατυπώσετε σύντομα την κύρια ιδέα αφού την διαβάσετε. Γράψτε με τέτοιο τρόπο ώστε αργότερα να μπορείτε εύκολα να θυμηθείτε ποιο έγγραφο είναι υπό εξέταση και να το εξηγήσετε στους συναδέλφους σας. Για παράδειγμα, "Κατά τη σύναψη σύμβασης για υπηρεσίες μεταφορών" ή "Σχετικά με την παροχή πληροφοριών σχετικά με το φόρο εισοδήματος πριν από τις 12.12.2011", κ.λπ. · 5. Εκτελεστής διαθήκης. Συμπληρώστε το πλαίσιο αφού λάβετε τη θεώρηση του διαχειριστή. Εισαγάγετε το όνομα του ατόμου που θα προετοιμάσει την απάντηση. Σημειώστε την ημερομηνία λήξης εδώ. Επισημάνετε ή υπογραμμίστε την ημερομηνία απάντησης στο επείγον γράμμα. Σημειώσεις. Εδώ μπορείτε να σημειώσετε την εκπλήρωση της εντολής του διευθυντή, ή να υποδείξετε την παρουσία σημαντικών συνημμένων στην επιστολή ή να επισημάνετε τον αριθμό των αντιγράφων που έχουν οι εργαζόμενοι στη δουλειά.
Βήμα 4
Συμπληρώστε τον πίνακα όπως κρίνετε κατάλληλο. Για παράδειγμα, φοβούμενοι την ασφάλεια των εγγράφων, επιλέξτε το πλαίσιο για την υπογραφή του εργολάβου κατά τη λήψη της επιστολής. Ωστόσο, μην υπερφορτώνετε το περιοδικό και τον εαυτό σας με υπερβολικά λεπτομερείς καταχωρήσεις. Το έγγραφο περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, οι φόρμες εγγραφής βοηθούν μόνο στον εντοπισμό του σταδίου εργασίας σε αυτό.
Βήμα 5
Βάλτε μια ειδική σφραγίδα σε όλα τα γράμματα, που δείχνει τον τύπο αλληλογραφίας - "Εισερχόμενα". Η εκτύπωση πρέπει να βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της πρώτης σελίδας του εγγράφου. Βεβαιωθείτε ότι η εκτύπωση δεν επικαλύπτει το κείμενο. Εισαγάγετε μη αυτόματα τον σειριακό αριθμό και την ημερομηνία παραλαβής στη γραμμή εκτύπωσης.
