Σήμερα, στην εποχή των υπολογιστών, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας και να τηρούμε κατά τη σύνταξη προσωπικών, συστάσεων, συγχαρητηρίων και άλλων επιστολών. Επίσης, η συμμόρφωση με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας δείχνει την ευγένεια και τον σεβασμό σας στον παραλήπτη.
Οδηγίες
Βήμα 1
Είναι συνηθισμένο να γράφετε επαγγελματικές επιστολές σε επιστολόχαρτο. Θα πρέπει να έχουν ήδη τα στοιχεία του οργανισμού, οπότε ακόμη και το email πρέπει να περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία.
Βήμα 2
Λίγο κάτω από τις λεπτομέρειες, στη δεξιά πλευρά, θα πρέπει να αναφέρετε την ημερομηνία αναχώρησης και ο μήνας πρέπει να είναι γραμμένος με γράμματα (12 Μαΐου 2011). Η διεθνής αλληλογραφία δεν χρησιμοποιεί τις συντομογραφίες που έχουμε υιοθετήσει (05/12/11). Στις Ηνωμένες Πολιτείες, για παράδειγμα, ο μήνας αναφέρεται πρώτα και μετά ο αριθμός (12 Μαΐου 2011).
Βήμα 3
Παρακάτω, στην αριστερή πλευρά, χωρίς να κάνουν νέα παράγραφο, γράφουν μια ευγενική διεύθυνση. Στη Ρωσία, ένα θαυμαστικό τοποθετείται συχνά μετά από μια εισαγωγική διεύθυνση. Στη διεθνή πρακτική, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείτε κόμμα.
Βήμα 4
Στην επόμενη γραμμή μετά την ένσταση, πρέπει να αναφέρετε το θέμα της επιστολής. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να βάλετε το "Re:" (Αγγλικά "στο Reference to" - σχετικά, ως προς). Για παράδειγμα, "Re: Σε απάντηση στο τέλεξ σας από τις 18 Μαΐου 2011".
Βήμα 5
Εάν το γράμμα είναι αφιερωμένο σε ένα μόνο θέμα, τότε μπορεί να επισημανθεί στο πεδίο αμέσως μετά τη διεύθυνση email. Αν όμως η αλληλογραφία πραγματοποιείται ταυτόχρονα σε πολλά θέματα, είναι καλύτερα να τα ορίσετε αμέσως μετά την επικοινωνία. Έτσι, θα είναι δυνατόν να χωριστεί το γράμμα στον κατάλληλο αριθμό μπλοκ.
Βήμα 6
Το λεγόμενο στυλ γραφής όλων των μπλοκ κερδίζει όλο και περισσότερο δημοτικότητα. Σε στυλ μπλοκ, οι παράγραφοι δεν εσοπίζονται με 5 κενά, αλλά ευθυγραμμίζονται προς τα αριστερά. Εάν θέλετε να διαχωρίσετε με σαφήνεια τις παραγράφους μεταξύ τους, ξεκινήστε κάθε νέα παράγραφο μετά από 3-4 διαστήματα.
Βήμα 7
Συνήθως τελειώνουν το γράμμα με ένα κομπλιμέντο. Συνήθως χρησιμοποιείται το κομπλιμέντο "Με εκτίμηση". Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τον εαυτό σας σε καλές ευχές: "Καλύτερες ευχές στον κ. …", "Καλύτερες ευχές", "Οι καλύτερες ευχές μου" κ.λπ.
