Παρά την αφθονία των καναλιών επικοινωνίας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει το πιο αξιόπιστο για επαγγελματικές επαφές. Το προφανές μειονέκτημά του πριν από την προφορική επαφή είναι ότι ο παραλήπτης μπορεί απλά να αγνοήσει το γράμμα. Για να μην εγγράψετε το κενό, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους κανόνες της αλληλογραφίας email της επιχείρησης.
Το θέμα είναι το κεφάλι
Η αποτελεσματικότητα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας των επιχειρήσεων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το σωστό θέμα. Έχοντας μετακινηθεί στη λίστα των απεσταλμένων μηνυμάτων, ο παραλήπτης πιθανότατα θα αφήσει ένα γράμμα χωρίς θέμα στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, δίνοντας προτεραιότητα σε πιο σημαντικούς τίτλους.
Το θέμα με τη μορφή "από τον Αλέξανδρο", "για τη Vitaly" και άλλες αφηρημένες κεφαλίδες είναι κατάλληλο μόνο εάν ο παραλήπτης περιμένει μια επιστολή και σε μια πρόσφατη συνομιλία έχει ενημερωθεί για την επικείμενη αποστολή σημαντικών πληροφοριών. Για όλες τις άλλες περιπτώσεις, τέτοια θέματα είναι ατυχές. Δεν αντικατοπτρίζουν το λόγο της έφεσης, την ουσία της επιστολής και τη σημασία.
Μια καλά καθορισμένη πρόταση 2-4 λέξεων θεωρείται καλό θέμα. Για παράδειγμα: "Σχέδιο έκθεσης για έγκριση", "Εμπορική προσφορά από την LLC" Business-Trade "," On the supply of slate "," Slate. Πρόταση προς εξέταση ".
Ανεξάρτητα από το σκοπό της έφεσης, ο συντάκτης της επιστολής θα πρέπει να είναι προσεκτικός για να προσελκύσει την προσοχή. Λοιπόν, σημειώνει "Επείγον!", "Διευθυντής προσωπικά", "Σημαντικό!" θα πρέπει να αναφέρεται στη γραμμή θέματος μόνο σε περιπτώσεις όπου το μήνυμα έχει πραγματικά εξαιρετικό βαθμό σημασίας, και όχι μόνο για τον αποστολέα, αλλά και για τον παραλήπτη. Εάν κάθε επιστολή από το ίδιο άτομο επαφής συνοδεύεται από αδικαιολόγητα σημάδια προσοχής, ο παραλήπτης θα σταματήσει να ανταποκρίνεται σε αυτές, και σε ακραίες περιπτώσεις, θα τους στείλει στη μαύρη λίστα ή θα ανακατευθύνει σε υφισταμένους.
Εφεση
Το email πρέπει να ξεκινά με ένα μήνυμα. Είναι επιτακτική ανάγκη να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομα του παραλήπτη και να τα γράψετε χωρίς σφάλματα. Ένας προσεκτικός παραλήπτης που παρατήρησε ένα ορθογραφικό λάθος στο όνομά του θα χάσει σίγουρα την εμπιστοσύνη του συντάκτη της έκκλησης και το ενδιαφέρον για συνέχιση του διαλόγου.
Για να μην συμβεί αυτό, ακόμη και με μαζική αποστολή, δεν πρέπει να παραλείψετε να διαβάσετε το κείμενο της συνοδευτικής επιστολής πριν το στείλετε. Τα λάθη μπορεί να κρύβονται συχνότερα σε περιπτώσεις που αναφέρονται όταν γράφονται, γράφοντας σύνθετα επώνυμα. Ανεξάρτητα από την κατάσταση του παραλήπτη, είναι πιο σωστό να υποβάλετε αίτηση με όνομα και πατρονομικό, εάν δεν είναι γνωστό, τότε επιτρέπεται η χρήση παραδοσιακά ουδέτερων κατασκευών: "Καλησπέρα", "Γεια". Εάν ο συντάκτης και ο παραλήπτης της επιστολής ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας, επιτρέπεται η ακόλουθη ένσταση: "Καλημέρα", "Καλή ώρα".
Εκτιμήστε το χρόνο σας και των άλλων ανθρώπων
Το email πρέπει να είναι σύντομο, σαφές και χωρίς ενοχλητικές ή περιττές λεπτομέρειες. Αυτή η ποιότητα είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περιπτώσεις όπου η ηλεκτρονική αλληλογραφία χρησιμεύει ως αρχή της επιχειρηματικής συνεργασίας και όχι για τη συνέχισή της.
Στην πρώτη παράγραφο της προσφυγής, ο συγγραφέας πρέπει να παρουσιάσει εάν η αλληλογραφία δεν είχε διεξαχθεί προηγουμένως ή είχε διακοπεί για πολύ καιρό. Ο βέλτιστος σχεδιασμός για αυτό είναι η παραδοσιακή φράση: «Ανησυχείτε για τον Vasily Kuznetsov, υπάλληλο του Business Trade. Θα ήθελα να συνεχίσω τη συζήτησή μας σχετικά με την εξέταση της πρότασης για την παροχή ενός καναλιού ».
Επιπλέον, η ίδια η προσφορά θα πρέπει να παρουσιάζεται όσο το δυνατόν συντομότερα και, ως εκτεταμένη πηγή πληροφοριών, μια εμπορική προσφορά πρέπει να επισυνάπτεται στην επιστολή.
Όλες οι ολοκληρωμένες σκέψεις σε μια πρόταση θα πρέπει λογικά να χωρίζονται σε παραγράφους, θα πρέπει να εισάγονται λίστες, να επισημαίνονται με έντονη επισήμανση και να υπογραμμίζονται, γεγονός που βελτιώνει την αντίληψη του αναγνώστη για πληροφορίες και μειώνει το χρόνο για να βυθιστείτε στο θέμα. Συνήθως, ένα email σπάνια περιέχει περισσότερες από 3-5 παραγράφους.
Τελική κατασκευή
Είναι λογικό να τερματίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα επιχειρηματικό αντίο στο στυλ: "Με τις καλύτερες ευχές, …", "Ειλικρινά για εσάς, …", κ.λπ. Αλλά με αποχαιρετιστήρια λόγια όπως "Πάντα δικά σας, …", θα πρέπει να είστε όσο το δυνατόν πιο προσεκτικοί, καθώς ο άτυπος τόνος και η υπερβολική σύγκλιση μπορεί να είναι ασαφείς για τον παραλήπτη.
Η υπογραφή πρέπει να συνοδεύεται από στοιχεία επικοινωνίας. Είναι σημαντικό να υποδείξετε αριθμούς τηλεφώνου, φαξ, τον επίσημο ιστότοπο του οργανισμού που εκπροσωπείται, καθώς και μια εφεδρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή ο παραλήπτης βλέπει τη διεύθυνση επικοινωνίας στο ίδιο το γράμμα.
Οι σκέψεις που εμφανίζονται στη διαδικασία προετοιμασίας ενός εγγράφου δεν θα πρέπει να επισημοποιηθούν σε ένα σενάριο. Όπως γνωρίζετε, μια τέτοια έκφραση καθυστερημένων ιδεών για γραφή είναι κατάλληλη μόνο στην προσωπική αλληλογραφία. Η ηλεκτρονική πληκτρολόγηση σάς επιτρέπει να τροποποιείτε το περιεχόμενο κειμένου της προσφυγής ανά πάσα στιγμή. Χρησιμοποιήστε με ένα γράμμα P. S. μπορεί να γίνει αντιληπτή αρνητικά από τον παραλήπτη, ο οποίος, όχι χωρίς λόγο, μπορεί να πιστεύει ότι ο παραλήπτης αφιέρωσε χρόνο για να συμπεριλάβει αρμονικά πρόσθετες πληροφορίες στην επιστολή και αποφάσισε να περιοριστεί σε ένα γρήγορο σενάριο.
