Όλα τα έγγραφα του οργανισμού πρέπει να αποθηκεύονται σωστά. Ένα σαφές σύστημα σας επιτρέπει να βρείτε αμέσως το σωστό κομμάτι χαρτί. Ορισμένοι τύποι εγγράφων έχουν τους δικούς τους κανόνες αποθήκευσης, για παράδειγμα, για παραγγελίες.
Απαραίτητη
φακέλους, κουτιά, χαρτί, υπολογιστή
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής παραγγελιών όπου θα καταγραφούν όλες οι παραγγελίες για τον οργανισμό. Το περιοδικό πρέπει υποχρεωτικά να είναι δεσμευμένο και αριθμημένο, το οποίο αποκλείει postcripts ή διαγραφή σελίδων.
Βήμα 2
Το περιοδικό πρέπει να περιέχει συγκεκριμένες στήλες. Το κατά προσέγγιση περιεχόμενο των στηλών μπορεί να έχει ως εξής: μια στήλη όπου ο αριθμός της καταχώρησης αναφέρεται στη σειρά, η στήλη με την ημερομηνία της παραγγελίας, η στήλη με μια περίληψη της παραγγελίας, η στήλη με τον αριθμό παραγγελίας, η στήλη όπου ο υπάλληλος αφήνει ένα σημάδι για εξοικείωση με αυτήν την παραγγελία. Επιπλέον, μπορεί να προστεθεί μια στήλη που δείχνει την τοποθεσία της παραγγελίας (φάκελοι ή πλαίσιο).
Βήμα 3
Όλες οι παραγγελίες πρέπει να ταξινομούνται σε φακέλους: παραγγελίες για την αποδοχή και απόλυση υπαλλήλων (εντολές προσωπικού), παραγγελίες που αντικατοπτρίζουν τα κίνητρα των εργαζομένων, την αποστολή τους σε επαγγελματικά ταξίδια και διακοπές, παραγγελίες που αντικατοπτρίζουν τις κύριες δραστηριότητες του οργανισμού Εάν οι παραγγελίες έχουν εξαιρετικές περιόδους διατήρησης, δημιουργούνται ξεχωριστοί φάκελοι για αυτές.
Βήμα 4
Το σύστημα αποθήκευσης παραγγελιών πρέπει να είναι σαφές, συστηματοποιημένο και να διασφαλίζει τη συνέχεια των αριθμών που εκχωρούνται στις παραγγελίες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν η παραγγελία ανακαλείται για εργασία. Συνιστάται να κάνετε μια φωτοτυπία της κατασχεθείσας σειράς για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Βήμα 5
Όλες οι παραγγελίες πρέπει να τυπώνονται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, η σφραγίδα της παραγγελίας δεν απαιτείται. Εάν η παραγγελία εκτυπώνεται σε ένα απλό φύλλο χαρτιού, τότε πρέπει να υπάρχει η σφραγίδα του οργανισμού.
Βήμα 6
Εάν η επιχείρηση έχει υιοθετήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα αποθήκευσης παραγγελιών, τότε πρέπει να είναι ομοιόμορφο σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οι εργαζόμενοι που έχουν το δικαίωμα να υποβάλουν την υπογραφή τους σε αυτά τα έγγραφα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικές παραγγελίες. Σε αυτήν την περίπτωση είναι πολύ βολικό να χρησιμοποιείτε το EDS (ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή). Συνιστάται να εκτυπώσετε το αρχείο καταγραφής παραγγελιών σε κάθε περίπτωση.
