Η σωστά οργανωμένη εργασία γραφείου είναι ένα από τα στοιχεία της επιτυχημένης εργασίας οποιασδήποτε (ακόμη και μιας μικρής) επιχείρησης. Πράγματι, η πρώτη εντύπωση των επιχειρηματικών εταίρων εξαρτάται από τον τρόπο σύνταξης των κύριων εγγράφων (παραγγελίες, οδηγίες, επιστολές κ.λπ.). Είναι επίσης σημαντικό πόσο γρήγορα διέρχονται οι ροές εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ένας συγκεκριμένος υπάλληλος πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη ροή εργασιών στην επιχείρηση. Εάν η επιχείρηση δεν είναι πολύ μεγάλη, είναι γραμματέας, βοηθός γραμματέας. Εάν ο οργανισμός περιλαμβάνει περισσότερες από μία υποδιαιρέσεις (ειδικά εάν έχουν διαφορετικές εδαφικές τοποθεσίες), οργανώνεται μια υπηρεσία προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος (υποστήριξη τεκμηρίωσης της διαχείρισης).
Είναι αυτοί που αναπτύσσουν τις οδηγίες της εταιρείας για εργασία γραφείου, την αναθεωρούν και κάνουν αλλαγές. Κατά την προετοιμασία του εγγράφου, μπορείτε να λάβετε ως βάση τους "Κανόνες εργασίας γραφείου σε ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα".
Βήμα 2
Αυτό είναι ένα σημαντικό, κρίσιμο στάδιο, γιατί μετά την έγκριση των οδηγιών για εργασία γραφείου, τα έγγραφα στην επιχείρηση πρέπει να αντιστοιχούν σε ένα συγκεκριμένο στυλ:
- θέση λεπτομερειών (διαμήκης, γωνιακή) ·
- εταιρική γραμματοσειρά
- μορφή (μέγεθος χαρτιού, εσοχές).
Εκτός από τα δείγματα μορφών της επιχείρησης, οι οδηγίες θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν ζητήματα όπως η οργάνωση καταχώρησης εισερχόμενων / εξερχόμενων εγγράφων. οργάνωση του ελέγχου της εκτέλεσης των εγγράφων και των αποφάσεων που λαμβάνονται · προετοιμασία και μεταφορά εγγράφων στο αρχείο κ.λπ.
Βήμα 3
Ο σχηματισμός φακέλων στους οποίους κατατίθενται έγγραφα ενός συγκεκριμένου θέματος θα πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με την ονοματολογία των περιπτώσεων. Αναπτύσσεται από τον υπεύθυνο τήρησης αρχείων, με βάση τον "Κατάλογο τυποποιημένων εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού, αναφέροντας τον χρόνο αποθήκευσης."
Βήμα 4
Λόγω του γεγονότος ότι οι εργασίες για την ανάπτυξη της ονοματολογίας των υποθέσεων είναι ογκώδεις, απαιτούν εκτεταμένες γνώσεις, είναι πιο σωστό να οργανώνονται εργασίες σε αυτό με τη συμμετοχή εκπροσώπων μεμονωμένων υπηρεσιών και τμημάτων. Συντάσσουν καταλόγους περιπτώσεων (αναφέροντας επίσης τις περιόδους αποθήκευσης), οι οποίες σχηματίζονται στην υπηρεσία ή το τμήμα, και το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα κάνει μια συνοπτική ονοματολογία υποθέσεων για την επιχείρηση.
Βήμα 5
Για να διευκολυνθεί η εργασία με έγγραφα, ένας αυξανόμενος αριθμός επιχειρήσεων χρησιμοποιούν ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS). Είναι δυνατόν να επιλέξετε ένα αποτελεσματικό EDMS για οποιαδήποτε επιχείρηση (με αριθμό εργαζομένων 7 ή 2000). Το πιο αποτελεσματικό όσον αφορά την αναλογία τιμής / ποιότητας σήμερα είναι συστήματα όπως το "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Αλλά ακόμη και αν η επιχείρησή σας δεν είναι ακόμη σε θέση να αγοράσει ένα EDMS, τα τυπικά προγράμματα του Microsoft Office θα έρθουν στη διάσωση. Χρησιμοποιώντας τα συνηθισμένα μέσα Word, Excel, PowerPoint, είναι πολύ πιθανό να οργανωθεί ο σχεδιασμός των εγγράφων σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εταιρικής ταυτότητας, να ρυθμιστεί η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων.
