Κατά τη διάρκεια των παραγωγικών της δραστηριοτήτων, κάθε επιχείρηση δημιουργεί πολλά έγγραφα που πρέπει να αποθηκευτούν για μερικά, και μερικές φορές για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για αυτό είναι απαραίτητη η οργάνωση του αρχείου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την αποθήκευση εγγράφων στο αρχείο. Πρώτα απ 'όλα, το δωμάτιο πρέπει να προστατεύεται από την άμεση επιρροή του ηλιακού φωτός, το επίπεδο υγρασίας του αέρα δεν πρέπει να υπερβαίνει το επιτρεπόμενο επίπεδο και η πρόσβαση σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα πρέπει επίσης να είναι κλειστή.
Βήμα 2
Λάβετε υπόψη ότι σύμφωνα με τις απαιτήσεις για τις εγκαταστάσεις του αρχείου, η τοποθέτησή του δεν επιτρέπεται σε ξύλινα κτίρια, ερειπωμένα κτίρια, κτίρια με υγρά θεμέλια, σοφίτες ή υπόγεια. Ταυτόχρονα, οι χώροι που προορίζονται για την αποθήκευση διαφόρων αρχειακών εγγράφων στο προσαρμοσμένο κτίριο θα πρέπει να απομονωθούν από τους υπόλοιπους χώρους που βρίσκονται σε αυτό το κτίριο. Επίσης, δεν επιτρέπεται η τοποθέτηση του αρχείου στις εγκαταστάσεις του κτιρίου, τα οποία καταλαμβάνουν δημόσιες υπηρεσίες τροφοδοσίας, οργανισμοί που αποθηκεύουν χημικές ή πυρκαγιές επικίνδυνες ουσίες, αποθήκες τροφίμων.
Βήμα 3
Εντοπίστε το αρχείο του οργανισμού σε ένα κτίριο προσαρμοσμένο ή ειδικά κατασκευασμένο για αποθήκευση αρχείων. Ο χώρος πρέπει να απομακρυνθεί από επικίνδυνα αντικείμενα σύμφωνα με την πυρασφάλεια. Αυτά, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν χώρους στάθμευσης, βενζινάδικα, γκαράζ. Επίσης, δεν πρέπει να υπάρχουν αντικείμενα που μολύνουν τον αέρα κοντά στις εγκαταστάσεις του αρχείου της επιχείρησης.
Βήμα 4
Όταν επιλέγετε μια αίθουσα κατάλληλη για την οργάνωση ενός αρχείου, λάβετε υπόψη ότι απαιτούνται αρκετά ξεχωριστά δωμάτια για την κανονική λειτουργία του αρχείου: αποθήκευση αρχείων. χώρο για λήψη εγγράφων · χώροι για τη χρήση αποθηκευμένων εγγράφων · αίθουσα εργασίας για τους υπαλλήλους των αρχείων.
Βήμα 5
Απομακρύνετε το χώρο αποθήκευσης αρχείων από εργαστήριο, οικιακές και βιομηχανικές εγκαταστάσεις. Ταυτόχρονα, προσέξτε ότι δεν διαθέτει κοινούς αγωγούς εξαερισμού μαζί τους και χωρίζεται από γειτονικά δωμάτια χρησιμοποιώντας πυρίμαχους τοίχους και οροφές με όριο αντοχής στη φωτιά τουλάχιστον δύο ώρες. Επίσης, στην αίθουσα αρχείων, αποκλείεται η τοποθέτηση λυμάτων και υδροσωλήνων.
Βήμα 6
Καταρτίστε για την οργάνωση της αποθήκευσης "Κανονισμοί για την αποθήκευση εγγράφων" και εγκρίνετε τον με το κεφάλι. Επιπλέον, με εντολή του επικεφαλής, πρέπει να διοριστεί ένα άτομο που θα είναι υπεύθυνο για το αρχείο. Επίσης, δημιουργείται ειδική επιτροπή εμπειρογνωμόνων, η οποία θα διεξάγει περιοδικά εξέταση εγγράφων για συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσής τους.
