Κατά τη διαδικασία της εργασίας, οι επικεφαλής των οργανισμών πρέπει να τηρούν αρχεία. Αυτό περιλαμβάνει το προσωπικό, τη λογιστική και τη φορολογική λογιστική. Είναι εύκολο να καταλάβουμε ότι αυτό συνεπάγεται έναν αρκετά μεγάλο όγκο κινητών αξιών και, κατά συνέπεια, πληροφορίες. Για να αποφευχθεί η σύγχυση στα δεδομένα, είναι απαραίτητο να προγραμματιστεί σωστά η συντήρηση της τεκμηρίωσης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν ο οργανισμός είναι μεγάλος, συνιστάται η πρόσληψη υπαλλήλου για κάθε ιστότοπο. Ας πούμε ότι ένας υπάλληλος απαιτείται για την καταγραφή εγγράφων προσωπικού, άλλος ή ακόμη και αρκετοί χρειάζονται για τη λογιστική. Στην περιγραφή της εργασίας, δηλώστε με σαφήνεια τις ευθύνες κάθε ατόμου που εργάζεται στην πολιτεία σας. Πρώτα απ 'όλα, συμπεριλάβετε μια ρήτρα για τον τρόπο τήρησης αρχείων.
Βήμα 2
Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, μπορείτε να διατηρήσετε μόνοι σας την τεκμηρίωση. Για αρχεία προσωπικού, αγοράστε αρκετούς φακέλους και ένα σημειωματάριο. Οι φάκελοι θα χρειαστούν για την ομαδοποίηση εγγράφων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο για υπαλλήλους που εργάζονται αυτήν τη στιγμή στον οργανισμό. απαιτείται άλλος φάκελος για το αρχείο. Για να διευκολύνετε την εύρεση πληροφοριών, γράψτε τα δεδομένα σε ένα σημειωματάριο. Ας πούμε ότι προσέλαβαν έναν υπάλληλο. Στο σημειωματάριο, γράψτε σύντομες πληροφορίες για αυτόν, υποδείξτε επίσης το φάκελο στον οποίο μπορείτε να βρείτε πιο λεπτομερή δεδομένα.
Βήμα 3
Φροντίστε να μείνετε συντονισμένοι για ενημερωμένα έγγραφα. Για κάθε υπάλληλο, πρέπει να εκδώσετε μια προσωπική κάρτα, να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με την εργασία εδώ. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος πήγε σε διακοπές, γράψτε αυτές τις πληροφορίες στην κάρτα. Πρέπει επίσης να συμπληρώνετε ένα φύλλο χρόνου μηνιαίως.
Βήμα 4
Η λογιστική είναι πιο περίπλοκη και χρονοβόρα. Για να το πραγματοποιήσετε, χρειάζεστε ειδικές γνώσεις. Φροντίστε να ακολουθήσετε τις αλλαγές στη νομοθεσία. Τα έγγραφα πρέπει να είναι σε φακέλους ("Συμφωνίες", "Τράπεζα", "Βιβλίο μετρητών", "Εκδοθέντα τιμολόγια", "Ληφθέντα τιμολόγια", "Αναφορές εκ των προτέρων" κ.λπ.). Όλα τα έγγραφα πρέπει να τακτοποιηθούν με χρονολογική σειρά. Θα πρέπει να αριθμήσετε, να ράψετε και να πιστοποιήσετε ορισμένα αρχεία με σφραγίδα και υπογραφή. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν βιβλίο μετρητών, βιβλίο πωλήσεων, αγορές και άλλα.
