Η σωστή γραφική εργασία είναι αναπόσπαστο μέρος της σωστής γραφικής εργασίας. Η τρέχουσα κατάσταση εργασίας του γραφείου είναι τέτοια ώστε για να μπορέσετε να εξοικειωθείτε πλήρως με τις λεπτές λεπτομέρειες του χειρισμού εγγράφων, απαιτείται η ολοκλήρωση ειδικών μαθημάτων, λαμβάνοντας υπόψη ότι τα έγγραφα χωρίζονται σε πολλούς διαφορετικούς τύπους.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η εργασία γραφείου, για παράδειγμα, το τμήμα προσωπικού μιας επιχείρησης, μπορεί να διαφέρει σημαντικά από τη λογιστική και τη διαχείριση.
Έτσι, κάθε τμήμα της επιχείρησης έχει τον δικό του κύκλο εργασιών τεκμηρίωσης και, κατά συνέπεια, η καταχώριση τέτοιων εγγράφων παρουσιάζεται με ειδικούς κανόνες εγγραφής και λογιστικής.
Βήμα 2
Το λογιστικό σύστημα έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε μέρος των εγγράφων της εταιρείας να καταρτίζεται σύμφωνα με τα εγκεκριμένα GOST και το μέρος που βρίσκεται σε ελεύθερη κυκλοφορία καταρτίζεται κατά την κρίση της διοίκησης της εταιρείας.
Βήμα 3
Όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται από την επιχείρηση είναι καταχωρημένα σε ειδικό περιοδικό εισερχόμενης αλληλογραφίας, ένας συγκεκριμένος αριθμός (σειριακός αριθμός) εκχωρείται στο έγγραφο και στη συνέχεια απευθύνεται στη διεύθυνση της επιχείρησης, η οποία αποφασίζει την περαιτέρω τύχη της. Εάν το έγγραφο περιέχει συγκεκριμένες απαιτήσεις, είναι οποιουδήποτε πληροφοριακού χαρακτήρα, τότε αποστέλλεται με βίζα σε συγκεκριμένο άτομο, είτε για εκτέλεση είτε για ενημέρωση. Εάν είναι απαραίτητη η εκτέλεση, ο επικεφαλής, εγκρίνοντας το έγγραφο, έχει το δικαίωμα να ορίσει προθεσμία για την εκτέλεση του, αλλά όχι λιγότερο από ό, τι ορίζεται από το ίδιο το έγγραφο. Ο ανάδοχος παραλαμβάνει το έγγραφο και υπογράφει στο ημερολόγιο της εισερχόμενης αλληλογραφίας για την παραλαβή του.
Βήμα 4
Τα εξερχόμενα έγγραφα καταγράφονται επίσης σε ένα ειδικό περιοδικό εξερχόμενων εγγράφων με την εκχώρηση ενός σειριακού αριθμού.
Βήμα 5
Κατά κανόνα, όλα τα έγγραφα υποδιαιρούνται σε έγγραφα εσωτερικής κυκλοφορίας και έγγραφα εξωτερικής κυκλοφορίας, επομένως, κατά την παραγωγή, καταχωρούνται δύο περιοδικά εγγραφής για εισερχόμενα έγγραφα και δύο για εξερχόμενα έγγραφα.
Βήμα 6
Ένα τέτοιο λογιστικό σύστημα σας επιτρέπει να ελέγχετε τη διέλευση των εγγράφων, τόσο εκτός της επιχείρησης όσο και εντός αυτής, καθώς και να ελέγχετε την εκτέλεση.
Βήμα 7
Τα έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης, για παράδειγμα, παραγγελίες για προσωπικό, γενικές παραγγελίες καταχωρούνται και καταγράφονται ξεχωριστά. Σε γενικές γραμμές, πολλές μεγάλες επιχειρήσεις εφαρμόζουν ένα σύστημα χωριστής λογιστικής των εγγράφων που σχετίζονται με συγκεκριμένα τμήματα και υπηρεσίες, ειδικά όταν κάθε τμήμα έχει ένα αντίστοιχο άτομο που συμμετέχει σε εργασίες γραφείου.
