Ο προϋπολογισμός μπορεί να διατυπωθεί με τρεις τρόπους: προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω, προσέγγιση από πάνω προς τα κάτω και επαναληπτική προσέγγιση. Η πρώτη μέθοδος επηρεάζει κυρίως τμήματα και έργα, η δεύτερη βασίζεται στους στόχους της διοίκησης της επιχείρησης και η επαναληπτική μέθοδος υποδηλώνει την παρουσία σταδίων υπό όρους. Οι πληροφορίες διαδίδονται από τη διεύθυνση και μετά συλλέγονται και συνοψίζονται από κάτω.
Προκειμένου να γίνει σωστά προϋπολογισμός, η διοίκηση της επιχείρησης πρέπει να ακολουθήσει τη μεικτή επαναληπτική μέθοδο. Δεδομένου ότι είναι πολύ χρήσιμο να γνωρίζετε τις πληροφορίες από τα τμήματα για να λαμβάνετε ενημερωμένες αποφάσεις στην κορυφή. Η υιοθέτησή τους απαιτεί «καθαρές» φιλτραρισμένες πληροφορίες, που είναι ακριβώς αυτό που μπορεί να παρέχει η διαδικασία προϋπολογισμού.
Ταυτόχρονα, οι διευθυντές χαμηλότερου επιπέδου μπορούν να προγραμματίσουν καλύτερα τις δραστηριότητές τους εάν έχουν περισσότερες πληροφορίες από την κορυφή από τη διεύθυνση. Εξάλλου, γνωρίζει καλύτερα τους στόχους της εταιρείας μακροπρόθεσμα, και έχει επίσης μια σαφέστερη εικόνα της συνολικής εικόνας των υποθέσεων της εταιρείας.
Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω απαιτεί από όλους τους διαχειριστές χαμηλότερου επιπέδου να προϋπολογιστούν για τους τομείς δραστηριότητας για τους οποίους είναι υπεύθυνοι. Αυτή η μέθοδος επιτρέπει στους επικεφαλής των τμημάτων να ακολουθήσουν μια πιο υπεύθυνη προσέγγιση για τη διαμόρφωση του προϋπολογισμού και την επακόλουθη υλοποίηση όλων των στόχων του. Ωστόσο, είναι επίσης πολύ πιθανό ότι οι δείκτες που παρουσιάζονται «από κάτω» θα αλλάξουν σημαντικά στην κορυφή, κάτι που με τη σειρά του θα προκαλέσει αρνητικά σχόλια από υφισταμένους εάν η απόφαση είναι παράλογη.
Ο προϋπολογισμός από πάνω προς τα κάτω απαιτεί εξίσου δέσμευση από τη διοίκηση και σαφή κατανόηση των ιδιαιτεροτήτων της εταιρείας. Η διοίκηση πρέπει να είναι σε θέση να σχηματίσει μια απολύτως ρεαλιστική πρόβλεψη για την απαιτούμενη περίοδο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα επιτευχθεί συντονισμός των προϋπολογισμών των τμημάτων, θα ληφθούν υπόψη τα σημεία αναφοράς για τα κύρια σημεία (πωλήσεις, έξοδα, εισόδημα κ.λπ.), τα οποία θα βοηθήσουν στην αποτελεσματική αξιολόγηση της εργασίας των αρμόδιων κέντρων.
Ωστόσο, η πιο αποτελεσματική διαδικασία προϋπολογισμού είναι επαναληπτική. Οι χρηματοοικονομικοί δείκτες μειώνονται από την κορυφή και συλλέγονται γενικευμένες πληροφορίες από το κάτω μέρος, διαμορφώνεται ολόκληρο το σύστημα των προϋπολογισμών των επιχειρήσεων, αναλύονται από την άποψη της συμμόρφωσης με τους καθορισμένους στόχους της διαχείρισης (κερδοφορία, κύκλος εργασιών κ.λπ.). Έχουν επιτευχθεί δείκτες, ο προϋπολογισμός υπογράφεται από τη διεύθυνση. Εάν όχι, οι επαναλήψεις συνεχίζονται.
