Η εγγραφή εγγράφων είναι μια διαδικασία που εκφράζεται για τον καθορισμό διαπιστευτηρίων για ένα συγκεκριμένο έγγραφο κατά την αποστολή, λήψη, δημιουργία. Επί του παρόντος, χρησιμοποιούνται περιοδικά, κάρτες και αυτοματοποιημένες μορφές εγγραφής εγγράφων.
Η εσωτερική εγγραφή εγγράφων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των δραστηριοτήτων οποιουδήποτε κράτους ή δημοτικού φορέα, ιδρύματος, εμπορικής οργάνωσης ή μεμονωμένου επιχειρηματία. Στην πράξη, αυτή η διαδικασία βασίζεται στην επιδιόρθωση βασικών πληροφοριών σχετικά με το έγγραφο σε ειδική μορφή που χρησιμοποιείται για εσωτερική εγγραφή.
Σε αυτήν την περίπτωση, όχι μόνο τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα υπόκεινται συνήθως σε εσωτερική εγγραφή, αλλά και έγγραφα που δημιουργούνται στον ίδιο τον οργανισμό (για παράδειγμα, συμβάσεις με αντισυμβαλλόμενους). Οι ευθύνες για την καταχώριση εγγράφων ανατίθενται συχνά σε γραμματέα ή γραμματέα · σε μεγάλους οργανισμούς, δημιουργούνται ολόκληρα τμήματα για τη βελτιστοποίηση αυτής της διαδικασίας.
Ποιες είναι οι μορφές εσωτερικής εγγραφής εγγράφων
Η πιο κοινή μορφή εσωτερικής καταχώρισης εγγράφων είναι ακόμα η εγγραφή στο περιοδικό. Σε αυτήν την περίπτωση, οι πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα εισάγονται σε ένα ειδικό περιοδικό, χωρισμένο σε διάφορες στήλες. Φροντίστε να εισαγάγετε δεδομένα κατά την ημερομηνία παραλαβής, αποστολής ή δημιουργίας του εγγράφου, καταγράφεται ο αριθμός εγγραφής, το όνομα και η σύντομη περιγραφή του.
Μια εναλλακτική φόρμα είναι η καταχώριση εγγράφων με κάρτα, στην οποία πληροφορίες για κάθε έγγραφο εισάγονται σε ξεχωριστή κάρτα, οι κανόνες συμπλήρωσης που έχουν εγκριθεί εκ των προτέρων. Τέλος, η πιο προοδευτική φόρμα θεωρείται αυτοματοποιημένη εγγραφή εγγράφων, η οποία ελαχιστοποιεί τη γραφειοκρατία.
Ποια είναι η πιο κατάλληλη φόρμα για τον οργανισμό
Η εφημερίδα μορφή εσωτερικής καταχώρησης εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά σε μικρούς οργανισμούς, όπου ένας ειδικός είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή των σχετικών διαδικασιών. Το μειονέκτημα αυτής της φόρμας είναι ότι δεν είναι δυνατό για πολλούς υπαλλήλους να εργάζονται ταυτόχρονα για την εγγραφή εγγράφων, επομένως δεν είναι κατάλληλο για μεγάλες εταιρείες. Επιπλέον, παρουσία πολλών περιοδικών καταχώρησης εγγράφων (για παράδειγμα, σε διαφορετικά τμήματα), συχνά δημιουργείται σύγχυση με τα δεδομένα εγγραφής τους.
Αυτά τα μειονεκτήματα ξεπερνιούνται χρησιμοποιώντας τη φόρμα εσωτερικής κάρτας εγγραφής, η οποία σας επιτρέπει να καταγράφετε γρήγορα και αποτελεσματικά πληροφορίες σχετικά με οποιονδήποτε αριθμό εγγράφων. Εάν ο στόχος της εταιρείας είναι να ελαχιστοποιήσει τη γραφειοκρατία, συνιστάται να χρησιμοποιήσετε μια αυτοματοποιημένη εσωτερική φόρμα εγγραφής, η οποία θα απαιτεί εξειδικευμένο λογισμικό.
