Η διαδικασία έκδοσης παραγγελιών για την επιχείρηση καθορίζεται από τις οδηγίες για εργασία γραφείου. Ταυτόχρονα, η λογιστική και η αποθήκευση αυτών των εγγράφων φυλάσσονται σε ειδικό βιβλίο εγγραφής παραγγελιών, το οποίο πρέπει να υπάρχει σε κάθε οργανισμό.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε ένα μητρώο παραγγελιών. Σε μεγάλες επιχειρήσεις, αυτό γίνεται από ξεχωριστό υπάλληλο · οι μικρές εταιρείες διορίζουν ένα υπεύθυνο άτομο για τους σκοπούς αυτούς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εγκεκριμένη φόρμα του βιβλίου εγγραφής και να δημιουργήσετε ανεξάρτητα.
Βήμα 2
Δημιουργήστε το εξώφυλλο του βιβλίου καταγραφής παραγγελιών. Πρέπει να είναι κατασκευασμένο από πυκνό υλικό, ώστε τα φύλλα παραγγελίας να μην τσαλακώνουν κατά τη διάρκεια της αποθήκευσης. Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον 5 χρόνια.
Βήμα 3
Γράψτε στο εξώφυλλο το όνομα της επιχείρησης, τον τίτλο του βιβλίου και την περίοδο. Ανάλογα με τη συχνότητα έκδοσης παραγγελιών στον οργανισμό, το αρχείο καταγραφής μπορεί να υπολογιστεί για ένα μήνα, τρίμηνο ή έτος. Η πίσω πλευρά του εξωφύλλου περιέχει πληροφορίες σχετικά με το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση και την αποθήκευση του εγγράφου.
Βήμα 4
Επιλέξτε έναν από τους τρόπους αποθήκευσης παραγγελιών στο βιβλίο εγγραφής. Μπορούν να κολληθούν σε ένα βιβλίο ή να εισαχθούν με ένα συνδετικό. Η δεύτερη επιλογή είναι προτιμότερη σε περίπτωση που πρέπει να λάβετε μία από τις παραγγελίες και να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο αυτής. Όλες οι παραγγελίες πρέπει να τακτοποιούνται με χρονολογική σειρά. Ορισμένες επιχειρήσεις αφήνουν εφεδρικούς αριθμούς που μπορεί να χρειαστούν για την αναδρομική επεξεργασία παραγγελιών. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος είναι παράνομη, οπότε δεν πρέπει να την κακοποιείτε.
Βήμα 5
Αναπτύξτε μια κοινή φόρμα για εταιρικές παραγγελίες. Κατά κανόνα, πρόκειται για επιστολόχαρτο, στο πάνω μέρος του οποίου υπάρχουν προπαρασκευασμένες λεπτομέρειες της επιχείρησης: όνομα, διεύθυνση και πληροφορίες εγγραφής.
Βήμα 6
Εκδώστε την παραγγελία. Εισαγάγετε τον αριθμό και την ημερομηνία σύνταξής του. Μετά από αυτό, βρείτε έναν τίτλο που θα πρέπει να απαντήσει εν συντομία στην ερώτηση "σχετικά με το τι;" Το κύριο κείμενο αποτελείται από μια δήλωση της βάσης της παραγγελίας και του διοικητικού μέρους. Στο τέλος, τοποθετείται η υπογραφή του κεφαλιού ή άλλου εξουσιοδοτημένου ατόμου.
Βήμα 7
Μετά από αυτό, η παραγγελία συντάσσεται στο βιβλίο εγγραφής παραγγελιών. Εάν το έγγραφο επηρεάζει τους υπαλλήλους της επιχείρησης, για παράδειγμα, σχηματίζεται προμήθεια, τότε αυτά τα άτομα πρέπει να σημειώσουν ότι έχουν διαβάσει την παραγγελία και έχουν υποβάλει την υπογραφή τους.
