Όταν έχουν συσσωρευτεί πάρα πολλά έγγραφα και βρίσκονται σε ένα σωρό, μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβουμε ποια αναφέρεται σε τι. Η εύρεση του σωστού εγγράφου είναι ακόμη πιο δύσκολη. Για να λύσετε αυτό το πρόβλημα, πρέπει να οργανώσετε τα έγγραφά σας. Η περιγραφείσα μέθοδος είναι κατάλληλη όχι μόνο για την οργάνωση εγγράφων σε χαρτί, αλλά είναι αρκετά εφαρμόσιμη σε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή, φυσικά, με μικρές υποθέσεις.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η οργάνωση των εγγράφων σας είναι εύκολη, ακόμα κι αν υπάρχουν πάρα πολλά από αυτά. Εξετάστε όλα τα διαθέσιμα έγγραφα και δημιουργήστε μια λίστα με τις κατηγορίες με τις οποίες θα τα ταξινομήσετε. Προσδιορίστε εάν θα υπάρχουν υποκατηγορίες σε αυτήν τη λίστα. Για παράδειγμα, στη γενική κατηγορία συμβάσεων, μπορεί κανείς να διακρίνει συμβάσεις για την προμήθεια, για την παροχή υπηρεσιών. Μεταξύ των παραγγελιών, επισημάνετε τις γενικές παραγγελίες που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας και τις εντολές προσωπικού.
Βήμα 2
Μόλις ολοκληρωθεί η λίστα κατηγοριών, καθορίστε πώς και πού θα τοποθετήσετε τα έγγραφα. Συμφωνήστε με τη διαχείριση του κόστους αγοράς προμηθειών γραφείου (φακέλους, αρχεία, χρωματιστά αυτοκόλλητα), επειδή η ταξινόμηση και η διανομή εγγράφων είναι πιο ευχάριστη εάν δεν χρειάζεται να παίζετε με παλιούς φακέλους.
Βήμα 3
Ταξινόμηση των διαθέσιμων εγγράφων σύμφωνα με τη λίστα που έχετε συντάξει. Τοποθετήστε τα σε ξεχωριστές στοίβες. Εάν είναι απαραίτητο, γράψτε τα με ένα μολύβι ή κολλήστε ένα αυτοκόλλητο (ώστε να μην μπερδευτείτε κατά τη διαδικασία ταξινόμησης).
Βήμα 4
Αξιολογήστε εάν έγγραφα μιας κατηγορίας (υποκατηγορία) θα χωρέσουν στο φάκελο και θα τα αρχειοθετήσουν. Είναι καλύτερα να τακτοποιήσετε έγγραφα σύμφωνα με την ημερομηνία προετοιμασίας τους. Κατά κανόνα, στην καθημερινή εργασία, τα έγγραφα αρχειοθετούνται καθώς δημιουργούνται, με τα πιο πρόσφατα έγγραφα στην κορυφή. Κατά τη μεταφορά περιπτώσεων στο αρχείο, η σειρά αλλάζει (στην κορυφή είναι το παλαιότερο έγγραφο, στο κάτω μέρος - το αργότερο μέχρι την ημερομηνία δημιουργίας).
Βήμα 5
Εάν υποβάλλετε έγγραφα από διαφορετικά χρόνια στον ίδιο φάκελο, διαχωρίστε οπτικά το ένα έτος από το άλλο με ένα χρωματιστό αυτοκόλλητο ή ένα μεγαλύτερο φύλλο. Τέτοιοι σελιδοδείκτες διευκολύνουν την εύρεση του επιθυμητού εγγράφου στο μέλλον.
Βήμα 6
Δημιουργήστε ένα συνημμένο για το επόμενο έγγραφο.
Βήμα 7
Εάν είναι απαραίτητο, συντάξτε ένα μητρώο όλων των φακέλων με έγγραφα, αναφέροντας το περιεχόμενο κάθε φακέλου, την ημερομηνία δημιουργίας του και το τέλος της συντήρησης, τη θέση αποθήκευσης και ούτω καθεξής. Τακτοποιήστε τους φακέλους έτσι ώστε να είναι βολικό να τους χρησιμοποιήσετε και δεν χρειάζεται να τους «σπάσετε» μέσα από έναν τόνο απορριμμάτων χαρτιού.
