Ο εργοδότης μπορεί να εξοικειωθεί με το πρόγραμμα διακοπών των υπαλλήλων του με διάφορους τρόπους. Τις περισσότερες φορές, οι υπηρεσίες προσωπικού εκδίδουν ένα ειδικό φύλλο γνωριμίας ή συμπληρώνουν την τελευταία στήλη στο ίδιο το έγγραφο.
Μία από τις ευθύνες κάθε εργοδότη είναι η έγκαιρη εξοικείωση των εργαζομένων με τοπικές πράξεις που εκδίδονται στην εταιρεία και σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητές τους. Η μη τήρηση αυτής της υποχρέωσης μπορεί να οδηγήσει σε διοικητική ευθύνη, καθώς και να δημιουργήσει πρόσθετα προβλήματα στις σχέσεις με τους εργαζομένους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι διευθυντές και οι υπηρεσίες προσωπικού των επιχειρήσεων εξοικειώνουν τους εργαζομένους με τέτοια έγγραφα κατά της υπογραφής, τα οποία κατοχυρώνονται επίσης στην εργατική νομοθεσία. Μία από τις τοπικές πράξεις του καθορισμένου τύπου είναι το πρόγραμμα διακοπών των εργαζομένων, για το οποίο μπορούν να χρησιμοποιηθούν δύο μέθοδοι: η κατάρτιση ξεχωριστού φύλλου γνωριμίας ή η συλλογή υπογραφών υπαλλήλων απευθείας στο ίδιο το πρόγραμμα.
Κατάρτιση δελτίου εξοικείωσης εργαζομένων
Η δημιουργία ενός ξεχωριστού εγγράφου που ονομάζεται φύλλο γνωριμίας είναι ένας καθολικός τρόπος επικοινωνίας πληροφοριών σχετικά με το πρόγραμμα διακοπών στους υπαλλήλους. Αυτός ο τύπος ειδοποίησης χρησιμοποιείται από τους περισσότερους οργανισμούς και το κύριο καθήκον του φύλλου γνωριμίας είναι να λάβει γραπτή επιβεβαίωση από τους υπαλλήλους ότι έχουν διαβάσει το έγγραφο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αυτό το έγγραφο μπορεί να συνταχθεί σε οποιαδήποτε μορφή, αλλά πρέπει να αναφέρει τις λεπτομέρειες του προγράμματος διακοπών για το αντίστοιχο ημερολογιακό έτος, καθώς και τα ονόματα των υπαλλήλων και να συλλέξει τις προσωπικές του υπογραφές. Τα επώνυμα και οι υπογραφές συνήθως τοποθετούνται με τη μορφή πίνακα, η οποία απλοποιεί την οργάνωση της διαδικασίας εξοικείωσης με τοπικές πράξεις.
Συλλογή υπογραφών υπαλλήλων στο πρόγραμμα διακοπών
Ορισμένα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού προτιμούν να συλλέγουν υπογραφές υπαλλήλων σχετικά με την εξοικείωση με το πρόγραμμα διακοπών απευθείας σε αυτό το έγγραφο. Η μορφή του προγράμματος διακοπών είναι ενοποιημένη, ωστόσο, με σκοπό την ειδοποίηση του υπαλλήλου, χρησιμοποιείται συχνά η τελευταία στήλη αυτού του εγγράφου χωρίς αξίωση, η οποία ονομάζεται "Σημείωση". Δεδομένου ότι όλα τα δεδομένα κάθε υπαλλήλου στο πρόγραμμα, καθώς και οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης των διακοπών του κατά το επόμενο ημερολογιακό έτος σε αυτήν την τοπική πράξη έχουν ήδη χωριστεί σε ξεχωριστές γραμμές, η προσωπική υπογραφή στην τελευταία στήλη της αντίστοιχης Η γραμμή επιβεβαιώνει αυτόματα το γεγονός ότι ο υπάλληλος είναι εξοικειωμένος με το έγγραφο. Αυτή η μέθοδος επικοινωνίας πληροφοριών δεν απαγορεύεται πουθενά, αλλά χρησιμοποιείται σχετικά σπάνια.
