Ένα απόσπασμα από το πρωτόκολλο είναι απαραίτητο χαρακτηριστικό της ροής εργασιών οποιουδήποτε οργανισμού. Έχοντας μια νομική ισχύ παρόμοια με το πρωτότυπο έγγραφο, το απόσπασμα πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Κατά την προετοιμασία των σχετικών εγγράφων, πρέπει να δοθεί προσοχή στη λεπτομέρεια.
Κατά κανόνα, οι απαιτήσεις για την εκτέλεση αποσπασμάτων από τα πρακτικά καθορίζονται σε κάθε επιχείρηση σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων. Ωστόσο, υπάρχουν γενικά αποδεκτοί κανόνες για τον τρόπο σύνταξης αυτού του εγγράφου.
Ένα απόσπασμα από τα πρακτικά είναι ένα ακριβές αντίγραφο του κειμένου του πρωτότυπου εγγράφου για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Έτσι, ένα απόσπασμα από τα πρακτικά της συνεδρίασης πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του διοικητικού οργάνου, του οποίου η συνεδρίαση καταγράφηκε. Κατά κανόνα, αυτές οι πληροφορίες αναφέρονται στον τίτλο του εγγράφου. Εδώ ο τύπος εγγράφου "Protocol" αλλάζει σε "Extract from the Protocol". Σε ορισμένες περιπτώσεις, η επιγραφή "Δήλωση" δίνεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.
Επιπλέον, για να διατηρηθεί η νομική ισχύς του πρωτοτύπου, το απόσπασμα από το πρωτόκολλο πρέπει να περιέχει πληροφορίες:
- ημερομηνία, τόπος και ώρα της συνεδρίασης ·
- πληροφορίες σχετικά με την παρουσία απαρτίας για τη λήψη αποφάσεων ·
- πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που ασκεί τα καθήκοντα του προεδρεύοντος ·
- πληροφορίες σχετικά με το άτομο που εκτελεί τα καθήκοντα του γραμματέα.
Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης περιορίζεται σε ένα συγκεκριμένο θέμα για το οποίο προετοιμάζεται ένα απόσπασμα. Ομοίως, όλα τα τμήματα που σχετίζονται με τη συζήτηση ζητημάτων τρίτων εξαιρούνται από το έγγραφο.
Η εξέταση του θέματος στην ημερήσια διάταξη, στην οποία προετοιμάζεται το απόσπασμα, δίνεται ακριβώς με τον αύξοντα αριθμό, τη διατύπωση, την πορεία της συζήτησης και τις αποφάσεις που λαμβάνονται.
Στο τέλος, το απόσπασμα υπογράφεται από τον προεδρεύοντα και πιστοποιείται από τη σφραγίδα. Αυτό ακολουθείται από την απαραίτητη επιβεβαίωση της αυθεντικότητάς της "Η δήλωση είναι σωστή" ("Σωστή") και τίθεται η υπογραφή του γραμματέα με αποκρυπτογράφηση.
Το πρωτότυπο απόσπασμα από τα πρακτικά είναι αριθμημένο, ραμμένο και πιστοποιημένο από τη σφραγίδα και την υπογραφή εξουσιοδοτημένου ατόμου.
