Αργά ή γρήγορα, κάθε εργαζόμενος έρχεται αντιμέτωπος με το ερώτημα: πώς να συντάξει σωστά μια έκθεση για την εργασία του. Οποιαδήποτε αναφορά είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τον υπάλληλο και τον διευθυντή, με τη βοήθεια αυτού του τυποποιημένου τύπου επικοινωνίας, ο διευθυντής λαμβάνει τις πληροφορίες που χρειάζεται, τις οποίες πρέπει να αναλύσει και να αξιολογήσει τις δραστηριότητες του υπαλλήλου.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο τύπος της έκθεσης που πρέπει να καταρτιστεί: εφάπαξ ή εργασία. Οι εφάπαξ αναφορές συντάσσονται συνήθως με βάση τα αποτελέσματα συγκεκριμένων δραστηριοτήτων και οι εργαζόμενοι σας επιτρέπουν να αναλύετε περιοδικά την εργασία που εκτελείται από τον υπάλληλο (όγκος και αποτέλεσμα).
Οι περιοδικές αναφορές μπορεί να είναι: καθημερινές (μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση σημαντικών βραχυπρόθεσμων έργων ή κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου ενός εργαζομένου), εβδομαδιαίες (πιο συχνές), μηνιαίες, τριμηνιαίες και έτοιμες (αυτός ο τύπος αναφοράς περιέχει μεγάλο αριθμό αναλυτικών πληροφοριών και συνήθως παρέχεται σε ανώτερα διευθυντικά στελέχη).
Βήμα 2
Λοιπόν, πώς γράφετε μια αναφορά εργασίας σωστά;
Πρώτον, πρέπει να αποφασίσετε για το χρονοδιάγραμμα της έκθεσης και να σχεδιάσετε στο πρόγραμμα εργασίας σας την ώρα για την προετοιμασία της. Αυτό μπορεί να είναι ένα μικρό χρονικό διάστημα κάθε μέρα ή μια συγκεκριμένη ώρα που διατίθεται για τη σύνταξη ολόκληρης της αναφοράς ταυτόχρονα, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να μην καθυστερήσει μέχρι την προθεσμία.
Βήμα 3
Πρώτα απ 'όλα, αποφασίστε για τους τελικούς στόχους της εργασίας σας. Το περιεχόμενο της έκθεσης πρέπει να είναι ενημερωτικό, σαφές και κατά προτίμηση συνοπτικό. Μην ξεχνάτε τον «κανόνα των επτά», που λέει ότι η συνείδησή μας μπορεί να αφομοιώσει αποτελεσματικά 7 στοιχεία ταυτόχρονα (+/- 2). Κατά συνέπεια, είναι επιθυμητό να επισημάνετε ακριβώς αυτόν τον αριθμό σημείων ή τμημάτων στην αναφορά.
Βήμα 4
Είναι σημαντικό να είστε σε θέση να εστιάσετε στα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων σας, να περιγράψετε ποιες εργασίες ολοκληρώθηκαν και όχι απλώς να αναφέρετε τις ενέργειες που εκτελέστηκαν για μια συγκεκριμένη περίοδο.
Βήμα 5
Για μεγαλύτερη σαφήνεια, δώστε στην απάντησή σας πίνακες, εικόνες, διαγράμματα.
Βήμα 6
Η κατάσταση απλοποιείται, εάν η εταιρεία σας έχει ήδη αναπτύξει φόρμες αναφοράς (φόρμες, πίνακες που πρέπει να συμπληρωθούν κάνοντας τα σχόλιά σας)
Βήμα 7
Δεν είναι μόνο αυτό που γράψατε στην αναφορά, αλλά και το πώς το στείλατε. Εδώ πρέπει να θυμάστε τον χρυσό κανόνα: οι καθημερινές αναφορές αποστέλλονται στο τέλος της εργάσιμης ημέρας και όχι το επόμενο πρωί. Εβδομαδιαία - Παρασκευή βράδυ, όχι Δευτέρα πρωί.
Βήμα 8
Μια άλλη συμβουλή: προτού στείλετε την αναφορά, διαβάστε την ξανά, προσπαθήστε να την κάνετε στα μάτια της διοίκησής σας. Τι ερωτήσεις έχετε; Ίσως είναι απαραίτητο να προσθέσετε κάτι ή, αντίθετα, να απλοποιήσετε τις πληροφορίες όσο το δυνατόν περισσότερο.
