Οι αναφορές που πρέπει να συντάξουμε στην εργασία είναι διαφορετικές. Κατά συχνότητα, μπορούν να είναι εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια. Τα δύο πρώτα είναι τα πιο βολικά για λειτουργικό έλεγχο, διαχείριση και ανάλυση. Οι τριμηνιαίες εκθέσεις παρέχουν ανάλυση των δραστηριοτήτων ενός τμήματος ή εταιρείας και παρουσιάζουν τα αποτελέσματά της για το τρέχον τρίμηνο. Οι ετήσιες εκθέσεις συνήθως συντάσσονται για διευθυντικά στελέχη και περιέχουν πλήρεις αναλυτικούς υπολογισμούς για όλους τους τύπους επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Πώς να συντάξετε μια επιχειρησιακή έκθεση για το έργο;
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν η συχνότητα της αναφοράς είναι εβδομαδιαία ή μηνιαία, φροντίστε να προγραμματίσετε τη σύνταξή της και να τη λάβετε υπόψη στο πρόγραμμα εργασίας σας. Όσοι δεν τους αρέσει να γράφουν αναφορές απλά δεν σκοπεύουν να τις γράψουν, επομένως δεν έχουν πάντα αρκετό χρόνο για αυτό. Είναι καλύτερο να γράφετε συνεχώς την αναφορά σας, να επισημαίνετε ολοκληρωμένες εργασίες και έργα και να τις καταχωρίσετε σε ένα ειδικό ημερολόγιο. Εάν αφιερώνετε 5 λεπτά καθημερινά, τότε η αναφορά για την εβδομάδα δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 10 λεπτά.
Βήμα 2
Διατηρήστε τη μηνιαία ή εβδομαδιαία αναφορά εργασίας σας σύντομη και σαφής. Αναφέρετε συγκεκριμένες περιπτώσεις και συγκεκριμένους αριθμούς που χαρακτηρίζουν την παραγωγικότητα της εργασίας σας. Εάν μειώθηκε σημαντικά σε σύγκριση με την προηγούμενη περίοδο, τότε αναφέρετε στην έκθεσή σας τους αντικειμενικούς λόγους της παλινδρόμησης και ζητήστε από τις αρχές να το σχολιάσουν προκειμένου να επιστήσουν την προσοχή στο πρόβλημα, η λύση του οποίου δεν εξαρτάται μόνο από εσάς. Αυτό θα είναι ένα είδος «άχυρου» που έβαζες στο κρεβάτι εγκαίρως.
Βήμα 3
Μην γράφετε περισσότερες αναφορές από μια σελίδα. Εάν έχετε λίγο χρόνο να το γράψετε, τότε η διοίκηση επίσης δεν έχει χρόνο να διαβάσει τα μακρά έγγραφα ενός ατόμου που δεν είναι σε θέση να συγκεντρώσει τις σκέψεις του και να παρουσιάσει εν συντομία το αποτέλεσμα της εργασίας του. Διατρέχετε απλώς τον κίνδυνο να υποτιμηθείτε, επειδή το αφεντικό δεν έχει αρκετή δύναμη να διαβάσει για όλα τα εργασιακά σας κατορθώματα που μόλις καταφέρατε να ολοκληρώσετε σε μια εργάσιμη εβδομάδα ή μήνα.
Βήμα 4
Η δομή της παρουσίασης των πληροφοριών πρέπει να είναι ομοιόμορφη σε ολόκληρο το έγγραφο. Σκεφτείτε το, ίσως θα ήταν πιο βολικό να συντάξετε τέτοιες αναφορές σε μορφή πίνακα.
