Οι συναντήσεις αποτελούν ουσιαστικό στοιχείο της επιχειρηματικής ζωής. Είναι ένα εργαλείο για την παρακολούθηση, τον καθορισμό των στόχων διαχείρισης και την εφαρμογή των σχολίων. Στη συνάντηση, γίνονται αναφορές και παρέχονται πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση. Οι συμμετέχοντες έχουν την ευκαιρία να συναντηθούν μεταξύ τους και τελικά να λάβουν τις απαραίτητες αποφάσεις για την επιτυχή ολοκλήρωση των ανατεθεισών εργασιών.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ορίστε τον σκοπό της συνάντησης. Οι συμμετέχοντες μπορούν να συναντηθούν, για παράδειγμα, να πραγματοποιήσουν μια προκαταρκτική ανταλλαγή απόψεων, να ακούσουν μια έκθεση σχετικά με την κατάσταση, να προετοιμάσουν συστάσεις για την επίλυση οποιωνδήποτε ζητημάτων ή να αποδεχτούν αυτά τα ζητήματα. Το θέμα της συνάντησης πρέπει να ενδιαφέρει κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση.
Βήμα 2
Δημιουργήστε μια ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Σε αυτό, υποδείξτε μια λίστα ερωτήσεων που πρέπει να ακουστούν και να συζητηθούν κατά τη διάρκεια αυτής. Πρέπει να συζητηθούν μόνο εκείνα τα ζητήματα που δεν μπορούν να επιλυθούν με λειτουργική σειρά. Στείλτε την προκαταρκτική ημερήσια διάταξη της συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες και ακούστε τις επιθυμίες και τα σχόλιά τους σχετικά με το θέμα και την ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Προσαρμόστε την ημερήσια διάταξη λαμβάνοντας υπόψη τις εκφρασμένες επιθυμίες.
Βήμα 3
Αποφασίστε σχετικά με τον τόπο, την ώρα και τον τρόπο της σύσκεψης. Ορίστε ομιλητές και σημεία εστίασης για κάθε θέμα στην ημερήσια διάταξη. Ζητήστε από τους παρουσιαστές να υποβάλουν τις περιλήψεις τους εκ των προτέρων. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα της συνάντησης, υποδείξτε τον χρόνο που διατίθεται για συζήτηση για κάθε θέμα. Στείλτε την τελική ημερήσια διάταξη και την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης σε κάθε συμμετέχοντα.
Βήμα 4
Εάν είναι απαραίτητο, στείλτε στους συμμετέχοντες τα αποσπάσματα των εκθέσεων που θα παρουσιαστούν στη συνάντηση, σχέδια αποφάσεων που πρέπει να ληφθούν, ενημερωτικές σημειώσεις και αναλυτικό υλικό.
Βήμα 5
Εξετάστε το ερώτημα για το πώς μπορείτε να τοποθετήσετε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση καλύτερα, προκειμένου να μειώσετε στο ελάχιστο την πιθανότητα καταστάσεων σύγκρουσης. Οι ψυχολόγοι παρατήρησαν ότι πιο συχνά οι άνθρωποι που κάθονται αντικρισμένοι μπαίνουν σε διαμάχες και διαμάχες, λιγότερο συχνά εκείνοι που κάθονται το ένα δίπλα στο άλλο. Εξετάστε αυτόν τον παράγοντα.
Βήμα 6
Προσδιορίστε έναν πρόεδρο που θα είναι σε θέση να διευθύνει τη συνεδρίαση, ώστε όλα τα ζητήματα να επιλύονται με τον βέλτιστο τρόπο και το συντομότερο δυνατό χρόνο. Για να το κάνει αυτό, πρέπει να παρέχει εποικοδομητικές αποφάσεις από κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση και να κάνει τη συζήτηση επιχειρηματική.
Βήμα 7
Εξασφαλίστε αυστηρή σειρά εκτέλεσης του προγράμματος της συνάντησης και θα είναι αρκετά επιτυχής και οι αποφάσεις που θα ληφθούν θα είναι αποτελεσματικές.
