Προς το παρόν, καμία σοβαρή επιχείρηση δεν μπορεί να κάνει χωρίς επαγγελματική αλληλογραφία, οπότε η απόκτηση δεξιοτήτων είναι εξαιρετικά σημαντική στη σύγχρονη κοινωνία. Επιπλέον, αυτές οι δεξιότητες είναι απαραίτητες όχι μόνο για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αλλά και για απλούς υπαλλήλους που μπορούν να επικοινωνήσουν με τους συνεργάτες της εταιρείας.
Οδηγίες
Βήμα 1
Επικεντρωθείτε στον σκοπό της αλληλογραφίας και ακολουθήστε την στην επιστολή. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο, πρώτα απ 'όλα, να κατανοήσουμε ότι οποιαδήποτε επικοινωνία επιδιώκει την ανάγκη ενημέρωσης του συνομιλητή ή των πεποιθήσεών του. Ανάλογα με μια συγκεκριμένη κατάσταση, η έμφαση μπορεί να μετατοπιστεί στη μία πλευρά.
Βήμα 2
Δημιουργήστε μια θετική επιχειρηματική εικόνα στα μάτια του συνομιλητή. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει αυτό το βήμα να παραμεληθεί ή να αντιμετωπιστεί με αμέλεια, καθώς η διαμορφωμένη στάση απέναντι στον αποστολέα της επιστολής, έστω και από μια σύντομη ανάγνωση, θα παραμείνει στη μνήμη του παραλήπτη για μεγάλο χρονικό διάστημα. Η επιχειρηματική εικόνα μιας επιστολής επηρεάζεται από έξι βασικά κριτήρια, όπως: η σωστή επιλογή του αντικειμένου της επιστολής, ο χρόνος απόκρισης στην επιστολή, η σωστή προσωπική έκκληση, η έκφραση ευγνωμοσύνης για την ανάγνωση της επιστολής, το τέλος της επιστολής σε θετική σημείωση και τη σωστή υπογραφή του αποστολέα.
Βήμα 3
Διαμορφώστε μια πιστή στάση πελατών απέναντι στον εαυτό σας ή στην εταιρεία σας στην επιστολή. Σύμφωνα με τους εμπόρους, περίπου το 80% των κερδών της εταιρείας προέρχονται από τους τακτικούς πελάτες της, οπότε οι απαιτήσεις τους πρέπει να αντιμετωπίζονται με ιδιαίτερη προσοχή. Για να αυξήσετε την πίστη των τακτικών πελατών, θα πρέπει να ελέγξετε τα ακόλουθα τρία σημεία στην επιστολή: δώστε προσοχή στις ανάγκες του πελάτη, χρησιμοποιήστε το λεξιλόγιο του παραλήπτη στο κείμενο της επιστολής και ακολουθήστε τη λογική του παραλήπτη. Μόνο πλησιάζοντας τον πελάτη, ο αποστολέας θα μπορεί να ικανοποιήσει πλήρως τις επιθυμίες του.
Βήμα 4
Χωρίστε το γράμμα σε σημασιολογικά στοιχεία. Σε αυτήν την περίπτωση, θα ακούγεται πιο πειστικό για τον παραλήπτη. Υπάρχουν τρία τέτοια στοιχεία: πληροφορίες σχετικά με το τι προσφέρει ο αποστολέας, ένα σαφές μήνυμα για το πώς θα ωφεληθεί ο παραλήπτης και πειστικά επιχειρήματα για την απόδειξη των κύριων σημείων της επιστολής.
Βήμα 5
Δομή προτάσεων έτσι ώστε να αντιστοιχούν σαφώς στους κανόνες της γλώσσας στην οποία γράφονται. Αυτή η ορθογραφία επηρεάζει την αντίληψη ενός ατόμου για πληροφορίες. Τακτοποιήστε τα μέλη της πρότασης με την απλούστερη αποδεκτή σειρά για μια συγκεκριμένη γλώσσα. Οι ίδιες οι προτάσεις πρέπει να είναι περιεκτικές και κατανοητές. Τοποθετήστε επιπλέον κενά μεταξύ των παραγράφων για να διευκολύνετε τον αναγνώστη να κατανοήσει τις πληροφορίες.
