Οι εκπρόσωποι μιας μεγάλης ποικιλίας επαγγελμάτων στη ροή εργασίας συχνά απαιτούν την ικανότητα δημιουργίας επιχειρηματικών εγγράφων και σύνταξης επιχειρηματικών επιστολών. Έχοντας μάθει πώς να γράφετε επαγγελματικές επιστολές με ικανοποίηση, θα δημιουργήσετε στα μάτια των πελατών, των υπαλλήλων και των συνεργατών σας τη σωστή εικόνα ενός σοβαρού υπαλλήλου που γνωρίζει την αξία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας και έχει τις δεξιότητες της επιχειρηματικής γραφής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η εκμάθηση πώς να γράφετε επαγγελματικές επιστολές δεν είναι τόσο δύσκολη όσο φαίνεται - πρέπει να ακολουθήσετε έναν αριθμό κανόνων που είναι απαραίτητοι κατά τη σύνταξη μιας τέτοιας αλληλογραφίας. Ο πρώτος κανόνας είναι η ακρίβεια. Κατά τη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβής και ότι δεν υπάρχουν παρασιτικές λέξεις, καθώς και επαγγελματικές λέξεις, αργκό και λόγια που δεν αντιστοιχούν στο στυλ της επαγγελματικής αλληλογραφίας.
Βήμα 2
Αποφύγετε στο κείμενο του γράμματος έννοιες και όρους που μπορούν να ερμηνευθούν με δύο τρόπους ή λανθασμένα.
Βήμα 3
Να είστε όσο το δυνατόν πιο λακωνικοί - προσπαθήστε να προσαρμόσετε μια ολοκληρωμένη και πλήρη σκέψη στη συντομότερη δυνατή μορφή. Μην γράφετε σε τρεις σελίδες που μπορούν να χωρέσουν σε μερικές προτάσεις. Η επιστολή πρέπει να είναι ενδιαφέρουσα για τον παραλήπτη σας και είναι σημαντικό για αυτόν να εξαγάγει πολύτιμες πληροφορίες από αυτήν, η οποία καθίσταται προβληματική όταν η επιστολή αποδειχθεί πολύ μεγάλη.
Βήμα 4
Δημιουργήστε την πρώτη φράση της επιστολής έτσι ώστε να προκαλεί έντονο ενδιαφέρον μεταξύ του παραλήπτη - αυτό σημαίνει ότι οι πρώτες φράσεις θα πρέπει να περιέχουν βασικές πληροφορίες σχετικά με το τι θα περιγραφεί περαιτέρω στην επιστολή. Μην κάνετε μια μακρά εισαγωγή από μακρά και χωρίς νόημα χαιρετισμούς
Βήμα 5
Κατά τη σύνταξη της διατύπωσης της επιστολής, να είστε πειστικοί, ικανοί και επίσης μην ξεχάσετε να υποστηρίξετε τα λόγια σας με γεγονότα, παραδείγματα, συνδέσμους, τυχόν έγγραφα ή υλικό.
Βήμα 6
Ποτέ μην εμπιστεύεστε τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών σε γραμματείς ή υπαλλήλους - γράψτε μόνοι σας όλες τις επιστολές. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι η επιστολή γράφτηκε σύμφωνα με όλους τους κανόνες, λαμβάνοντας υπόψη την άποψη του παραλήπτη και τα μεμονωμένα χαρακτηριστικά και ενδιαφέροντά του.
