Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν επαγγελματικές επιστολές στη δουλειά τους. Ένα από αυτά είναι μια επιστολή επιβεβαίωσης. Αποστέλλεται προκειμένου να επιβεβαιωθεί η παραλαβή οποιουδήποτε υλικού, πληροφοριών και άλλων εγγράφων. Συντάσσεται γραπτώς και σε οποιαδήποτε μορφή. Ποια είναι η διαδικασία σύνταξης αυτής της επιστολής;
Οδηγίες
Βήμα 1
Φτιάξτε την επιστολή επιβεβαίωσης στο επιστολόχαρτο του οργανισμού, φυσικά, δεν είναι απαραίτητο, αλλά θα είναι καλύτερο. Στην επάνω δεξιά γωνία, υποδείξτε τις λεπτομέρειες του οργανισμού σας, παρακάτω γράψτε σε ποιον απευθύνεται αυτό το έγγραφο, για παράδειγμα, Γενικός Διευθυντής της Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Βήμα 2
Πολλοί οργανισμοί καταγράφουν εισερχόμενα / εξερχόμενα μηνύματα σε αρχεία καταγραφής, οπότε συνιστάται να σημειώσετε τον σειριακό αριθμό της αλληλογραφίας και την ημερομηνία σύνταξης. Αφήστε επίσης μια κενή γραμμή για τις ίδιες λεπτομέρειες του παραλήπτη.
Βήμα 3
Στη συνέχεια, στο κέντρο, υποδείξτε τον τίτλο, δηλαδή, το αντικείμενο της επιστολής, για παράδειγμα, σχετικά με την αύξηση των τιμών των υπηρεσιών. Μετά από αυτό, γράψτε το όνομα ή τη θέση του ατόμου στο οποίο υποβάλλετε αίτηση, για παράδειγμα, Αγαπητέ κ. Ivanov. Να θυμάστε ότι δεν επιτρέπονται συντομογραφίες.
Βήμα 4
Στη συνέχεια, γράψτε τον σκοπό της επιστολής, για παράδειγμα, "Σας ενημερώνουμε ότι έχουμε διαβάσει τον τιμοκατάλογό σας και είμαστε έτοιμοι να συνεργαστούμε στο μέλλον."
Βήμα 5
Το παρακάτω είναι το κύριο μέρος της επιστολής, αλλά δεν απαιτείται. Εδώ μπορείτε να καθορίσετε τους όρους, για παράδειγμα, όταν συμφωνείτε με τη συνεργασία και άλλες πληροφορίες.
Βήμα 6
Στη συνέχεια έρχεται το τελευταίο μέρος της επιστολής επιβεβαίωσης, το περιεχόμενο της οποίας εξαρτάται από το βαθμό γνωριμίας σας με τον παραλήπτη, μπορεί να είναι φράσεις: "Με εκτίμηση …", "Με εκτίμηση …" ή "Με τις καλύτερες ευχές… ".
Βήμα 7
Τα συνημμένα μπορούν να συνταχθούν μέχρι το γράμμα επιβεβαίωσης, για παράδειγμα, γραφήματα, τυχόν υπολογισμούς. Αυτό γίνεται για να μην γεμίσει το γράμμα με περιττές πληροφορίες και έτσι να είναι ευανάγνωστο. Στο κείμενο, πρέπει απλώς να αναφερθείτε σε αυτές τις πηγές.
Βήμα 8
Στο τέλος της επιστολής, ο επικεφαλής πρέπει να φέρει την υπογραφή και τη σφραγίδα του οργανισμού. Στείλτε την επιστολή της επιχείρησής σας μέσω ταχυδρομείου ή παραδώστε την αυτοπροσώπως. Μερικά άτομα χρησιμοποιούν e-mail για αυτό, πράγμα που εξοικονομεί χρόνο.
