Οι κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας απαιτούν να μην αφήνονται αναπάντητες επιστολές που λαμβάνονται από συναδέλφους και συνεργάτες. Ένας ειδικός ρόλος στην επίσημη αλληλογραφία ανήκει στην επιστολή επιβεβαίωσης. Αυτό το έγγραφο καθορίζει προκαταρκτικές συμφωνίες, τα γεγονότα λήψης και διαβίβασης οποιωνδήποτε πληροφοριών, την επιθυμία συμμετοχής σε μια συγκεκριμένη εκδήλωση κ.λπ. Υπάρχουν καθιερωμένες βασικές φράσεις για κάθε τύπο επιστολής επιβεβαίωσης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ετοιμάστε μια τυπική φόρμα Α4 για τη σύνταξη επιστολής επιβεβαίωσης. Στην επάνω αριστερή γωνία, φροντίστε να τοποθετήσετε πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό σας: πλήρες όνομα, νόμιμη διεύθυνση με ταχυδρομικό κώδικα, αριθμούς επικοινωνίας, αριθμός πρωτεύουσας κατάστασης (OGRN) και άλλες πληροφορίες. Στην επάνω δεξιά γωνία, αναφέρετε τα στοιχεία του παραλήπτη: όνομα του οργανισμού παραλήπτη, θέση, επώνυμο και αρχικά του ατόμου στο οποίο αποστέλλεται η επιστολή επιβεβαίωσης, πλήρης ταχυδρομική διεύθυνση.
Βήμα 2
Διατυπώστε τον τίτλο του email σας. Αυτό θα διευκολύνει τον παραλήπτη να το αναγνωρίσει και να διευκολύνει την οργάνωση στα αρχεία του οργανισμού σας. Ο τίτλος θα πρέπει να είναι σύντομος και ενημερωτικός, για παράδειγμα: "Μετά την παραλαβή συμφωνίας προμήθειας από την LLC" NNN "ή" Κατά την επιβεβαίωση της συμμετοχής στο σεμινάριο 02.02.2002 ". Πληκτρολογήστε την επικεφαλίδα στα αριστερά κάτω από τις λεπτομέρειες του οργανισμού σας.
Βήμα 3
Αναχωρήστε 2-3 γραμμές από την επικεφαλίδα και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στον παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε την τυπική μορφή επίσημης διεύθυνσης στους επιχειρηματικούς εταίρους: "Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς!" ή "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ!"
Βήμα 4
Στο κύριο μέρος της επιστολής επιβεβαίωσης, περιγράψτε εν συντομία το γεγονός ότι ο οργανισμός σας έλαβε τυχόν έγγραφα, αγαθά, υπηρεσίες από τον παραλήπτη. Η διατύπωση πρέπει να είναι λακωνική και να μην υπερβαίνει τις 1-2 προτάσεις: "Η AAA LLC επιβεβαιώνει την παραλαβή 2 (δύο) αντιγράφων της συμφωνίας προμήθειας με ημερομηνία 12.02.2011 No. 34".
Βήμα 5
Εάν η επιστολή επιβεβαιώνει τις συμφωνίες που έχουν επιτευχθεί προηγουμένως, πρέπει να περιγράψετε εν συντομία την ουσία τους. Για παράδειγμα, πραγματοποιήθηκε συνομιλία μεταξύ των γενικών διευθυντών των επιχειρήσεων, στην οποία εξέφρασαν την πρόθεσή τους για αμοιβαία επωφελής συνεργασία, που επιτεύχθηκε κατά τις διαπραγματεύσεις στις 29 Ιανουαρίου 2010. Στείλτε τα απαραίτητα έγγραφα για τη σύναψη συμφωνίας."
Βήμα 6
Τερματίστε την επιστολή επιβεβαίωσης με μια φράση που εκφράζει ευγνωμοσύνη και ελπίδα για μακροχρόνια συνεργασία. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να ζητήσετε πρόσθετες πληροφορίες ή έγγραφα στο τέλος της επιστολής: "Επιβεβαιώνουμε τη συμμετοχή μας στο σεμινάριο για τα περιβαλλοντικά προβλήματα στις 23 Μαΐου 2008. Στείλτε το ερωτηματολόγιο του συμμετέχοντα στη διεύθυνση μας."
Βήμα 7
Εκτυπώστε το γράμμα σε δύο αντίγραφα και υπογράψτε με τον επικεφαλής του οργανισμού. Θα στείλετε ένα αντίγραφο στον παραλήπτη μέσω ταχυδρομείου, το δεύτερο - θα τεθεί στο δικό σας αρχείο για αποθήκευση.
