Μια επιστολή προς τον πελάτη γράφεται εάν είναι αδύνατο να εκπληρωθούν οι υποχρεώσεις του από τον οργανισμό σας, εάν δεν έχει μεταφέρει χρήματα για τα παραδοθέντα αγαθά και εάν υπάρχει ανάγκη να τον ενημερώσετε για τη νέα σειρά.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε την επιστολή σας ζητώντας από κάποιον που εκπροσωπεί τον οργανισμό του πελάτη. Σε αυτό το μέρος της επιστολής, είναι κατάλληλες εκφράσεις ευγένειας όπως "Αγαπητέ Ιβάν Αντρέβιτς", "Κύριε Ρεμιζόφ". Εάν η εταιρεία πελατών δεν έχει συγκεκριμένο άτομο με το οποίο έχουν δημιουργηθεί σχέσεις, επικοινωνήστε με το "Αξιότιμοι Κύριοι".
Βήμα 2
Γνωρίστε τον εαυτό σας με το όνομα του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε τυπικές φράσεις, για παράδειγμα, "Η MontazhSpetsStroy LLC θα ήθελε να εκφράσει τον σεβασμό μας προς εσάς και να ευχηθείτε την ευημερία του οργανισμού σας." Αυτό θα σας επιτρέψει να προσανατολίσετε τον πελάτη σας, διαβάζοντας το βασικό κείμενο, δεν θα αναρωτιέται ποιος είναι ο παραλήπτης της επιστολής.
Βήμα 3
Διατυπώστε τον λόγο της επιστολής. Η μορφή γραφής και το περιεχόμενο του μηνύματος εξαρτώνται από αυτό. Ο πιο συνηθισμένος λόγος για τη σύνταξη επιστολών σε έναν πελάτη είναι η μη πληρωμή για τα παραδοθέντα αγαθά ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Σε αυτήν την περίπτωση, ανατρέξτε στη σχετική ρήτρα της συμφωνίας, υποδείξτε ότι ο πελάτης είναι υπεύθυνος για την πληρωμή του τιμολογίου εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Εάν αυτή δεν είναι η πρώτη σας επιστολή σχετικά με αυτό το θέμα, απευθυνθείτε στην ευθύνη του πελάτη για παράλειψη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων που ορίζονται στο άρθρο X της συμφωνίας προμήθειας. Λάβετε υπόψη ότι σε περίπτωση μη πληρωμής λογαριασμών, θα πρέπει να πάτε στο δικαστήριο.
Βήμα 4
Ζητήστε συγνώμη από τον πελάτη εάν ο λόγος για τη σύνταξη της επιστολής ήταν η αδυναμία παράδοσης των αγαθών σε αυτόν εντός των όρων που καθορίζονται στη σύμβαση. Μην προσπαθήσετε να εξηγήσετε τους λόγους για τους οποίους χάνετε τον χρόνο παράδοσης, ο πελάτης δεν ενδιαφέρεται για αυτό, είναι καλύτερα να τον ενημερώσετε για το χρονικό διάστημα που ο οργανισμός σας θα μπορεί να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του βάσει της σύμβασης. Στο τέλος της επιστολής, χρησιμοποιήστε τις φράσεις "Ευχαριστώ για την κατανόησή σας", "Ελπίζουμε για περαιτέρω συνεργασία."
Βήμα 5
Ενημερώστε τον πελάτη για τη νέα σειρά προϊόντων που προσφέρει η εταιρεία σας, εάν ο συνεργάτης σας δεν γνωρίζει την αλλαγή σειράς. Σε μια τέτοια επιστολή, είναι επιθυμητό να αναφέρεται ποιες εκπτώσεις θα λάβει ο πελάτης κατά την κατάρτιση νέων συμβάσεων προμήθειας ως τακτικού πελάτη.
Βήμα 6
Εγγραφείτε στο τέλος της επιστολής. Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας έτσι ώστε ο πελάτης να γνωρίζει πώς να επικοινωνήσει με τον οργανισμό σας. Εύχομαι ό, τι καλύτερο για τον οργανισμό και το άτομο που τον εκπροσωπεί.
