Οι πολυπλοκότητες της αλληλογραφίας των επιχειρήσεων είναι γνωστές σε πολλούς. Κατά την υποβολή γραπτής προσφυγής στους προμηθευτές σας, δεν πρέπει να παραλείπεται ούτε μία λεπτομέρεια. Σε μια καλογραμμένη επιστολή εξαρτάται μερικές φορές από το πώς θα αναπτυχθούν περαιτέρω σχέσεις με την εταιρεία.
Είναι απαραίτητο
- ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ;
- στοιχεία του παραλήπτη ·
- εταιρικοί κανονισμοί για την επιχειρηματική αλληλογραφία ·
- σύμβαση παράδοσης ·
- νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας (αστικός κώδικας).
Οδηγίες
Βήμα 1
Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής σε έναν προμηθευτή, το πρώτο βήμα είναι να γράψετε μια σφραγίδα που να δείχνει τις λεπτομέρειες της εταιρείας. Μια απρόσωπη επιστολή μπορεί να μην έχει καμία επίδραση στον παραλήπτη. Συμπληρώστε σωστά το όνομα του οργανισμού, εάν είναι απαραίτητο, γράψτε το τμήμα και τη θέση του ατόμου που επικοινωνεί με τον προμηθευτή. Τα στοιχεία του οργανισμού πρέπει να αναφέρονται στην αρχή και στο τέλος της επιστολής. Πρέπει να υπάρχει μια νομική και φυσική διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου. Επίσης, γράψτε σε ποιον απευθύνεται αυτή η επιστολή.
Βήμα 2
Φροντίστε να αναφέρετε με βάση ποια έγγραφα ισχύει η συνεργασία μεταξύ των οργανισμών. Έτσι, ο παραλήπτης θα βρει γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα και θα καταλάβει τι λέγεται στο κείμενο της επιστολής.
Βήμα 3
Αντιμετωπίστε τον παραλήπτη με σεβασμό, εάν γνωρίζετε το όνομα και το πατρονυμικό, τότε συνιστάται να ορίσετε τον παραλήπτη στο γράμμα με αυτόν τον τρόπο. Δηλώστε την ουσία της ένστασής σας στο σώμα της επιστολής. Όλες οι απαραίτητες λεπτομέρειες πρέπει να περιγράφονται λεπτομερώς, σε ημερομηνίες και γεγονότα. Τερματίστε τα γράμματα με ένα μήνυμα σχετικά με το τι ακριβώς θέλετε από τον προμηθευτή. Συγκεκριμένα και διευθυντή γράψτε τις απαιτήσεις σας, το αίτημα, την ένσταση. Είναι αδύνατο να επιτρέψουμε την ασάφεια σε όσα ειπώθηκαν, διότι μια λανθασμένη αντίδραση μπορεί να ακολουθήσει ασαφείς φράσεις.
Βήμα 4
Εγγραφείτε στο τέλος του κειμένου. Εισαγάγετε την ημερομηνία του αιτήματος, απαιτείται επίσης υπογραφή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η επιστολή προς τον προμηθευτή είναι πιστοποιημένη από σφραγίδα ή σφραγίδα της εταιρείας. Ορισμένοι οργανισμοί έχουν έναν κανονισμό, ελέγξτε εάν ο οργανισμός σας έχει έναν τέτοιο κανονισμό.
Βήμα 5
Εκτυπώστε δύο αντίγραφα της επιστολής έτσι ώστε το κείμενο και η ημερομηνία της επιστολής να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή, συνιστάται να υποβάλετε αντίγραφο σε εξερχόμενα έγγραφα.
