Η σωστή αποθήκευση της τεκμηρίωσης θα αποφύγει προβλήματα με την εύρεση των σωστών συμβάσεων. Αφού αφιερώσετε λίγο χρόνο αρχειοθέτησης αξιών, θα είστε σίγουροι ότι τα απαραίτητα θα είναι πάντα ασφαλή και υγιή.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να βρείτε εύκολα το έγγραφο που χρειάζεστε, δημιουργήστε ένα λογιστικό βιβλίο. Δώστε στη σύμβαση έναν αριθμό και καταχωρίστε το σε αυτό το σημειωματάριο. Εκτός από τον αριθμό σειράς, γράψτε την ημερομηνία σύναψης της σύμβασης. Η γραμμή στο περιοδικό πρέπει να έχει την εξής μορφή: 1. Σύμβαση αριθ. 987DL με ημερομηνία 23.03.2010. Παράλληλα, στις σημειώσεις, αναφέρετε την ουσία του συμβολαίου, εάν απαιτείται από το εταιρικό στυλ αρχειοθέτησης.
Βήμα 2
Δημιουργήστε για κάθε νομικό πρόσωπο, εάν υπάρχουν πολλά από αυτά στον οργανισμό, το δικό του μητρώο εγγράφων. Χρησιμοποιήστε τα συμβατικά σύμβολα για να τα δηλώσετε. Για παράδειγμα, εισαγάγετε τα συμβόλαια της LLC "Funny Pictures" ως 987ВК. Και οι συμβάσεις από την OJSC "Murzilka" σηματοδοτούν 987M. Εκχωρήστε αυστηρά αριθμούς για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Βήμα 3
Υποβάλετε τη σύμβαση σε ένα φάκελο μόνο αφού περάσει από όλα τα στάδια έγκρισης, έχει υπογραφεί από τους γενικούς διευθυντές και των δύο μερών και έχουν τεθεί όλες οι σφραγίδες. Επιλέξτε συνδετικά με σκληρό εξώφυλλο για να διατηρήσετε τα έγγραφά σας ασφαλή. Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε νομική οντότητα.
Βήμα 4
Για να εισαγάγετε τη σύμβαση στο συνδετικό υλικό, αφαιρέστε προσεκτικά το συνδετήρα που συνδέει τα φύλλα. Τρυπήστε νέες τρύπες με μια τρύπα. Τοποθετήστε το έγγραφο σε ένα φάκελο και ασφαλίστε το με μεταλλικά έλικες. Διαχωρίστε το ένα συμβόλαιο από το άλλο με ένα κενό φύλλο Α4.
Βήμα 5
Υπάρχει ένας άλλος τρόπος αρχειοθέτησης εγγράφων. Αγοράστε ένα σύνολο διαφανών αρχείων. Τοποθετήστε κάθε συμβόλαιο σε ξεχωριστό κάλυμμα και ασφαλίστε το σε ένα φάκελο.
Βήμα 6
Μην εισάγετε πάρα πολλά συμβόλαια σε έναν φάκελο - τα φύλλα μπορεί να τσαλακωθούν. Το συνδετικό πρέπει να κλείνει εύκολα, έτσι ώστε το χαρτί να μην ξεφλουδίζει.
Βήμα 7
Αφήστε ένα ξεχωριστό ράφι στο ράφι για αποθήκευση φακέλων με έγγραφα. Στο τέλος του συνδέσμου, αναφέρατε το έτος και τη νομική οντότητα για την οποία καταρτίζονται οι συμβάσεις. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βρείτε γρήγορα τα συμβόλαια που χρειάζεστε, εάν χρειαστεί.
Βήμα 8
Δεν χρειάζεται να διατηρείτε φακέλους με έγγραφα που έχουν συναφθεί πριν από τρία έως τέσσερα χρόνια. Βάλτε τα σε σφιχτά κουτιά από χαρτόνι, υπογράφοντας το έτος και τη νομική οντότητα που κατέχει τη σύμβαση. Στείλτε τα δέματα στην αποθήκη. Βρείτε ένα στεγνό χώρο αποθήκευσης. Η υγρασία μπορεί να σκοτώσει τους τίτλους.
