Η ονοματολογία είναι μια λίστα με όλες τις περιπτώσεις που αποτελούν το αρχείο και ανοίγονται πρόσφατα σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό, που εισάγονται στο σύστημα. Πρέπει να αναφέρει το ευρετήριο της υπόθεσης, το όνομα, τους καθορισμένους όρους αποθήκευσης.
Ποικιλίες ονοματολογίας
Στην εργασία γραφείου, υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι ονοματολογίας: τυπικός, κατά προσέγγιση και ατομικός. Το πρότυπο καθορίζεται από τον ομοσπονδιακό νόμο και χρησιμεύει ως πρότυπο για την κατάρτιση της ονοματολογίας σε οργανισμούς του ίδιου τύπου. Η κατά προσέγγιση ονοματολογία δεν περιλαμβάνει έναν αυστηρά ομαλοποιημένο αριθμό περιπτώσεων. Περιέχει μια λίστα περιπτώσεων που συνιστώνται για άνοιγμα με τους δείκτες τους. Οι παραπάνω τύποι ονοματολογίας καταρτίζονται σε κρατικούς και δημοτικούς οργανισμούς και ιδρύματα. Υπάλληλοι ιδιωτικών οργανισμών βάσει νόμιμων εγγράφων, τύπων αναφοράς, σχεδίων εργασίας κ.λπ. αναπτύσσεται μια μεμονωμένη λίστα περιπτώσεων. Περιλαμβάνει ολόκληρο τον όγκο των σχηματισμένων περιπτώσεων της επιχείρησης.
Η διαδικασία σύνταξης της ονοματολογίας
Κάθε χρόνο, με βάση την παλιά, καταρτίζεται μια νέα ονοματολογία υποθέσεων. Επιπλέον, όλα τα έγγραφα υπόκεινται σε αναθεώρηση. Ένα σημαντικό στοιχείο της ονοματολογίας είναι η διάρκεια ζωής της υπόθεσης. Σε αυτή τη βάση, διακρίνονται περιπτώσεις προσωρινής, μακροχρόνιας και μόνιμης αποθήκευσης. Η διάρκεια των προσωρινών αρχείων αποθήκευσης είναι μικρότερη από δέκα χρόνια, η μακροπρόθεσμη αποθήκευση είναι μεγαλύτερη από δέκα χρόνια. Όσον αφορά τα έγγραφα με μια περίοδο αποθήκευσης που έχει λήξει, καταρτίζεται ένα απόθεμα, το οποίο δηλώνει τον σειριακό αριθμό του εγγράφου, το όνομα, το έτος δημιουργίας, τον αριθμό φύλλων και άλλες πληροφορίες σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Μετά την κατάρτιση του αποθέματος, αυτά τα έγγραφα υπόκεινται σε καταστροφή.
Δομικά, η ονοματολογία αντιπροσωπεύεται από τμήματα, υποενότητες. Ωστόσο, αυτή η διαίρεση είναι χαρακτηριστική για κυβερνητικούς οργανισμούς και ιδρύματα. Σε ιδιωτικούς οργανισμούς, αυτός ο διαχωρισμός είναι υπό όρους και μάλλον επισημαίνει τους κύριους τομείς των δραστηριοτήτων τους, παρά αντικατοπτρίζει τη σχέση εξουσίας και υπαγωγής.
Ο πίνακας ονοματολογίας αποτελείται από πέντε στήλες: η πρώτη περιέχει το ευρετήριο της υπόθεσης, η δεύτερη - το όνομα της υπόθεσης, η τρίτη - ο αριθμός των σελίδων (αναφέρεται στο τέλος του τρέχοντος έτους), η τέταρτη - η περίοδος αποθήκευσης θεσπίζονται με κανονιστικές νομικές πράξεις, η πέμπτη - σημειώσεις σχετικά με την έναρξη της υπόθεσης, συμπερίληψη στον κατάλογο με σκοπό την καταστροφή κ.λπ.
Η περίπτωση της μακροχρόνιας και μόνιμης αποθήκευσης που περιλαμβάνεται στην ονοματολογία δεν πρέπει να υπερβαίνει τις διακόσιες πενήντα σελίδες. Εάν ο αριθμός των χωριών υπερβαίνει τον κανόνα, συνιστάται να χωρίσετε την υπόθεση σε δύο ή περισσότερα.
Η καταρτισμένη ονοματολογία των υποθέσεων πρέπει να συμφωνηθεί με το τμήμα αρχείων και να υπογραφεί από τον προϊστάμενο του οργανισμού.
