Για την αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού, ο επικεφαλής πρέπει να αναπτύξει ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου. Θα συμβάλει στη βελτίωση της ποιότητας εργασίας όλων των μελών της ομάδας.
Απαραίτητη
Χάρτης, κάρτες ελέγχου, μακροπρόθεσμα και χρονοδιαγράμματα, δεξιότητες λήψης αποφάσεων, δυνατότητα λήψης λαθών
Οδηγίες
Βήμα 1
Αποφασίστε ποιος θα πραγματοποιήσει τον εσωτερικό έλεγχο στην επιχείρησή σας. Αυτά μπορεί να είναι τόσο διοικητικοί υπάλληλοι όσο και δημιουργημένη εξειδικευμένη υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου. Η επιλογή σας θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των υπαλλήλων στην υπαγωγή σας.
Βήμα 2
Κάντε ένα από τα κύρια μέρη του ελέγχου της τήρησης των εσωτερικών εργασιακών κανονισμών από τους εργαζομένους. Μόνο με σαφή πειθαρχία θα είναι δυνατό να τεθούν συγκεκριμένοι στόχοι, καθώς και να προγραμματιστούν δραστηριότητες για την επίτευξή τους. Επιπλέον, τέτοιοι κανόνες θα βοηθήσουν στη ρύθμιση της ευθύνης των εργαζομένων.
Βήμα 3
Ενσωμάτωση των εσωτερικών εργασιακών κανονισμών στον χάρτη του ιδρύματος, το οποίο είναι το κύριο έγγραφο που διέπει τις δραστηριότητες όλων των εργαζομένων. Καθένας από αυτούς πρέπει να εξοικειωθεί με τον Χάρτη ενάντια στην υπογραφή. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι επιβεβαιώνουν ότι γνωρίζουν όλους τους κανόνες που πρέπει να καθοδηγούνται στη δουλειά τους.
Βήμα 4
Στο σύστημα ελέγχου, δώστε μεγάλη προσοχή στην ποιότητα της εργασίας που εκτελούν οι εργαζόμενοι. Για να το κάνετε αυτό, αναπτύξτε κάρτες ελέγχου, οι οποίες θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον μέγιστο αριθμό κριτηρίων για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, οι χάρτες καταρτίζονται για κάθε κατεύθυνση των δραστηριοτήτων του ιδρύματος ξεχωριστά. Για παράδειγμα, ένας χάρτης για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των σεφ, ένας χάρτης για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων μιας ιατρικής υπηρεσίας και ούτω καθεξής.
Βήμα 5
Φροντίστε να ενημερώσετε όλους τους υπαλλήλους ότι η διαδικασία εργασίας τους θα παρακολουθείται βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων αξιολόγησης. Επίσης, ανακοινώστε τη λίστα αυτών των κριτηρίων, ώστε κάθε υπάλληλος να γνωρίζει τι ακριβώς θα του ζητηθεί στο τέλος. Επιπλέον, τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της απόδοσης κάθε μέλους της ομάδας αποτελούν μέρος του συστήματος κινήτρων. Αυτό θα έχει θετική επίδραση στην ποιότητα της εργασίας γενικά.
Βήμα 6
Κάντε τον έλεγχο της λογιστικής υπηρεσίας ξεχωριστό στοιχείο εσωτερικού ελέγχου. Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζετε τις χρηματοοικονομικές ροές του οργανισμού και θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που λαμβάνονται στον μακροπρόθεσμο προγραμματισμό. Επιπλέον, η ύπαρξη οικονομικών πληροφοριών θα σας βοηθήσει να γνωρίζετε την κερδοφορία του οργανισμού στο σύνολό του.
Βήμα 7
Με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου, αναπτύσσεται ένα σχέδιο για την εξάλειψη των ελλείψεων στις δραστηριότητες της εταιρείας. Γίνονται προσαρμογές σε μακροπρόθεσμα και ημερολογιακά σχέδια, καθώς και στη διαδικασία οικονομικής και υλικής υποστήριξης. Επιπλέον, αναπτύσσονται συστάσεις για τη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας για κάθε υπηρεσία και διορίζονται υπεύθυνοι. Η εφαρμογή αυτών των συστάσεων υπόκειται επίσης σε παρακολούθηση.
