Η αποδοχή των εμπορευμάτων συντάσσεται με ένα δελτίο αποστολής ή μια φορτωτική, η οποία συντάσσεται σε ενιαία μορφή. Το καθορισμένο έγγραφο πρέπει να περιέχει υποχρεωτικές λεπτομέρειες, καθώς επιβεβαιώνει την εκπλήρωση των υποχρεώσεων εκ μέρους του προμηθευτή και του αγοραστή.
Η συμφωνία προμήθειας συνάπτεται συνήθως για μεγάλο χρονικό διάστημα, κατά τη διαδικασία εκτέλεσης της, η σχέση μεταξύ του προμηθευτή και του αγοραστή συντάσσεται από άλλα έγγραφα που επιβεβαιώνουν την πραγματική παράδοση και παραλαβή των αγαθών στην παραγγελθείσα ποσότητα και εύρος. Ένα τέτοιο έγγραφο είναι ένα δελτίο αποστολής ή ένα δελτίο αποστολής, το οποίο συντάσσεται σε ενιαία μορφή, υπογεγραμμένο από εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους του προμηθευτή και του αγοραστή. Ταυτόχρονα, αυτό το έγγραφο δεν αποτελεί μόνο επιβεβαίωση της εκπλήρωσης υποχρεώσεων βάσει σύμβασης αστικού δικαίου, αλλά επίσης λειτουργεί ως πρωταρχικό έγγραφο που χρησιμοποιείται για φορολογικούς και λογιστικούς σκοπούς.
Ποιες λεπτομέρειες πρέπει να αναγράφονται στη σημείωση αποστολής
Η φορτωτική πρέπει να περιέχει τον αριθμό, την ημερομηνία προετοιμασίας, το πλήρες όνομα και τις λεπτομέρειες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε τον προμηθευτή, τον αγοραστή. Επιπλέον, το δελτίο αποστολής δείχνει το όνομα των εμπορευμάτων, εάν είναι δυνατόν, δίνεται μια σύντομη περιγραφή. Επίσης, καταγράφεται η συνολική ποσότητα αγαθών που παραδίδονται βάσει αυτού του εγγράφου, η τιμή ανά μονάδα και το συνολικό κόστος, λαμβανομένου υπόψη του φόρου προστιθέμενης αξίας (για τους πληρωτές του συγκεκριμένου φόρου). Το waybill είναι ένα έγγραφο δύο όψεων που υπογράφεται από τον προμηθευτή και τον αγοραστή, πιστοποιημένο από τις στρογγυλές σφραγίδες του. Ανάλογα με τους όρους της συναφθείσας συμφωνίας προμήθειας, πιθανές αποκλίσεις στην ποσότητα, το εύρος των αγαθών που παραδόθηκαν και δηλώθηκαν στο τιμολόγιο μπορούν να επισημαίνονται απευθείας σε αυτό το έγγραφο με τη διασφάλιση κάθε διόρθωσης από τα μέρη ή να καταγράφονται σε ξεχωριστή πράξη.
Πώς συντάσσεται ένα δελτίο αποστολής
Η φορτωτική στον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων παραδίδεται από τον αντιπρόσωπο του προμηθευτή μαζί με τα αγαθά. Η αποδοχή των εμπορευμάτων από την πλευρά του αγοραστή πραγματοποιείται από τον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του, ο οποίος πρέπει να διαθέτει έγκυρο πληρεξούσιο και έγγραφο ταυτότητας. Μετά την αποστολή των εμπορευμάτων, ο εκπρόσωπος του αγοραστή διενεργεί έναν οπτικό έλεγχο, υπολογίζει την ποσότητα και αξιολογεί την ακεραιότητα του πακέτου. Ο έλεγχος διενεργείται ταυτόχρονα με τη σύγκριση της πραγματικής ποσότητας, της κατάταξης, της ποιότητας των αγαθών με τις πληροφορίες που καθορίζονται στο τιμολόγιο. Ελλείψει αξιώσεων και διορθώσεων, ο εκπρόσωπος του αγοραστή υπογράφει όλα τα αντίγραφα του τιμολογίου, τα πιστοποιεί με τη σφραγίδα του οργανισμού. Ο εκπρόσωπος του προμηθευτή παίρνει το δικό του αντίγραφο αυτού του εγγράφου, εάν είναι απαραίτητο, του επισυνάπτει το πληρεξούσιο του αντιπροσώπου του αγοραστή.
