Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν έγγραφα αποθηκευμένα για δεκαετίες. Για να μην χαθούν ή να τσαλακωθούν οι ασφάλειες σας, αρχειοθετήστε τις σε πλαστικούς ή σκληρούς φακέλους. Πριν το κάνετε αυτό, φροντίστε να ορίσετε τον δικό του αριθμό σε κάθε σύμβαση. Αυτό θα το διευκολύνει να το βρείτε όταν χρειάζεται.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να βρείτε εύκολα τη σωστή σύμβαση, δημιουργήστε ένα λογιστικό βιβλίο. Πάρτε ένα παχύ τετράγωνο σημειωματάριο. Αριθμήστε το πρώτο φύλλο. Δώστε έναν αριθμό ασφαλείας και γράψτε τον σε αυτό το περιοδικό. Ο αριθμός μπορεί να αποτελείται μόνο από αριθμούς, για παράδειγμα 345. Ή έχουν γράμματα - 123-ID. Εκτός από αυτό, εισαγάγετε την ημερομηνία σύναψης της σύμβασης. Η γραμμή στο περιοδικό θα πρέπει να έχει την εξής μορφή: 1. Σύμβαση No. 345-Id με ημερομηνία 2011-23-03. Στις σημειώσεις, αναφέρετε την ουσία της συναλλαγής, εάν απαιτείται από το εταιρικό στυλ τεκμηρίωσης.
Βήμα 2
Όταν υπάρχουν περισσότερα από ένα νομικά πρόσωπα στον οργανισμό, ετοιμάστε το δικό τους ημερολόγιο συμβολαίου για κάθε ένα. Χρησιμοποιήστε συμβατικά σύμβολα για την ονομασία. Για παράδειγμα, γράψτε τα έγγραφα της LLC "Three Bears" ως 456-TM. Και σημειώστε τις συμβάσεις από την OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Οι αριθμοί θα πρέπει να περιλαμβάνονται στους φορητούς υπολογιστές με τη σειρά, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση.
Βήμα 3
Ακόμα κι αν κάθε τμήμα της εταιρείας ασχολείται με την εκτέλεση και έγκριση εγγράφων, θα πρέπει να υπάρχει ένα βιβλίο λογιστικής των συμβάσεων. Διαφορετικά, οι αριθμοί των εγγράφων θα επαναληφθούν, κάτι που θα προκαλέσει διαφωνίες στις δραστηριότητες της εταιρείας. Δώστε εντολή στον γραμματέα ή τον διευθυντή γραφείου να διατηρήσει αυτό το ημερολόγιο. Μην δίνετε στους υπαλλήλους σφραγίδα ή υπογραφή με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο έως ότου του έχει δοθεί αριθμός αναγνώρισης.
