Μια επαγγελματική επιστολή (επιχειρηματικό αίτημα) αναφέρεται σε επίσημα έγγραφα. Για να συνθέσετε μια πλήρη επιστολή, είναι απαραίτητο να έχετε επαρκείς πληροφορίες, για να γνωρίζετε καλά το ζήτημα που καλύπτεται στην επιστολή.
Οδηγίες
Βήμα 1
Όταν αρχίζετε να γράφετε μια επαγγελματική επιστολή, διευκρινίστε τον σκοπό του αιτήματος και το εύρος των ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν. Μελετήστε τις νομοθετικές πράξεις, τους κανονισμούς που διέπουν τη διαδικασία επίλυσης τέτοιων ζητημάτων. Εάν γνωρίζετε τις νομοθετικές και κανονιστικές πράξεις, θα είστε σε θέση να διατυπώσετε το αίτημα πιο αποτελεσματικά, να επιλέξετε τον σωστό παραλήπτη για την εφαρμογή του. Να θυμάστε ότι μια υπηρεσία, ένα επιχειρηματικό έγγραφο έχει σχεδιαστεί για να πείσει, να προκαλέσει δράση. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι αρκετά αιτιολογημένο και οι διατυπώσεις του είναι νομικά άψογες.
Βήμα 2
Προσπαθήστε να αναφέρετε πλήρως, αλλά συνοπτικά και ξεκάθαρα όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την επίλυση της ερώτησης που σας ενδιαφέρει. Η έλλειψη πληροφόρησης συχνά προκαλεί αλληλογραφία με το αίτημα για απώλεια πληροφοριών, καθυστερεί την επίλυση του προβλήματος. Κάθε λέξη μιας επιχειρησιακής επιστολής πρέπει να φέρει σημασιολογικό φορτίο. Εξαλείψτε τις περιττές λεπτομέρειες και την επανάληψη. Για να επισημάνετε την ουσία της επιστολής, για να διευκολύνετε την αντίληψη των πληροφοριών, ξεκινήστε το έγγραφο με μια δήλωση της ουσίας του αιτήματος. Στο δεύτερο μέρος της επιστολής, υποστηρίξτε το, υποστηρίξτε το με αιτιολογήσεις. Χρησιμοποιήστε σταθερές φρασεολογικές εκφράσεις που υιοθετούνται στην επιχειρηματική αλληλογραφία. Για παράδειγμα: "Σας ζητάμε να βρείτε μια ευκαιρία …", "Σύμφωνα με τη συμφωνία που επιτεύχθηκε …", κ.λπ. Αποφύγετε σε μια φράση ταυτολογία, χρήση των ίδιων ριζικών λέξεων.
Βήμα 3
Κατά κανόνα, τα επίσημα έγγραφα παράγονται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών στοιχείων (λογότυπο, κωδικός οργανισμού, το όνομά του, δεδομένα αναφοράς, OGRN του νομικού προσώπου, αριθμός καταχώρησης του εγγράφου, ημερομηνία κ.λπ.). Ο παραλήπτης μπορεί να είναι άτομα, αξιωματούχοι ή οργανώσεις. Εάν είναι απαραίτητο, η ταχυδρομική διεύθυνση αναφέρεται σύμφωνα με την ακολουθία που καθορίζεται από τους κανόνες της Ρωσικής Ταχυδρομείου. Όταν απευθύνετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, αναφέρετε τα αρχικά του πριν από το επώνυμο. Το όνομα του οργανισμού είναι γραμμένο στην ονομαστική περίπτωση, τη θέση του παραλήπτη - στην ημερομηνία.
Βήμα 4
Κατά την ολοκλήρωση της επιστολής της επιχείρησής σας, αναφέρετε τον πλήρη τίτλο της θέσης του ατόμου που υπογράφει το έγγραφο (εάν το αίτημα δεν αναφέρεται στην επίσημη επιστολή του οργανισμού), ή συντομευμένο (στην επιστολόχαρτο). Συμπεριλάβετε την υπογραφή με την αποκρυπτογράφηση της.
