Τα εξερχόμενα έγγραφα είναι επίσημες επιστολές που στέλνει ο οργανισμός σε παραλήπτες τρίτων (προμηθευτές, καταναλωτές, ρυθμιστικές αρχές κ.λπ.) ή σε συναδέλφους από άλλες πόλεις. Κατά κανόνα, δύο υπάλληλοι μοιράζονται την ευθύνη για τη διαχείριση αυτής της αλληλογραφίας: ο μεταγλωττιστής και ο υπάλληλος. Ο πρώτος είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία και την έγκριση του κειμένου. Ο δεύτερος καταχωρεί την επιστολή, στέλνει το πρωτότυπο στον προορισμό του και αποθηκεύει ένα αντίγραφο υπηρεσίας.
Απαραίτητη
- - Φόρμα εταιρείας
- - τον υπολογιστή στον οποίο είναι εγκατεστημένος ο επεξεργαστής κειμένου ·
- - ημερολόγιο καταχώρισης εξερχόμενης τεκμηρίωσης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν είστε μεταγλωττιστής
Προετοιμάστε ένα πρόχειρο έγγραφο. Οι εξερχόμενες επιστολές μπορεί να είναι προληπτικές και ανταποκρινόμενες. Στην πρώτη περίπτωση, ξεκινάτε (ξεκινήστε) αλληλογραφία με άλλον οργανισμό ή συγκεκριμένο άτομο για οποιοδήποτε επίσημο ζήτημα. Η επιστολή απάντησης πρέπει να περιέχει πληροφορίες που αντιστοιχούν στο ληφθέν αίτημα.
Βήμα 2
Εκτυπώστε το γράμμα εις διπλούν στην επικεφαλίδα του οργανισμού σας. Βεβαιωθείτε ότι το πάνω μέρος του εγγράφου, το λεγόμενο "header", έχει μορφοποιηθεί σωστά. Εκτός από τις λεπτομέρειες της εταιρείας, που βρίσκεται στη φόρμα στα δεξιά, περιλαμβάνει τα στοιχεία του παραλήπτη και την κεφαλίδα της επιστολής.
Βήμα 3
Στην επάνω αριστερή γωνία, πληκτρολογήστε τον τίτλο, τα αρχικά και το επώνυμο του ατόμου στο οποίο προορίζεται το έγγραφο, τη διεύθυνση ενός οργανισμού ή ενός ατόμου. Η διαδικασία καθορισμού πληροφοριών πρέπει να είναι ακριβώς η ίδια, για παράδειγμα:
"Στον Γενικό Διευθυντή της LLC" Volna"
Ι. Ι. Σιντόροφ
Rabochaya st., 37, γραφείο δεκατέσσερα, Saratov, 109235.
Βήμα 4
Στα δεξιά, κάτω από τις λεπτομέρειες του οργανισμού σας, τοποθετήστε τον τίτλο της επιστολής. Θα πρέπει να είναι σύντομο, να αντικατοπτρίζει με σαφήνεια το περιεχόμενο του κειμένου. Για παράδειγμα: "Κατά τη διεξαγωγή προγραμματισμένης επιθεώρησης της υγειονομικής κατάστασης ενός κτηρίου" ή "σχετικά με την παροχή πληροφοριών σχετικά με τα σπίτια που χρειάζονται σημαντικές επισκευές."
Βήμα 5
Ξεκινήστε το κύριο κείμενο απευθυνόμενος στον παραλήπτη και διευκρινίζοντας τον λόγο για τον οποίο αποστέλλεται αυτή η επιστολή. Για παράδειγμα: «Αγαπητέ Ιβάν Ιβάνοβιτς! Σας ενημερώνουμε για προγραμματισμένη επιθεώρηση της υγειονομικής κατάστασης του ενοικιαζόμενου κτηρίου στις 14 Ιανουαρίου 2011 ».
Βήμα 6
Εάν υπάρχουν συνημμένα στο εξερχόμενο έγγραφο, καταχωρίστε τα μετά το κύριο κείμενο, για παράδειγμα: «Συνημμένο σε 3 σελίδες. σε 1 αντίγραφο. Στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας του κειμένου, πρέπει να αναφέρεται ο δημιουργός του εγγράφου. Κατά κανόνα, ο συντάκτης της επιστολής πληκτρολογεί το επώνυμό του, τα αρχικά και το τηλέφωνο εργασίας μικρότερο από την κύρια γραμματοσειρά.
Βήμα 7
Ελέγξτε την επιστολή με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στον οργανισμό σας προς οποιαδήποτε κατεύθυνση. Για παράδειγμα, τα έγγραφα που αφορούν τη δαπάνη των χρημάτων εγκρίνονται από έναν λογιστή και οι απαντήσεις σε ένα αίτημα από την εφορία υπογράφονται από έναν δικηγόρο. Οι υπάλληλοι του οργανισμού που εγκρίνουν την επιστολή έβαλαν τις προσωπικές τους υπογραφές με ένα αντίγραφο στο δεύτερο αντίγραφο στο τέλος του κειμένου, κάτω από τη θέση για τη θεώρηση του επικεφαλής. Αφού λάβει τις απαραίτητες εγκρίσεις, το εξερχόμενο έγγραφο υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.
Βήμα 8
Υποβάλετε το συμφωνημένο και υπογεγραμμένο έγγραφο στον υπάλληλο. Εάν θέλετε να διατηρήσετε ένα αντίγραφο, εκτυπώστε ένα επιπλέον αντίγραφο. Ζητήστε από τον υπάλληλο να βάλει έναν εξερχόμενο αριθμό σε αυτό.
Βήμα 9
Εάν είστε υπάλληλος
Αποδεχτείτε την εξερχόμενη επιστολή από τον δημιουργό. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα και την ορθότητα των κύριων λεπτομερειών, θεωρήσεις έγκρισης, πληροφορίες σχετικά με τον δημιουργό και την υπογραφή του διαχειριστή. Δώστε προσοχή στην παρουσία συνημμένων στην επιστολή.
Βήμα 10
Καταγράψτε τις πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο στο αρχείο καταγραφής εξερχόμενης αλληλογραφίας. Εάν ο οργανισμός σας έχει αλλάξει στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, προχωρήστε σύμφωνα με τις οδηγίες για τη συντήρηση της βάσης δεδομένων. Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες εγγραφής για ένα παραδοσιακό ημερολόγιο χαρτιού. Ωστόσο, στην πράξη, χρησιμοποιείται ένας πίνακας με τις ακόλουθες στήλες:
- η ημερομηνία;
- αριθμός του εξερχόμενου εγγράφου ·
- παραλήπτης ·
- περίληψη (τίτλος) ·
- ο συντάκτης του εγγράφου ·
- Σημείωση.
Βήμα 11
Ο εξερχόμενος αριθμός σχηματίζεται ως εξής. Αρχικά, καθορίστε τον αριθμό λίστας μετοχών του φακέλου όπου αποθηκεύονται αντίγραφα των εξερχόμενων μηνυμάτων. Γράψτε τον σειριακό αριθμό ενός συγκεκριμένου γράμματος με μια παύλα ή κάθετο Θα λάβετε: "01-14-256" ή "01-14 / 256", όπου το 01-14 είναι ο αριθμός της υπόθεσης, το 256 είναι ο αριθμός του εγγράφου.
Βήμα 12
Εισαγάγετε τον εξερχόμενο αριθμό στην ειδική γραμμή της φόρμας. Για επιστολή απάντησης, φροντίστε να αναφέρετε επίσης τον αριθμό του εισερχόμενου εγγράφου με το οποίο σχετίζεται. Σφραγίστε το πρώτο αντίγραφο της επιστολής (χωρίς θεωρήσεις έγκρισης) σε φάκελο και στείλτε τον στον παραλήπτη. Υποβάλετε ένα αντίγραφο του εγγράφου στον κατάλληλο φάκελο αρχείων.
