Η εργασία γραφείου είναι ένα σημαντικό μέρος των δραστηριοτήτων οποιασδήποτε επιχείρησης, η οποία σας επιτρέπει να διατηρείτε αρχεία όλων των διοικητικών και επιχειρηματικών εγγράφων. Ένας υπάλληλος ή μια ολόκληρη μονάδα, των οποίων τα καθήκοντα περιλαμβάνουν εργασία γραφείου, υπάρχει σε κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας της. Η άριστα παραδοθείσα εργασία γραφείου αποτελεί εγγύηση για καλά συντονισμένο έργο ολόκληρης της επιχείρησης και την άμεση ανταπόκρισή του σε αλλαγές στις συνθήκες της επιχείρησης και της αγοράς.
Σε τι χρησιμεύει το γραφείο
Αργά ή γρήγορα, μετά την έναρξη των δραστηριοτήτων, κάθε επιχείρηση αντιμετωπίζει την ανάγκη να οργανώσει εργασία με έγγραφα, τα οποία είναι το βασικό εργαλείο διαχείρισης, καθώς με τη βοήθειά τους πραγματοποιείται η μεταφορά κατευθυντήριων γραμμών και κοινοποιούνται οι αποφάσεις διαχείρισης σε έναν συγκεκριμένο ερμηνευτή. Το σύστημα εργασίας γραφείου στην επιχείρηση έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίζει την τυποποίηση και την ομοιομορφία της τεκμηρίωσης, να οργανώνει τη λογιστική και την αποθήκευσή της, προκειμένου να διευκολύνει την εργασία με επιχειρηματικά έγγραφα. Οι λειτουργίες του συστήματος εργασίας γραφείου περιλαμβάνουν:
- αρμόδια οργάνωση της ροής εργασίας, διασφαλίζοντας την έγκαιρη μεταφορά εγγράφων κατά τη συντομότερη διαδρομή με ελάχιστη κατανάλωση χρόνου, επιτρέποντάς σας να ελέγχετε τη διέλευση οποιουδήποτε εγγράφου και την εκτέλεση του σε εύθετο χρόνο ·
- ένα αυτοματοποιημένο σύστημα εγγραφής και λογιστικής όλων των εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων ·
- αρχειοθέτηση εγγράφων, που τους επιτρέπει να συστηματοποιούνται σύμφωνα με επίσημα κριτήρια και να τα διαμορφώνουν σε περιπτώσεις ·
- δημιουργία μιας ονοματολογίας υποθέσεων - ένα σύστημα κωδικών σύμφωνα με λίστες κεφαλίδων, διευκολύνοντας τη συστηματοποίησή τους και καθορίζοντας τις περιόδους αποθήκευσης των αρχείων που θεσπίζονται με νομοθετικούς ή βιομηχανικούς κανονισμούς.
Εάν εφαρμοστούν όλες αυτές οι λειτουργίες εργασίας με ροή εγγράφων στην επιχείρηση, μπορούμε να πούμε ότι το σύστημα εργασίας γραφείου έχει εντοπιστεί σφαλμάτων και λειτουργεί όπως απαιτείται.
Οργανωτικές και νομικές πτυχές
Κάθε έγγραφο που περιέχει τις λεπτομέρειες της επιχείρησης θεωρείται επαγγελματικό έγγραφο και, επομένως, καθορίζονται νομικές συνέπειες γι 'αυτήν, δηλαδή Αυτό το έγγραφο μπορεί ήδη να προσκομιστεί στο δικαστήριο κατά την επίλυση συγκρούσεων και αντιφάσεων που έχουν προκύψει. Ως εκ τούτου, η διεξαγωγή των γραφείων πρέπει να γίνεται βάσει κανονιστικών εγγράφων - ειδικά αναπτυγμένων οδηγιών, επαληθευμένων από τη νομική υπηρεσία και εγκριθεί από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Αυτή η οδηγία δεν είναι μόνο ένα εγχειρίδιο, αλλά και ένα έγγραφο που είναι υποχρεωτικό για εκτέλεση, οπότε όλα τα ενδιαφερόμενα άτομα πρέπει να εξοικειωθούν με αυτήν κατά την υπογραφή.
Οι μορφές εγγράφων, σύμφωνα με τις οποίες η επιχείρηση ασκεί τις δραστηριότητές της, πρέπει να τυποποιηθούν. Η σύνθεση των λεπτομερειών που πρέπει να αναγράφονται στις φόρμες καθορίζεται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενοποιημένο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για χαρτιά . Το ίδιο πρότυπο καθορίζει επίσης απαιτήσεις για το σχεδιασμό επιχειρησιακών και διοικητικών εγγράφων.
