Τα συνοδευτικά έγγραφα συντάσσονται προκειμένου να επιβεβαιωθεί η αποστολή του αριθμού των εγγράφων, των αγαθών και άλλων υλικών αξιών που αναφέρονται σε αυτά. Επίσης, τα συνοδευτικά έγγραφα που σχετίζονται με τη μεταφορά εμπορευμάτων ενδέχεται να περιέχουν άλλες πληροφορίες.
Διαβιβαστική επιστολή
Τα επίσημα έγγραφα που διαβιβάζονται συνοδεύονται σχεδόν πάντα από συνοδευτική επιστολή. Περιέχει τις λεπτομέρειες του αποστολέα, του παραλήπτη, μια περιγραφή των εγγράφων και του υλικού που θα σταλεί. Συνιστάται επίσης να σημειώσετε πόσα φύλλα αποτελείται το έγγραφο που αποστέλλεται. Το συνοδευτικό γράμμα συντάσσεται ως ξεχωριστό έγγραφο σε δύο φύλλα, ένα από τα οποία παραμένει στον αποστολέα. Σε οργανισμούς, ο εξερχόμενος αριθμός και η ημερομηνία είναι σφραγισμένα στα συνοδευτικά γράμματα. Αυτά τα μέτρα είναι απαραίτητα για να διασφαλιστεί ότι όλα τα έγγραφα λαμβάνονται με πλήρη ασφάλεια από τον παραλήπτη. Είναι επίσης, σε κάποιο βαθμό, η ασφάλιση του αποστολέα.
Συνοδευτικά έγγραφα για τη μεταφορά εμπορευμάτων
Κατά τη μεταφορά, τα έγγραφα αποστολής χρησιμεύουν ως συνοδευτικά έγγραφα, καθώς και ως γραπτή σύμβαση μεταφοράς. Παρουσιάζονται με τη μορφή σιδηροδρομικής φορτωτικής για σιδηροδρομικές μεταφορές, φορτωτικής για αεροπορικές μεταφορές, φορτωτικής για οδικές μεταφορές και φορτωτικής για θαλάσσιες μεταφορές.
Οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το φορτίο (όνομα, ποσότητα, μέθοδος προσδιορισμού του βάρους κ.λπ.), ο αποστολέας, ο παραλήπτης, η απόσταση μεταφοράς και η αξία του εισάγονται στη φορτωτική. Είναι το κύριο έγγραφο μεταφοράς και καθορίζει τη σχέση μεταξύ του αποστολέα, του μεταφορέα και του παραλήπτη.
Η φορτωτική είναι επίσης μια ασφάλεια που επιβεβαιώνει το δικαίωμα του κατόχου του να διαθέσει το φορτίο που καθορίζεται στο φορτωτικό και να παραλάβει το φορτίο μετά τη μεταφορά του. Με βάση το έγγραφο αποστολής, ο μεταφορέας συντάσσει φορτωτική, στην οποία ο αποστολέας δηλώνει το όνομα του αποστολέα και του παραλήπτη, τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το φορτίο που αποστέλλεται, το ποσό της μεταφοράς (φορτίο). Για την ανακρίβεια των πληροφοριών και όλες τις συνέπειες που σχετίζονται με αυτήν, ο αποστολέας του φορτίου είναι υπεύθυνος έναντι του μεταφορέα.
Η φορτωτική επιβεβαιώνει την αποδοχή των εμπορευμάτων για μεταφορά και τα συνοδεύει σε ολόκληρη τη διαδρομή. Επιπλέον, μαζί με τα αγαθά μεταφέρεται από τον μεταφορέα στον παραλήπτη.
Μια φορτωτική σε όλους τους τύπους μεταφοράς, εκτός από τις σιδηροδρομικές, καταρτίζεται σε τρία ή περισσότερα αντίγραφα, έτσι ώστε κάθε μέρος να έχει αντίγραφο της φορτωτικής σε περίπτωση διαφωνιών.
Ο αποστολέας του φορτίου πρέπει να παρέχει στον μεταφορέα, εκτός από την φορτωτική, όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για τους υγειονομικούς, τελωνειακούς, καραντίνες και άλλους κανόνες.
